|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3267/HD-SNV
|
Thành phố
Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 8 năm 2019
|
HƯỚNG DẪN
TIẾP
NHẬN VÀ HOÀN CHỈNH HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIẤY TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN
Trong thời gian qua, Lãnh đạo Ủy ban
nhân dân Thành phố đã quan tâm chỉ đạo thực hiện, phê duyệt nhiều Đề án, Kế hoạch
nhằm tăng cường công tác quản lý và phát triển ngành văn thư, lưu trữ Thành phố;
trong đó, Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đang tập trung
thực hiện mất nhiều thời gian, kinh phí.
Để tránh việc hồ sơ, tài liệu giấy
hình thành mới, sau chỉnh lý có nguy cơ tái tồn đọng và giúp các cơ quan, tổ chức
thực hiện thống nhất việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ
cơ quan; Sở Nội vụ đề nghị Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, triển khai thực
hiện tốt nhiệm vụ tại Lưu trữ cơ quan như sau:
I. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM
CỦA LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc
giúp người đứng
đầu
cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và tiếp nhận, hoàn
chỉnh, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan quy định tại Điều 24 Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Về trách nhiệm tham mưu lựa chọn hồ sơ, tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn và
thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu quy định tại Điều 4 Thông tư số
16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài
liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC,
NHIỆM VỤ CỦA LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Theo dõi, thống kê, tổng hợp tình
hình về khả năng và chất lượng của việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên
chức tại cơ quan để tham mưu đề xuất Thủ trưởng Văn phòng hoặc cơ quan có kế hoạch
tập huấn việc lập hồ sơ công việc cho công chức, viên chức, để đảm bảo hồ sơ
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được lập đúng phương
pháp và đảm bảo chất lượng.
b) Phối hợp với Văn thư cơ quan đề xuất
mua sắm văn phòng phẩm, công cụ, thiết bị đúng tiêu chuẩn phục vụ tốt cho công
tác lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan như: giá (kệ), bìa, hộp bảo quản
hồ sơ.
2. Theo dõi tình hình hồ sơ hình thành
và chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
a) Theo dõi tình hình hồ sơ hình thành
- Trên cơ sở Bản Danh mục hồ sơ cơ
quan ban hành hàng năm, người làm công tác lưu trữ (Lưu trữ cơ quan) phối hợp với
Văn thư cơ quan theo dõi tình hình, chất lượng việc lập hồ sơ công việc và kịp
thời phản ánh, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị chấn chỉnh, khắc phục để hồ sơ được
lập đúng phương pháp, chất lượng đảm bảo cho việc thu được hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan và không phải tổ chức chỉnh lý.
- Tùy theo đặc điểm tình hình, quy mô
hồ sơ, tài liệu hình thành tại cơ quan, Lưu trữ cơ quan cần đề xuất kế hoạch
thu tài liệu định kỳ khả thi, phù hợp với tình thực tế tại cơ quan mình.
b) Công tác chuẩn bị cho việc tiếp nhận
hồ sơ, tài liệu
Theo quy định, kế hoạch thu tài liệu định
kỳ được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, người làm công tác lưu trữ cơ quan cần có
các bước chuẩn bị cho việc thu hồ sơ, tài liệu, cụ thể:
- Chuẩn bị kho tàng, giá và hộp bảo quản
hồ sơ, tài liệu; ngay từ đầu năm, căn cứ vào Bản Danh mục hồ sơ cơ quan, dự kiến
số lượng hồ sơ hình thành, người làm công tác lưu trữ đề xuất cho việc mua sắm
này.
- Tham mưu thông báo kế hoạch và hướng
dẫn các đơn vị, cá nhân về việc thu hồ sơ, tài liệu như: xác định thời gian
thu, mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu số 1 kèm theo), mẫu Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu (Mẫu số 2 kèm theo).
3. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
a) Trao đổi, thống nhất với Văn thư cơ
quan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân về lịch tiếp nhận hồ sơ tài liệu
đến hạn nộp lưu.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
theo kế hoạch từ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân: kiểm
tra mức độ hoàn thiện của hồ sơ, rà soát đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu; lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
c) Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ
thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
4. Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Hoàn chỉnh hồ sơ: kiểm tra, rà soát,
điều chỉnh và bổ sung hồ sơ, bao gồm:
a) Viết bìa hồ sơ theo mẫu (chỉnh sửa
các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần).
b) Đánh số tờ, biên mục văn bản trong
hồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn 20 năm
trở lên phải đánh số tờ.
- Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn:
đánh số tờ, biên mục văn bản
trong hồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc.
Theo yêu cầu quản lý hồ sơ,
tài liệu, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định cụ thể các loại hồ sơ có thời hạn
cần đánh số tờ và biên mục văn bản trong hồ sơ.
c) Việc đánh số hồ sơ bằng chữ số Ả rập
cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu lên phiếu tin, lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn phông:
- Đối với phông hoặc khối tài liệu đã
được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết.
- Đối với phông hoặc khối tài liệu được
tiếp nhận và cập nhật tiếp theo: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong Mục lục
hồ sơ, tài liệu của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt hoàn chỉnh hồ
sơ hoặc chỉnh lý trước.
