|
UBND TỈNH BÀ RỊA -
VŨNG TÀU
SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 793/HD-SKHCN
|
Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 23 tháng 11 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
DUY TRÌ, CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg
ngày 5/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ V/v áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ
chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư 26/2014/TT-BKHCN ngày
10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định chi tiết thi
hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính
phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ
quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước,
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả duy
trì áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức
thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, góp phần thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính, Sở Khoa học và
Công nghệ hướng dẫn thực hiện việc Duy trì, cải tiến Hệ thống
quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bà Rịa
- Vũng Tàu như sau:
I. Các nội dung thực hiện để duy
trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008
1. Cập nhật các thay đổi của văn bản
quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng
kể từ khi văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành;
2. Thực hiện đánh giá nội bộ và xem
xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần để bảo đảm Hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại
cơ quan;
3. Thực hiện công bố lại Hệ thống quản
lý chất lượng phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 khi có sự điều
chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng; Đảm bảo bản
công bố Hệ thống quản lý chất lượng được thông báo bằng
văn bản đến Sở KHCN để theo dõi, tổng hợp; được niêm yết tại
trụ sở cơ quan.
4. Định kỳ 6 tháng, một năm hoặc đột
xuất khi có yêu cầu thực hiện báo cáo tình hình xây dựng, áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng gửi Sở Khoa học và Công nghệ (qua Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất
lượng) để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh (đính kèm Phụ lục I: Mẫu Báo cáo).
II. Hướng dẫn cải
tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
1. Thực hiện áp dụng Chỉ thị số
24/CT-UBND ngày 01/12/2014 của UBND tỉnh
Ngày 01/12/2014 UBND tỉnh đã ban hành
Chỉ thị số 24/CT-UBND V/v thực hiện ngay các giải pháp nâng cao chất lượng cải
cách hành chính, cải thiện Chỉ số cải cách hành chính tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,
theo đó UBND tỉnh đã giao năm 2015, các Sở, ngành, địa phương phải rà soát, rút
ngắn thời gian giải quyết theo quy định của Trung ương ít nhất 30% các thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình. Rà soát tất cả
các lĩnh vực công việc cần thiết thuộc thẩm quyền để tự công bố, làm cơ sở thực
hiện tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực
hiện.
Sở Khoa học và Công nghệ kính đề nghị
quý cơ quan, đơn vị nghiên cứu và thực hiện rút ngắn thời gian giải quyết theo
quy định của Trung ương ít nhất 30% các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải
quyết của cơ quan, đơn vị mình và công bố trong Hệ thống quản lý chất lượng của
cơ quan, đơn vị theo quy định
2. Thực hiện áp dụng các biểu mẫu
của quy trình thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quyết định
số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ vào Hệ thống quản lý
chất lượng
Theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ V/v ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, có
04 biểu mẫu áp dụng trong quy trình thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa
liên thông tại các cơ quan, đơn vị, cụ thể:
- Mẫu phiếu hướng
dẫn hoàn thiện hồ sơ
- Mẫu sổ theo
dõi hồ sơ
- Mẫu giấy tiếp
nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
- Mẫu phiếu kiểm
soát quá trình giải quyết hồ sơ
Trong quy trình/thủ tục của Hệ thống
quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 cũng có một số
biểu mẫu áp dụng, cụ thể:
- Sổ theo dõi/sổ giao nhận hồ sơ
- Phiếu tiếp nhận hồ sơ/giấy biên nhận
hồ sơ/giấy hẹn trả kết quả
- Phiếu theo dõi quá trình xử lý công
việc
Do có sự tương đồng giữa các biểu mẫu
theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và các biểu mẫu theo quy
trình/thủ tục của Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008, Sở Khoa học và Công nghệ đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiên cứu áp dụng
các biểu mẫu của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg thay thế cho các biểu mẫu tương ứng
trong Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008,
cụ thể như sau:
|
Stt
|
Biểu
mẫu phải thực hiện áp dụng theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
|
Biểu
mẫu tương ứng của quy trình/thủ tục ISO có thể thay thế bằng các biểu mẫu của
Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ
|
|
Mẫu 01
|
|
2
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
Sổ theo dõi; sổ giao nhận hồ sơ
|
Mẫu 02
|
|
3
|
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ; giấy biên nhận;
giấy hẹn trả kết quả
|
Mẫu 03
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
Phiếu theo dõi quá trình xử lý công
việc
|
Mẫu 04
|
Các biểu mẫu của theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg có thể được xem xét, cập nhật
thay thế các biểu mẫu tương ứng của ISO trong Sổ tay chất
lượng của cơ quan, đơn vị.
