|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 19/KH-UBND
|
Cần Thơ, ngày 24
tháng 01 năm 2024
|
KẾ HOẠCH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024
Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
căn cứ đặc điểm tình hình cụ thể công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn thành phố, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố ban hành Kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm
nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ.
2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao; trách nhiệm của công chức, viên chức trong
việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải
cách hành chính và Chính phủ điện tử hiện nay.
4. Đưa nội dung thực hiện các quy định về
công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng
năm đối với tập thể, cá nhân.
II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ
THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn
công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ:
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: văn bản hướng dẫn của ngành1, của thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến
các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua phương tiện Cổng thông tin
điện tử thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các buổi hội
nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết;
- Thời gian thực hiện: thường xuyên trong năm 2024.
b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ:
- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện
hành; đồng thời, rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ
không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới phù hợp
các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để áp dụng thống
nhất tại các cơ quan, tổ chức;
- Các cơ quan, tổ chức căn cứ các quy định của Nhà
nước, của thành phố hoặc hướng dẫn của Sở Nội vụ để tiến hành rà soát những văn
bản đã ban hành để sửa đổi, thay thế, ban hành mới các văn bản theo quy định hiện
hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức;
+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;
+ Danh mục hồ sơ cơ quan;
- Thời gian hoàn thành: quý I năm 2024.
c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ:
- Sở, ban, ngành, địa phương:
+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức đảm bảo
đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản
lý tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố; đảm bảo công chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch,
chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật;
+ Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ
tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm
công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại các cơ quan, tổ chức thuộc
thẩm quyền quản lý. Đồng thời, cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn
chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng từ cấp thành
phố đến cấp quận, huyện, xã, phường, trong đó tập trung vào các nội dung: lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản và lập hồ
sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản; hướng dẫn xây dựng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu; danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.
- Sở Nội vụ: tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại
các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đóng trên
địa bàn thành phố; Đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; Tổ chức chính trị -
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp thành phố:
+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;
+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Thời gian hoàn thành: quý IV năm 2024.
d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ:
- Sở Nội vụ:
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;
+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch
vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.
- Sở, ban, ngành thành phố: chủ động xây dựng kế hoạch
kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có);
- Đối với UBND cấp huyện: xây dựng kế hoạch kiểm
tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên 30% các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc và UBND cấp xã.
- Nội dung kiểm tra cần tập trung vào các vấn đề:
+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ: công tác triển khai văn bản; ban hành các văn bản chỉ
đạo về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư; tập trung kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ điện
tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành;
+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập tài liệu
lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu
vào của tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định tại Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Thời gian hoàn thành: quý III năm 2024.
2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo
công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:
a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư:
- Các cơ quan, tổ chức có liên quan khẩn trương
hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực
hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi,
văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên hệ
thống phần mềm quản lý văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3
năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Xây dựng hoàn thiện Danh mục hồ sơ, tài liệu tại
các cơ quan, tổ chức để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ
công việc trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản.
b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, quản lý
tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp thành phố:
- Đối với Sở Nội vụ:
+ Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp thành phố (trong quý II năm 2024);
+ Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài
liệu tồn đọng tại các sở, ngành, quận, huyện giai đoạn 2021 - 2025.