5. Lập Mục lục hồ sơ lưu trữ
a) Thống kê, tổng hợp các Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân nhận về và lập thành Mục lục hồ sơ,
tài liệu lưu trữ.
b) Các loại Mục lục hồ sơ, tài liệu cần lập riêng:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn
bảo quản có thời hạn.
Mục lục hồ sơ, tài liệu được đóng
thành quyển (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng
tài liệu.
c) Hồ sơ, tài liệu có các mức độ mật,
được tiếp nhận, lập Mục lục và quản lý theo quy định về Bảo vệ bí mật nhà nước
và quy định cụ thể của cơ quan.
6. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp,
ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá
a) Phân loại hồ sơ, tài liệu thành các
đơn vị bảo quản (mỗi đơn bị bảo quản có độ dày không quá 03 cm).
Trường hợp hồ sơ có ít văn bản, tài liệu
thì lập một đơn vị bảo quản.
Trường hợp một hồ sơ có nhiều văn bản,
tài liệu thì được chia
thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
b) Tạo nhãn hộp hồ sơ, tài liệu (in và
dán nhãn hộp):
- Khi in nhãn hộp, phải dùng loại mực
đen, bền màu; chữ in trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc, nhãn được tạo theo kích
thước phù hợp với hộp và dán nhãn vào gáy hộp (Mẫu số 3 kèm theo).
- Số hộp được ghi bằng chữ số Ả rập và
đánh số liên tục trong toàn phông.
c) Đưa hộp hồ sơ, tài liệu lên giá
theo nguyên tắc xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới trong mỗi khoang giá
theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp
lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải từ ngoài vào trong theo hướng
của người đi từ cửa kho vào.
7. Tham mưu công tác giao nộp hồ sơ,
tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Mục lục hồ sơ, tài liệu
khi đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (nếu cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).
8. Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực
hiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
9. Về tiêu chuẩn bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu
lưu trữ
Bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản
tài liệu lưu trữ thực hiện theo tiêu chuẩn quy định tại Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
10. Ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Lưu trữ cơ quan chủ động đề xuất sử dụng
chương trình quản lý Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc chương trình Excel
trong việc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan để tổ chức tìm kiếm
nhanh chóng, kịp thời phục vụ yêu cầu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ
quan.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
a) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; bố trí nhân sự, đầu tư
cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ; thực
hiện có hiệu quả việc quản lý tài liệu tập trung, thống nhất, tránh tình trạng
hồ sơ, tài liệu phân tán, tiếp tục tồn đọng hoặc tái tồn đọng sau khi thực hiện
chỉnh lý.
b) Xác định trách nhiệm của Thủ trưởng
cơ quan; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính); người đứng đầu đơn vị
trong cơ quan, tổ chức; công chức, viên chức; Văn thư đơn vị; Văn thư cơ quan
và Lưu trữ cơ quan theo quy định từ Điều 18 đến Điều 24 Thông tư số
07/2012/TT-BNV trong việc tổ chức thực hiện quy định về việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu để Lưu trữ cơ quan thực hiện tốt chức năng tiếp nhận và
hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ của cơ quan mình.
c) Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn này,
căn cứ tình hình cụ thể về
quản lý tài liệu lưu trữ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức dùng để tuyển dụng, phân
công, bố trí nhân sự,
kiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan
a) Chủ động tham mưu, đề xuất các giải
pháp để tổ chức thực hiện tốt các nội dung nhiệm vụ, công việc theo Hướng dẫn
này.
b) Phối hợp tốt công tác chuẩn bị và
thực hiện có hiệu quả việc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ
cơ quan.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về
việc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ
cơ quan./.
|
Nơi nhận:
-
Các sở, ban, ngành Thành phố;
- Các Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (để b/c);
- UBND Thành phố (để b/c);
- Sở Nội vụ: Giám đốc, các Phó Giám đốc;
- Lưu: VT, Chi cục VT-LT.
|
GIÁM ĐỐC
Trương
Văn Lắm
|
Mẫu
số 1
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Hướng dẫn số
3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ
SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20...
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ
sơ
|
Thời gian
TL
|
Thời hạn bảo
quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ...................................................................hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
Viết bằng chữ:. .......................................................................
hồ
sơ
(đơn
vị bảo quản).
Trong đó có:
......................................... hồ sơ (đơn vị
bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
......................................... hồ sơ (đơn vị
bảo quản) bảo quản có thời hạn.
|
|
..................,
ngày
.... tháng ....
năm
20.....
Người
lập
(Ký và ghi rõ
họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp
tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên
bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn
nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ
như trên bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về
nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
Mẫu
số 2
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Hướng dẫn số
3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
BIÊN BẢN
Về việc giao
nhận tài liệu
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ ………………. (Danh mục hồ
sơ năm....., Kế hoạch thu
thập tài liệu.....),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao
nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông (bà): ............................................................................................................
Chức vụ công tác/chức danh: ..............................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ
quan), đại diện là:
- Ông (bà): ............................................................................................................
Chức vụ công tác/chức danh: .............................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài
liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ................................................................................
2. Thời gian của tài liệu: ........................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ...............................................................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ..........................
Quy
ra mét giá: .........................mét
3. Tình trạng tài liệu giao
nộp: ..................................................................................
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm
theo.
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN
BÊN GIAO
(Ký
tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN
BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi
rõ họ tên)
|
Mẫu
số 3
NHÃN HỘP HỒ SƠ
(Kèm theo Hướng dẫn số
3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