3. Thực hiện áp dụng quy trình thực
hiện cơ chế một cửa theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg vào Hệ thống quản lý chất lượng
Do Hệ thống quản lý chất lượng không
xây dựng quy trình riêng mà sử dụng luôn thủ tục hành chính làm quy trình xử lý
công việc, do vậy việc tích hợp áp dụng quy trình thực hiện cơ chế một cửa theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg vào Hệ thống quản lý chất lượng
được thực hiện bằng cách:
- Bảng kiểm soát thời gian của từng
quy trình/lĩnh vực phải được xây dựng sao cho đầy đủ thời
gian xử lý của các bước thực hiện theo quy trình thực hiện cơ chế một cửa, bao
gồm: Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ và trả
kết quả.
- Đồng thời
trình tự thực hiện việc kiểm soát giải quyết hồ sơ của từng quy trình/lĩnh vực
phải được thực hiện đúng trình tự của quy trình thực hiện cơ chế một cửa theo
Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, cụ thể:
3.1. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tiếp nhận hồ sơ và kiểm
tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm
vi giải quyết: Hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Hướng dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 01 “Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ” tại Phụ
lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg;
- Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào
“Sổ theo dõi hồ sơ” theo mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số
09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử (nếu có); lập “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
trả kết quả” theo mẫu số 03 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg giao cho cá nhân, tổ chức, trừ các hồ sơ quy định giải
quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả.
- Trường hợp công chức tiếp nhận hồ
sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được phân công giải quyết hồ sơ thì nhập
vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có):
3.2. Bước 2: Chuyển hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức
lập “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban
hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg;
- Chuyển hồ sơ và
“Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” cho cơ quan, tổ chức liên quan giải
quyết. “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” được chuyển
theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
3.3. Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, tổ
chức phân công cán bộ, công chức giải quyết như sau:
- Trường hợp không quy định phải thẩm
tra, xác minh hồ sơ: trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải
quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Trường hợp có quy định phải thẩm
tra, xác minh hồ sơ: Tổ chức thực hiện quá trình thẩm tra, xác minh theo quy định
và lưu hồ sơ thẩm tra, xác minh tại cơ quan giải quyết;
+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác
minh đủ điều kiện giải quyết: Trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết
quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác
minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản
và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải
quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ;
- Trường hợp các hồ sơ sau khi thẩm định
không đủ điều kiện giải quyết: Trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ
lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong “Sổ
theo dõi hồ sơ”. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo
quy định;
- Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ
quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản
cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá
nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.
3.4. Bước
4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả nhập vào “Sổ theo dõi hồ sơ” và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện
như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết
quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp
cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết
quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện
qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc
trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải
quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của
cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);
- Đối với hồ sơ không giải quyết:
Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết
hồ sơ;
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết:
Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ
chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
- Đối với hồ sơ giải quyết xong trước
thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến
nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết
hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
4. Thực hiện áp dụng Quy trình thực
hiện cơ chế một cửa liên thông giải quyết thủ tục hành chính theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg vào Hệ thống quản
lý chất lượng
Tương tự việc áp dụng quy trình thực
hiện cơ chế một cửa theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg vào Hệ thống quản lý chất lượng,
việc tích hợp áp dụng quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông theo Quyết
định 09/2015/QĐ-TTg vào Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện bằng cách:
- Bảng kiểm soát thời gian của từng
quy trình/lĩnh vực phải được xây dựng sao cho đầy đủ thời
gian xử lý của các bước thực hiện theo quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên
thông, bao gồm: Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết
hồ sơ và trả kết quả.