- Đối với sở, ban, ngành và địa phương:
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác lưu trữ, các cơ quan, tổ chức trang bị hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử
đáp ứng các tiêu chuẩn theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và
yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
+ Lập hồ sơ công việc và thực hiện chỉnh lý tài liệu
theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư và các hướng dẫn của Sở Nội vụ về tăng cường công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch thu, nộp tài liệu và hướng dẫn
các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp vào Lưu trữ cơ
quan theo đúng quy định;
+ Thực hiện hủy tài liệu theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi đã lập
hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài
liệu có một trong những đặc điểm sau: Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn,
tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị
hư hỏng nặng (mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc
được tương đối đầy đủ thông tin;
+ Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo
đúng quy định đê bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức bị ảnh hưởng của mưa bão, lũ
lụt cần rà soát, thống kê, báo cáo về tình hình thiệt hại (nếu có) và thực
hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với tài liệu bị hư hại về UBND thành phố
(qua Sở Nội vụ) để tổng hợp báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ
a) Tiếp tục triển khai Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện Đề án “Lưu trữ
tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 - 2025”; xây dựng phần
mềm Lưu trữ cơ quan và triển khai cho các cơ quan, tổ chức thực hiện để phục vụ
quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và tại Lưu
trữ lịch sử thành phố;
b) Tiếp tục nâng cấp hoàn thiện chức năng nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản nhằm tạo
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức phục vụ lưu trữ
và khai thác, sử dụng tài liệu;
c) Các cơ quan, tổ chức tiếp tục xây dựng kế hoạch
lưu trữ điện tử hàng năm trên cơ sở Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29 tháng 10
năm 2020 của UBND thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn thành phố
Cần Thơ theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phù hợp với cơ cấu,
tổ chức bộ máy, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu
trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận
hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ
tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
4. Bố trí kinh phí để thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ
a) Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí
cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt
là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu điện tử;
b) Các cơ quan, đơn vị có liên quan khẩn trương thực
hiện Dự án đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố, Dự án đầu tư
trang thiết bị cho Kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố;
c) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bố trí đầu tư kinh
phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện
tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công
tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu
trữ cơ quan.
III. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
TRỌNG TÂM
Năm 2024, các cơ quan, tổ chức cần tập trung quản
lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Tiếp tục triển khai Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện Đề án
“Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 - 2025”; Xây
dựng phần mềm Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và triển khai cho các cơ quan, tổ
chức thực hiện để phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ
quan, tổ chức và tại Lưu trữ lịch sử thành phố.
3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối
hợp với Sở Nội vụ xây dựng phần mềm Lưu trữ cơ quan nhằm thực hiện chức năng nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Sở Nội vụ chỉ đạo việc thực hiện số hóa,
bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Tổ chức sưu
tầm, triển lãm, công bố tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch đề ra.
5. Tăng cường kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu
trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; phối hợp với các cơ
quan, tổ chức cùng nghiệm thu, thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh
lý.
6. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức
danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực
thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.
7. Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án chỉnh
lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ngành, quận, huyện giai đoạn 2021 - 2025.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
a) Căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị xây dựng kế
hoạch triển khai thực hiện; đồng thời, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và các văn bản có liên quan về Sở
Nội vụ tổng hợp báo cáo UBND thành phố trước ngày 31 tháng 3 năm 2024;
b) Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu
trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, hướng dẫn lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản đến tất cả
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
3. Sở Tài chính
a) Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ công tác lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức theo Điều 39 Luật Lưu trữ và trình Ủy ban nhân dân
thành phố phê duyệt;
b) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình Ủy ban
nhân dân thành phố về kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại
các sở, ban ngành giai đoạn IV; kinh phí số hóa, bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố; kinh phí sưu tầm, triển lãm, công bố tài
liệu lưu trữ và xây dựng phần mềm tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử của thành phố
theo Quyết định số 458/QĐ- TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ.
4. Sở Nội vụ
a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức
triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đảm bảo hiệu quả; phối hợp với
Sở Thông tin và Truyền thông triển khai lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện
tử trên phần mềm quản lý văn bản đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
thành phố theo quy định.
5. Ủy ban nhân dân quận, huyện
a) Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương xây dựng
kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ năm 2024 gửi Phòng Nội vụ tổng hợp theo dõi;
b) Chủ tịch UBND quận, huyện bố trí kinh phí để tiếp
tục giải quyết tài liệu tồn đọng hình thành trước từ năm 2015 trở về trước theo
tinh thần Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ;
đồng thời, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc các năm tiếp theo nhằm tránh
tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống.
Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2024 của Ủy ban nhân dân thành phố, yêu cầu các cơ quan, tổ chức triển khai thực
hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các
cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- CT, PCT UBND TP;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
- UBND quận, huyện;
- VP UBND TP (3E,4);
- Cổng TTĐT TP;
- Lưu: VT, LhT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Việt Trường
|
1 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ
thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022, quy định thời hạn bảo
quản tài liệu...