|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 13/KH-UBND
|
Hưng Yên, ngày 21 tháng 01 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án: “Lưu
trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn
2020-2025” (sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg);
Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương
hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng
Yên ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU
CẦU
1. Mục đích
a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu
trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc quản lý,
chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tốt tài liệu điện tử; giải
quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức.
c) Quản lý thống nhất, bảo quản an
toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
d) Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất
lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành
chính hiện nay.
2. Yêu cầu
a) Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc
hội tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ
trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo
ngành dọc trên địa bàn tỉnh; các tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp
tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch
Ủy ban nhân dân tỉnh, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả,
phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
b) Đưa việc thực hiện các quy định về
công tác văn thư, lưu trữ làm một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành
nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với
các tập thể, cá nhân.
II. NHIỆM VỤ THƯỜNG
XUYÊN
1. Quản lý, chỉ
đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Công tác tuyên truyền, phổ biến
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục quán triệt, phổ biến,
tuyên truyền các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ; trọng tâm là các văn bản sau: Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013; Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ; Quyết định số 458/QĐ-TTg ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng
9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số
35/CT-TTg); Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 14
tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử tỉnh (sau đây gọi tắt là Chỉ thị số 22/CT-UBND) đến các cơ quan, đơn vị cũng
như đến từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức triển khai phù hợp, hiệu quả.
b) Xây dựng, ban hành văn bản quản
lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ.
- Sở Nội vụ: Tham mưu Ủy ban nhân dân
tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo về
công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định hiện hành.
- Các cơ quan, tổ chức: Tập trung rà
soát, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới các các văn bản theo quy định hiện hành
và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức bao gồm: Kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (bổ sung quy định
quản lý tài liệu, dữ liệu điện tử); Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021 của cơ
quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
Thời gian hoàn thành trong Quý I năm 2021.
c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ
- Các cơ quan, tổ chức:
+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; gửi kế hoạch, nội
dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn. Trọng tâm vào các nội dung:
Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu
và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong
công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ;
+ Rà soát và cử công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch
tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu
công việc;
- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp xây dựng
kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức từ cấp tỉnh đến cấp
huyện, cấp xã.
d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện
các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch
tự kiểm tra, gửi về Sở Nội vụ tổng hợp và tiến hành kiểm tra trực tiếp 50% trở
lên đơn vị thuộc và trực thuộc; tập trung vào các nội dung:
+ Việc ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn triển khai thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản
lý; việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021; Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về
tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
+ Việc thực hiện công tác văn thư
(trên môi trường điện tử và tài liệu giấy): soạn thảo và ban hành văn bản; quản
lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ,
tài liệu hàng năm; việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật;
+ Công tác lưu trữ: Việc đảm bảo tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu điện tử; thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ; đảm bảo kho tàng và các trang thiết
bị bảo quản, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
- Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch thanh
tra, kiểm tra đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, cần tập trung vào
các nội dung: Việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thanh tra, kiểm tra hoạt động
dịch vụ lưu trữ làm rõ nguyên nhân một số cơ quan để tình trạng tài liệu tồn đọng,
tích đống, bó gói; những công chức, viên chức chưa thực
hiện việc lập hồ sơ về công việc được giao; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện
các quy định của Bộ Nội vụ trong việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại một số cơ
quan, đơn vị đã tiến hành chính lý tài liệu tích đống trong tỉnh.
đ) Ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
- Tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội
vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng
dẫn soạn thảo, ký sổ, quản lý, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ, tài liệu điện
tử vào Lưu trữ cơ quan và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn
thư tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
- Đẩy mạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu,
quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ và dữ liệu đặc tả của
tài liệu điện tử (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản,
tài liệu) để quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng theo
yêu cầu Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ về quy định tiêu
e) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai
thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
f) Công tác tổ chức, nhân sự
Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy
theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đầy đủ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng
bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện
hành.
- Các cơ quan, tổ chức: Kiện toàn bộ phận
văn thư, lưu trữ thuộc văn phòng (phòng Tổ chức - Hành chính), bố
trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn
nghiệp vụ theo quy định.