- Đồng thời
trình tự thực hiện việc kiểm soát giải quyết hồ sơ của từng quy trình/lĩnh vực
phải được thực hiện đúng trình tự của quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên
thông theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, cụ thể:
4.1. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm
vi giải quyết: Hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Hướng
dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 01 “Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ” tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết
định số 09/2015/QĐ-TTg;
- Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào
“Sổ theo dõi hồ sơ” theo mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số
09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử (nếu có); lập “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
trả kết quả” theo mẫu số 03 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg giao cho cá nhân, tổ chức.
4.2. Bước 2: Chuyển hồ sơ và giải
quyết hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chủ
trì tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan phối hợp bằng văn bản,
cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời gian quy định;
- Trường hợp việc giải quyết thủ tục
hành chính cần được thực hiện sau khi có kết quả giải quyết
của cơ quan phối hợp thì cơ quan chủ trì gửi văn bản, hồ
sơ cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định;
- Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định và trình cấp có
thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nơi cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện
giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ
quan chuyên môn, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải
quyết hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để
chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
(nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ) và yêu cầu bổ sung hồ sơ theo
thông báo của cơ quan có trách nhiệm;
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện
giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không
giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ
sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;
- Trường hợp hồ
sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm phải có văn bản gửi Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức của cơ quan ghi rõ lý
do quá hạn và thời hạn trả kết quả. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
nhập “Sổ theo dõi hồ sơ” và phần mềm điện tử (nếu có), thông báo thời hạn trả kết
quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá
nhân, tổ chức.
4.3. Bước 3: Trả kết quả giải quyết
hồ sơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả nhập vào “Sổ theo dõi hồ sơ” và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện
như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết
quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp
cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết
quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính;
nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí,
lệ phí (nếu có) theo quy định;
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải
quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của
cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);
- Đối với hồ sơ không giải quyết:
Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết
hồ sơ;
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết:
Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản
xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
- Đối với hồ sơ giải quyết xong trước
thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến
nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết
hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
5. Thực hiện cải tiến các quy
trình/thủ tục xử lý công việc trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2008
5.1. Đối với Sổ tay
chất lượng và các quy trình/thủ tục bắt buộc xây dựng của Hệ thống quản lý chất
lượng theo TCVN ISO 9001.2008
Đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiên cứu
Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ để rà
soát lại Sổ tay chất lượng và các quy trình/thủ tục bắt buộc sao cho cập nhật
được những thay đổi trong Hệ thống quản lý chất lượng và phù hợp với tình hình
thực tế tại cơ quan, đơn vị.
5.2. Đối với các
quy trình/thủ tục xử lý công việc chuyên môn, nghiệp vụ trong Hệ thống quản lý chất
lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan, đơn vị
Hiện nay các quy trình/thủ tục xử lý
công việc chuyên môn, nghiệp vụ trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2008 của hầu hết các cơ quan, đơn vị đã được xây dựng dựa trên Bộ thủ tục
hành chính được công bố. Do vậy tại các cơ quan, đơn vị đang vận hành đồng thời
02 bộ tài liệu song song là Bộ thủ tục hành chính và bộ quy trình/thủ tục ISO.
Giữa 02 bộ tài liệu này có sự tương đồng nhau về các nội dung như: thành phần hồ
sơ, thời gian và các bước thực hiện, căn cứ pháp lý,...Điều này làm cho việc vận
hành hệ thống nặng nề, khó khăn trong việc kiểm soát, cập nhật và tốn kém giấy
tờ.
Theo quy định tại Quyết định số
19/2014/QĐ-TTg ngày 5/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ các cơ quan, đơn vị phải xây
dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đối với tất cả các thủ tục hành chính
đã được công bố theo quy định của pháp luật. Do vậy để khắc
phục tình trạng trên, Sở Khoa học và Công nghệ đề nghị quý cơ quan, đơn vị tùy
theo tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị nghiên cứu:
- Cải tiến tài liệu của Hệ thống
quản lý chất lượng bằng cách sử dụng luôn Bộ thủ tục hành chính để
làm tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, mà không
xây dựng quy trình/ISO riêng song song với thủ tục hành chính tương ứng.
- Xây dựng bảng kiểm soát thời gian của
từng thủ tục hành chính hoặc của từng lĩnh vực của thủ tục hành chính để kiểm
soát thời gian và quá trình xử lý công việc của từng bộ phận tham gia vào quá
trình giải quyết thủ tục hành chính. Bảng kiểm soát thời
gian sẽ đảm bảo kiểm soát được toàn bộ quá trình giải quyết hồ sơ phù hợp hợp với
yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Bảng kiểm soát thời gian của
từng quy trình/lĩnh vực cần xây dựng chi tiết, cụ thể để dễ theo dõi và thực hiện.
Trường hợp Bộ thủ tục hành chính chưa
kịp ban hành, sửa đổi khi có sự thay đổi văn bản quy phạm pháp luật tương ứng
thì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của
cơ quan, đơn vị phải cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng kể từ khi văn bản quy phạm
pháp luật có hiệu lực thi hành theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg
ngày 5/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể:
- Cập nhật Bảng kiểm soát thời gian của
từng quy trình/lĩnh vực.
- Hoặc xây dựng quy trình ISO riêng
cho thủ tục hành chính chưa kịp thời sửa đổi và có cập nhật văn bản quy phạm
pháp luật để thực hiện.
Việc ban hành, sửa đổi tài liệu của Hệ
thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 phải được theo dõi và ghi nhận
sự sửa đổi vào trang đầu tiên của tài liệu để đảm bảo nhận biết được các thay đổi
và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu theo quy định của Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008.
6. Đẩy mạnh công tác đào tạo, tập
huấn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trực tiếp tham gia
vào Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
Các cơ quan, đơn vị cần đẩy mạnh công
tác đào tạo, tập huấn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trực
tiếp tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, đặc biệt
là với các cơ quan, đơn vị có sự thay đổi cán bộ tham gia phụ trách công tác
ISO để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng luôn được vận hành và duy trì liên tục,
có hiệu quả.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Khoa học
và Công nghệ về việc duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất
lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, tổ chức thuộc
hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Căn cứ tình hình thực tế,
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hình thức cải tiến Hệ
thống quản lý - chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của cơ
quan, đơn vị cho phù hợp và đạt hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc, đề nghị quý cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Khoa học và
Công nghệ để tổng hợp và hướng dẫn./.
(Đính kèm Phụ lục các biểu mẫu tham
khảo thực hiện).
|
Nơi nhận:
- UBND tỉnh (để báo
cáo);
- Sở Nội vụ;
- Các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, xã;
- GĐ Sở KHCN (b/c);
- Lưu: VT, TĐC.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Vương Quang Cần
|
PHỤ LỤC I
(Mẫu báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
9001:2008)
|
TÊN ĐƠN
VỊ CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:…………………
|
………,
ngày …. tháng …. năm …..
|
BÁO CÁO TÌNH HÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008
TẠI .......... NĂM 20...
Kính
gửi: Sở Khoa học và Công nghệ
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg
ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các
cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN
ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ V/v quy định chi tiết thi hành Quyết
định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động
của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 2636/QĐ-UBND
ngày 28/11/2014 của UBND tỉnh V/v ban hành quy chế phối hợp triển khai xây dựng,
áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà
nước tỉnh BR-VT,
...tên đơn vị... báo cáo tình
hình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008 tại …………………. năm 20……. như sau:
I. Công tác chỉ đạo, điều hành:
- Công tác chỉ đạo: Việc ban hành các
văn bản chỉ đạo, điều hành, xây dựng kế hoạch triển khai, thành lập hoặc kiện
toàn Ban chỉ đạo ISO,...