- Ủy ban nhân dân cấp huyện:
+ Phòng Nội vụ: Phân công 01 công chức
tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ;
+ Các phòng, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện: Bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ chuyên
trách hoặc kiêm nhiệm theo quy định.
2. Quản lý tài
liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
a) Các cơ quan, tổ chức thực hiện
nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ và Điều 31, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Thực
hiện việc chỉnh lý tài liệu, chậm nhất đến hết ngày 31/12/2021,
phải giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước
theo đúng Chỉ thị số 22/CT-UBND .
b) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết
giá trị theo đúng quy định của pháp luật.
c) Các cơ quan, tổ chức thực hiện Đề
án chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể theo các Nghị định của Chính phủ:
Số 107/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; số
108/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 37/2014/NĐ-CP 05 tháng 4 năm 2014 quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương; số 120/2020/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2020 quy định về
thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập, hồ sơ, tài liệu được
quản lý theo Điều 24, Luật Lưu trữ và Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng
4 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia,
tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi
hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước.
d) Thực hiện việc số hóa tài liệu lưu
trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả; ưu tiên những hồ
sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có
nguy cơ hư hỏng nặng, tài liệu có tần suất sử dụng cao.
e) Bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ
theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ, nhằm tiến hành chính lý
dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống theo Kế hoạch số
08/KH-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Kế hoạch chỉnh
lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị
giai đoạn 2019-2021; đảm bảo diện tích phòng, kho, trang thiết bị bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phòng chống cháy, nổ; mối mọt và các yếu
tố gây hại cho tài liệu.
f) Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu
và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; phối hợp với các cơ quan trong và ngoài tỉnh tổ chức
sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị về lịch sử,
kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh Hưng Yên qua các thời kỳ hình thành và phát triển.
3. Quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ
a) Các cơ quan, tổ chức trước khi sử dụng
hoạt động dịch vụ lưu trữ để chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu phải phối hợp với
Sở Nội vụ thẩm định năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trước khi ký hợp
đồng và nghiệm thu kết quả.
b) Các tổ chức, cá nhân trước khi hoạt
động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên đăng ký
thông tin và báo cáo việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ về Sở Nội vụ
(qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), để đảm bảo các quy định hiện hành của pháp luật.
c) Sở Nội vụ thực hiện thanh tra, kiểm
tra thường xuyên hoặc đột xuất hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá
nhân đảm bảo theo đúng các quy định pháp luật.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG
TÂM 2021
1. Sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự về
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Đẩy mạnh việc thực hiện Chỉ thị số
22/CT-UBND .
3. Bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm
tình trạng tài liệu tích đống, bó gói từ 2015 trở về trước theo quy định tại Chỉ
thị số 35/CT-TTg và Kế hoạch số 08/KH-UBND .
4. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của
pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện
tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương đảm bảo
thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải
pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào
Lưu trữ lịch sử.
6. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình
quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg .
7. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên
chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực
hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển
khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
IV. MỘT SỐ GIẢI
PHÁP
1. Tăng cường công tác tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ, công chức,
viên chức.
2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong việc thực công tác văn thư,
lưu trữ.
3. Thường xuyên tổ chức tập huấn bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc phạm vi quản
lý. Rà soát, cử công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo
tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và việc thực
hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ trong bối cảnh thực hiện
Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra thực
hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị: Tăng cường ứng dụng
các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản lý văn bản điện tử tại
các cơ quan, tổ chức; thực hiện “số hóa tài liệu lưu trữ” theo lộ trình tại Quyết
định số 458/QĐ-TTg .
6. Đảm bảo nguồn kinh phí cho công
tác văn thư, lưu trữ: Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, số
hóa tài liệu lưu trữ, đầu tư xây mới, cải tạo, nâng cấp mở
rộng kho lưu trữ đủ diện tích và lắp đặt hệ thống phòng
cháy, chữa cháy; trang bị giá sắt, điều hòa, quạt thông gió...cặp, hộp, bìa hồ
sơ để bảo quản an toàn cho hồ sơ, tài liệu theo quy định.
V. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức
a) Xây dựng và triển khai thực hiện Kế
hoạch; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ năm 2021 về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày
10/02/2020.
b) Xây dựng kế hoạch thực hiện Chỉ thị
số 22/CT-UBND. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và yêu cầu 100%
các công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc được giao; khắc phục triệt để
tình trạng không lập hồ sơ và có biện pháp hành chính xử lý các cán bộ, công chức,
viên chức không lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
c) Bố trí kinh
phí chỉnh lý dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống, bó gói từ năm 2015 trở về
trước theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ; bố trí đảm bảo diện tích phòng
kho; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu theo quy định. Thực hiện nghiêm
các quy định của pháp luật về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
d) Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài
liệu lưu trữ; số hóa tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất
khai thác sử dụng cao, tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu lưu trữ có nguy cơ
hư hỏng nặng.
e) Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Quyết định số 3219/QĐ-UBND
ngày 18 tháng 12 năm 2017 của UBND tỉnh quy định danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi là Quyết định số
3219/QĐ-UBND), thực hiện rà soát, thống kê, xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ,
tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo quy định.
f) Xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra, Kế
hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ gửi về Sở Nội vụ tổng hợp và tiến hành kiểm
tra trực tiếp 50% trở lên số cơ quan, đơn vị thuộc phạm
vi quản lý; tập trung vào việc nâng cao chất lượng công
tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Tiến
hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ
khi công việc kết thúc; đưa tiêu chí lập hồ sơ công việc làm một trong những
tiêu chí đánh giá, xếp loại công chức, viên chức và bình xét thi đua, khen thưởng
hàng năm.
2. Sở Nội vụ
a) Tham mưu, xây dựng các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu; Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của các cơ quan, tổ chức.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị liên quan tổ chức việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn
đọng, tích đống, đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ chuyên môn; thẩm định năng lực của các đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ
trước khi thực hiện việc ký hợp đồng với các cơ quan, tổ chức.
c) Tham mưu tổ chức triển khai thu thập
hồ sơ, tài liệu đến hạn của các cơ quan thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 3219/QĐ-UBND .
d) Thực hiện số hóa tài liệu thuộc
các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh để từng bước hoàn thiện cơ sở dữ
liệu phục vụ khai thác tài liệu trên môi trường mạng.
e) Tham mưu xây dựng Kế hoạch triển
khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg .
f) Chủ trì, phối hợp tham mưu xây dựng
Đề án “Chỉnh lý và số hóa tài liệu các cơ quan nhà nước”
trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện nhằm từng bước hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 458/QĐ-TTg .
g) Tổ chức tiến hành sưu tầm tài liệu
lưu trữ quý, hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử, kinh tế - xã hội của tỉnh Hưng
Yên qua các thời kỳ. Phối hợp tổ chức trưng bày, triển lãm giới thiệu những tài
liệu có giá trị phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng.
h) Chủ trì, phối hợp xây dựng kế hoạch
tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng
đối tượng cán bộ, công chức, viên cơ quan, tổ chức.
i) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm
tra, chỉ đạo về việc thực hiện các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các công việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Theo dõi, hướng
dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các nội dung của
Kế hoạch; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ kết quả thực hiện.
3. Sở Thông
tin và Truyền thông
a) Tiếp tục hoàn thiện việc xây dựng
Phần mềm quản lý văn bản và Điều hành đáp ứng yêu cầu tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP để đảm bảo việc ký, ban hành văn bản điện tử, quản lý và lập hồ
sơ điện tử.
b) Tổ chức hướng dẫn các cơ quan, đơn
vị sử dụng Phần mềm một cách hiệu quả, đảm bảo khai thác hết các chức năng của
Hệ thống.
c) Chịu trách nhiệm về chất lượng của
Phần mềm trong quá trình triển khai sử dụng tại các cơ quan, đơn vị.
4. Sở Tài chính
Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và trình Ủy ban nhân dân tỉnh
phê duyệt; phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh
phí thực hiện các Đề án thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ
của tỉnh.
Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ
quan, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này; trường hợp phát
sinh, khó khăn, vướng mắc phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Các Văn phòng: Đoàn ĐBQH tỉnh, HĐND tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- CV: HCTCD,K;
- Lưu: VT, CVNCT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
Đặng Ngọc Quỳnh
|