II. Kết quả triển khai thực hiện:
1. Tình hình xây dựng, áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng:
a) Phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng
b) Việc xây dựng sổ tay chất lượng,
các quy trình bắt buộc của Iso, các quy trình xử lý công việc để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan
c) Việc áp dụng trên thực tế hệ thống
văn bản, tài liệu và quy trình khi được Người đứng đầu cơ quan phê duyệt;
d) Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục
các điểm không phù hợp;
đ) Tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải
tiến Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với các
yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và
thực tế tại cơ quan;
e) Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu
lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
g) Việc thực hiện công bố Hệ thống quản
lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ (thông qua Chi cục Tiêu chuẩn
Đo lường Chất lượng) để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng
tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có).
2. Duy trì, cải tiến Hệ thống quản
lý chất lượng:
a) Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công
việc vào Hệ thống quản lý chất lượng.
b) Thực hiện đánh giá nội bộ và xem
xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần để bảo đảm Hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại cơ quan;
c) Thực hiện công bố lại theo quy định tại Khoản 3 Điều này khi có sự điều chỉnh mở rộng,
thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
Về tình hình kiểm tra hoạt động xây dựng,
áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị:
3. Kết quả giải quyết thủ tục hành
chính:
|
Stt
|
Tên
lĩnh vực/TTHC áp dụng HTQLCL
|
Số
lượng hồ sơ giải quyết
|
Tỷ lệ
giải quyết đúng hạn
|
|
Tổng
số hồ sơ tiếp nhận
|
Hoàn
thành trước và đúng hạn
|
Trễ
hạn
|
Đang
trong thời gian giải quyết
|
Chuyển
kỳ sau
|
Tồn đọng do quá hạn
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Tình hình kiểm tra hoạt động
xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản
lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị và tại cơ
quan, đơn vị trực thuộc (nếu có):
a) Thời gian kiểm tra:
b) Đơn vị kiểm tra/được kiểm tra:
c) Kết quả kiểm
tra:
- Một số điểm lưu ý, cải tiến (nếu
có):
- Một số nội dung cần thực hiện theo
quy định tại Quyết định 19/2014/QĐ-TTg (nếu có):
- Một số điểm không phù hợp cần khắc phục theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
(nếu có):
- Đề xuất, kiến
nghị của Đoàn kiểm tra/của đơn vị được kiểm tra (nếu có)
III. Đánh giá, nhận xét và đề xuất,
kiến nghị
1. Nhận xét, đánh giá
a) Tự đánh giá về hiệu quả của việc
áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
tại các cơ quan, đơn vị:
b) Tình hình xử lý vi phạm đối với hoạt
động xây dựng, áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị:
c) Nêu những thuận lợi, khó khăn và
những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì
và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị, phân tích nguyên nhân:
d) Các nội dung khác liên quan
2. Đề xuất, kiến nghị (nếu có)
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
...tên đơn vị... báo cáo tình hình
xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
ISO 9001:2008 tại ...tên đơn vị... năm ……. Kính gửi Sở
Khoa học và Công nghệ tổng hợp, báo cáo UBND
tỉnh./.
(đính kèm Phụ lục
các biểu mẫu tham khảo thực hiện)
|
|
LÃNH
ĐẠO ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng
dấu)
|
PHỤ LỤC
BIỂU MẪU THAM KHẢO THỰC HIỆN CẢI TIẾN
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(kèm theo Hướng dẫn số 793/HD-SKHCN
ngày 23/11/2015 của Sở
KH&CN)
|
Stt
|
Ký
hiệu biểu mẫu
|
Tên
biểu mẫu
|
Ghi
chú
|
|
1
|
BM-KSTG-..(tên lĩnh vực)...
|
Bảng kiểm soát thời gian thực hiện
TTHC/hoặc bảng phân bổ thời gian thực hiện TTHC
|
Tên biểu mẫu và ký hiệu biểu mẫu do
cơ quan, đơn vị tự đặt để dễ kiểm soát
|
|
2
|
07đ/BTP/KSTT/KTTH
|
Tình hình, kết quả giải quyết thủ tục
hành chính
|
Ký hiệu biểu mẫu theo quy định tại
Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 7/2/2014 của Bộ Tư pháp
|
|
3
|
BM-HDHS
|
Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ
|
Ký hiệu biểu mẫu theo quy định tại
Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng
Chính phủ
|
|
4
|
BM-TDHS
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
|
5
|
BM-TNHS
|
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả
|
|
6
|
BM-KSGQHS
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
|
7
|
|
Thư xin lỗi
|
|
BM-KSTG-..(tên lĩnh vực)...
|
CƠ QUAN CẤP TRÊN
TÊN ĐƠN VỊ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Địa danh, ngày tháng
năm …..
|
BẢNG PHÂN BỔ/KIỂM SOÁT THỜI GIAN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA………..
SỬA
ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu
cầu sửa đổi/ bổ sung
|
Trang/
Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô
tả nội dung sửa đổi
|
Lần
ban hành/Lần sửa đổi
|
Ngày
ban hành
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
STT
|
Tên
thủ tục hành chính
|
Quyết
định công bố TTHC của UBND tỉnh hoặc VBQPPL
|
Thành
phần hồ sơ
|
Kiểm
soát thời gian
|
Kiểm
soát thực hiện
|
|
Tổng thời gian
|
Tiếp
nhận hồ sơ
|
Giải
quyết hồ sơ
|
Lãnh
đạo cơ quan ký
|
Cơ
quan khác giải quyết
|
Trả
kết quả
|
|
I
|
Lĩnh vực
|
|
|
1
|
Quy trình 1
|
Ghi rõ Quyết định của UBND tỉnh hoặc
VB pháp luật điều điều chỉnh hiện
hành
|
|
|
|
|
|
|
|
thực
hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
|
|
…
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II
|
Lĩnh vực B
|
|
1
|
Quy trình 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
….
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ
sơ và trả kết quả phải tuân thủ các bước và các quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ V/v ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
2. Tùy theo tình hình thực tế, trình
tự giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị, biểu
mẫu này có thể được thiết kế cho phù hợp đảm bảo sao cho
kiểm soát được thời gian và từng bộ phận tham gia vào quá trình giải quyết hồ
sơ
Biểu số 07đ/BTP/KSTT/KTTH
|
CƠ QUAN CẤP TRÊN
TÊN ĐƠN VỊ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Địa danh, ngày tháng
năm …..
|
TÌNH
HÌNH, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ………..
(6
tháng/năm)
Kỳ báo
cáo:………………
(Từ
ngày... tháng... năm... đến ngày... tháng...
năm...)
Đơn vị tính:
Số hồ sơ TTHC
|
STT
|
Lĩnh
vực, công việc giải quyết theo TTHC
|
Số hồ
sơ nhận giải quyết
|
Kết
quả giải quyết
|
Ghi
chú
|
|
Tổng
số
|
Trong
đó
|
Số hồ
sơ đã giải quyết
|
Số hồ
sơ đang giải quyết
|
|
Số kỳ
trước chuyển qua
|
Số mới
tiếp nhận
|
Tổng
số
|
Trả
đúng thời hạn
|
Trả
quá hạn
|
Tổng
số
|
Chưa
đến hạn
|
Quá
hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
|
1
|
Lĩnh vực ...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Lĩnh vực ...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Ghi chú: Tổng số ước tính 02 tháng
cuối trong kỳ báo cáo (đối với báo cáo 6 tháng và báo cáo năm lần 1):
|
Người lập biểu
(Ký, ghi rõ họ, tên)
|
Ngày
tháng năm
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
|
BM-HDHS
|
TÊN CƠ QUAN
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/HDHS
|
Địa danh, ngày tháng
năm …..
|
PHIẾU HƯỚNG DẪN HOÀN THIỆN HỒ SƠ
Hồ sơ của:.............................................................................................................................
Nội dung yêu cầu giải quyết:
.............................................................................................................................................
Địa chỉ:
.................................................................................................................................
Số điện thoại............................................... Email:................................................................
Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội
dung sau:
1. .........................................................................................................................................
2. .........................................................................................................................................
3. .........................................................................................................................................
4. .........................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu
có vướng mắc, ông (bà) liên hệ với …………………. số điện thoại
…………………………… để được hướng dẫn./.
|
|
NGƯỜI
HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
BM-HDHS
|
TÊN CƠ QUAN
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
SỔ THEO DÕI HỒ SƠ
|
TT
|
Mã hồ sơ
|
Tên TTHC
|
Số lượng hồ sơ (bộ)
|
Tên cá nhân, tổ chức
|
Địa chỉ, số
điện thoại
|
Cơ quan/ bộ phận chủ trì giải quyết
|
Ngày, tháng, năm
|
Trả kết quả
|
Ghi chú
|
|
Nhận hồ sơ của KH
|
Hẹn trả kết quả
|
Chuyển hồ sơ đến cơ quan/ bộ phận giải quyết
|
Nhận kết quả từ cơ quan/ bộ phận giải quyết
|
Ra kết quả TTHC
|
Ngày, tháng, năm
|
Ký nhận
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Tùy theo tình hình kiểm soát của cơ quan, đơn vị, sổ theo dõi hồ sơ có
thể được lập theo từng lĩnh vực hoặc nhóm lĩnh vực tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả sao cho dễ kiểm soát.
BM-TNHS
|
TÊN CƠ QUAN
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/TNHS
|
………,
ngày …. tháng …. năm …..
|
GIẤY
TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ
Mã
hồ sơ:…………..
(Liên:
Lưu/giao khách hàng)
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.............................................................................................
Tiếp nhận hồ sơ của:..............................................................................................................
Địa chỉ:..................................................................................................................................
Số điện thoại:……………………………….Email:.......................................................................
Nội dung yêu cầu giải quyết:...................................................................................................
1. Thành phần hồ sơ nộp gồm:
1.....................................................................
2.....................................................................
3.....................................................................
4.....................................................................
.......................................................................
2. Số lượng hồ sơ:.................
(bộ)
3. Thời gian giải quyết hồ sơ theo
quy định là:……………….ngày
4. Thời gian nhận hồ sơ: ....giờ....
phút, ngày ... tháng ...năm....
5. Thời gian trả kết quả giải quyết hồ
sơ:... giờ.... phút, ngày.....tháng.....năm....
6. Đăng ký nhận kết quả tại:……………………..
Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số:………………….Số thứ tự…………………….
|
NGƯỜI
NỘP HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
NGƯỜI
TIẾP NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Ghi chú:
- Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả
được lập thành 2 liên; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả; một liên giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;
- Cá nhân, tổ chức có thể đăng ký nhận
kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại nhà (trụ sở tổ chức) qua
dịch vụ bưu chính.
- Tùy theo tình hình kiểm soát của cơ
quan, đơn vị, thành phần hồ sơ có thể viết trực tiếp hoặc in sẵn để dễ kiểm
soát và dễ tiếp nhận
BM-KSGQHS
|
TÊN CƠ QUAN
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
………../KSGQHS
|
………,
ngày …. tháng …. năm …..
|
PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả số:………
(Chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá
trình giải quyết hồ sơ này)
Cơ quan/bộ phận giải quyết hồ
sơ:.........................................................................................
Cơ quan/bộ phận phối hợp giải quyết hồ
sơ:..........................................................................
|
TÊN
CƠ QUAN
|
THỜI
GIAN GIAO, NHẬN HỒ SƠ
|
KẾT
QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ (Trước
hạn/đúng hạn/quá hạn)
|
GHI
CHÚ
|
|
Trước
|
Đúng
|
Trễ
|
|
1. Giao:…………
Bộ phận TN&TKQ
2. Nhận:…………
|
...giờ...phút,
ngày ... tháng ... năm....
|
|
|
|
|
|
Người
giao
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
|
|
|
|
1. Giao:…………
2. Nhân:…………
|
...giờ...phút,
ngày ... tháng ... năm....
|
|
|
|
|
|
Người
giao
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
|
|
|
|
1. Giao:…………
2. Nhân:…………
|
...giờ...phút,
ngày ... tháng ... năm....
|
|
|
|
|
|
Người
giao
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
|
|
|
|
……
|
…………..
|
|
|
|
|
|
……
|
…………..
|
|
|
|
|
|
……
|
…………..
|
|
|
|
|
|
1. Giao:…………
2. Nhận:
Bộ phận TN&TKQ
|
...giờ...phút,
ngày ... tháng ... năm....
|
|
|
|
|
|
Người
giao
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Trường hợp hồ sơ được chuyển qua dịch
vụ bưu chính thì thời gian giao, nhận hồ sơ và việc ký nhận thể hiện trong hóa
đơn của cơ quan Bưu chính;
- Kết quả giải
quyết hồ sơ do bên nhận ghi khi nhận bàn giao hồ sơ.
|
CƠ QUAN CẤP TRÊN
TÊN ĐƠN VỊ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/…
|
Địa danh, ngày tháng
năm …..
|
THƯ
XIN LỖI
|
Kính
gửi:
|
Ông/Bà……………………………….
Địa chỉ………………..………………
|
Chúng tôi có nhận hồ sơ đề nghị............................................................................................
.............................................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………….. của Quý Ông/Bà và hẹn trả kết quả vào ngày ………………………….. Tuy nhiên, đến ngày này chúng tôi vẫn chưa hoàn thành xong hồ sơ của
Quý Ông/Bà.
Lý
do:....................................................................................................................................
Bằng văn bản này, chúng tôi gửi lời
xin lỗi vì sự chậm trễ đến Quý Ông/Bà. Chúng tôi sẽ hoàn thành hồ sơ của Quý Ông/Bà vào ngày…………………………………….
Rất mong Quý Ông/Bà thông cảm./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT
|
LÃNH
ĐẠO ĐƠN VỊ
|
Ghi chú:
- Thư xin lỗi được áp dụng trong trường
hợp xử lý hồ sơ trễ hạn cho tổ chức, công dân.
BM-KSTG-..(tên lĩnh vực)...
|
CƠ QUAN CẤP TRÊN
TÊN ĐƠN VỊ
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Địa danh, ngày tháng
năm …..
|
BẢNG PHÂN BỔ/KIỂM SOÁT THỜI GIAN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA....
|
STT
|
Tên
thủ tục hành chính
|
Quyết
định công bố TTHC của UBND tỉnh hoặc VBQPPL
|
Thành
phần hồ sơ
|
Số lượng hồ sơ
|
Thời gian kiểm soát chi tiết (ngày)
|
Ghi
chú
|
|
Tổng thời gian
|
Tiếp
nhận hồ sơ
|
Giải
quyết hồ sơ
|
Lãnh
đạo cơ quan ký
|
Cơ
quan khác giải quyết
|
Trả
kết quả
|
|
I
|
Lĩnh vực A
|
|
|
1
|
Quy trình 1
|
|
|
(....bộ)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Quy trình 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II
|
Lĩnh vực B
|
|
|
1
|
Quy trình 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Quy trình 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Ghi chú: Tùy theo tình hình thực tế,
trình tự giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị, biểu mẫu này có thể được thiết kế cho phù hợp đảm bảo
sao cho kiểm soát được thời gian và từng bộ phận tham gia vào quá trình giải
quyết hồ sơ