Kế hoạch 1838/KH-BHXH 2022 số hóa hồ sơ lưu trữ ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam

• Số hiệu: 1838/KH-BHXH
• Loại văn bản: Kế hoạch
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam
• Người ký: Lê Hùng Sơn
• Ngày ban hành: 08/07/2022

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1838/KH-BHXH	Hà Nội, ngày 08 tháng 7 năm 2022

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Kế hoạch số 1526/KH-BHXH ngày 02/6/2021 về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg , Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ bản giấy sang hồ sơ, tài liệu điện tử được ký số để quản lý tập trung tại Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH. Đồng bộ hóa công tác lưu trữ theo hướng hiện đại phục vụ nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm diện tích kho; đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành, nghiên cứu khoa học, các hoạt động nghiệp vụ và sử dụng tài liệu theo quy định góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của ngành BHXH Việt Nam.

1.2. Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp từ bản giấy sang khai thác tài liệu điện tử nhằm góp phần cải cách hành chính và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

2. Yêu cầu

2.1. Bảo đảm số hóa tối thiểu 30% tài liệu không ở định dạng điện tử của lưu trữ ngành BHXH Việt Nam có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác sử dụng trực tuyến ở mức độ 4.

2.2. Tài liệu lưu trữ được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản tài liệu và thường xuyên được tra cứu, sử dụng đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam (gọi chung là Trung tâm Lưu trữ), tại BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) và BHXH thành phố, thị xã, quận, huyện trực thuộc BHXH tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).

2.3. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo chính xác, nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc, tuân thủ các quy trình số hóa quy định.

2.4. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

2.5. Tài liệu sau số hóa được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; sử dụng chữ ký số đô chứng thực lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng trong nghiệp vụ thông qua các phần mềm nghiệp vụ của Ngành.

II. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI

1. Đối tượng

1.1. Thực hiện số hóa đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản giấy của ngành BHXH Việt Nam hiện đang được quản lý và lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, BHXH tỉnh và BHXH huyện.

1.2. Hồ sơ, tài liệu có nội dung thuộc Danh mục bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020 không thuộc đối tượng số hóa của Kế hoạch này.

2. Phạm vi tài liệu số hóa

Số hóa hồ sơ, tài liệu giấy hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 chưa có dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH Việt Nam.

III. NHIỆM VỤ

1. Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan.

2. Thống kê, phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tình trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa.

3. Xây dựng dự toán, thanh quyết toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ; BHXH tỉnh, BHXH huyện hoàn thành trước ngày 31/12/2024, theo lộ trình sau:

- Giai đoạn 1: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và 03 BHXH tỉnh (bao gồm BHXH huyện): Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng hoàn thành trước ngày 30/12/2023.

- Giai đoạn 2: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh còn lại (bao gồm BHXH huyện) hoàn thành trước ngày 31/12/2024.

5. Bảo đảm điều kiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

6. Báo cáo tình hình triển khai và kết quả thực hiện nhiệm vụ về BHXH Việt Nam.

(Chi tiết tại Phụ lục 1)

IV. KINH PHÍ

Kinh phí thực hiện Kế hoạch từ chi phí quản lý BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp hàng năm được BHXH Việt Nam giao cho các đơn vị.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Lưu trữ

1.1. Là đầu mối chủ trì tham mưu, giúp Lãnh đạo Ngành tổ chức thực hiện Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

1.2. Hướng dẫn quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

1.3. Căn cứ Danh mục tài liệu lưu trữ cần số hóa (Phụ lục II) và hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại Trung tâm để rà soát, lập Danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ cần số hóa; đối với những văn bản đã phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện số hóa bổ sung những tài liệu có liên quan.

1.4. Thẩm định Danh mục chi tiết tên loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa của BHXH tỉnh.

1.5. Hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh trong việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

1.6. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin

Bảo đảm yêu cầu về phần mềm số hóa và các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để triển khai việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy trong toàn ngành BHXH Việt Nam.

3. Vụ Tài chính - Kế toán

3.1. Thẩm định dự toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt.

3.2. Tổng hợp kinh phí thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và báo cáo Lãnh đạo Ngành theo quy định.

4. BHXH tỉnh

4.1. Căn cứ Danh mục tài liệu lưu trữ cần số hóa (Phụ lục II) và hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện để:

a. Rà soát, lựa chọn, lập danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa đối với hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm.

b. Rà soát, lựa chọn, lập danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa đối với hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ hình thành trước năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm; hồ sơ hưởng các chế độ BHXH chưa được số hoá trước đây do không có hồ sơ lưu tại Trung tâm Lưu trữ và hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.

4.2. Tiến hành số hóa theo thứ tự ưu tiên sau:

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm phải là hồ sơ, tài liệu có tần suất sử dụng cao, phục vụ khai thác và tra cứu thường xuyên để giải quyết các chế độ, chính sách về BHXH, BHYT, BHTN.

- Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng; hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần từ tháng 4/2019 trở về trước chưa được số hóa.

- Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ bao gồm: Hồ sơ TTHC giải quyết thành công từ tháng 7/2018 đến hết tháng 12/2021 đã cấp kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy (trừ những hồ sơ được scan để giải quyết TTHC và đã trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam).

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm là tập lưu Công văn đi.

- Đối với những văn bản đã phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện số hóa bổ sung những tài liệu có liên quan.

4.3. Lập dự toán kinh phí, tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện sau khi được Lãnh đạo Ngành phê duyệt; thực hiện nghiệm thu, thanh quyết toán kinh phí số hóa theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

4.4. Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với BHXH huyện.

4.5. Chịu trách nhiệm về rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa và tổ chức thực hiện tại BHXH tỉnh, BHXH huyện bảo đảm hiệu quả, đúng tiến độ.

4.6. Báo cáo kết quả số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện (Phụ lục III) về BHXH Việt Nam trước ngày 15/12 hằng năm.

Trên đây là Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam, yêu cầu các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình triển khai nếu có khó khăn, vướng mắc phản ánh kịp thời về BHXH Việt Nam (qua Trung tâm Lưu trữ) để được hướng dẫn./

Nơi nhận: - Tổng Giám đốc (để b/c); - Các Phó Tổng Giám đốc; - Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam; - BHXH các tỉnh, thành phố; - Lưu: VT, LT.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Lê Hùng Sơn

PHỤ LỤC I

NHIỆM VỤ CỤ THỂ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SỐ HÓA HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

Số TT	Nhiệm vụ	Đơn vị chủ trì	Đơn vị phối hợp	Thời gian hoàn thành	Sản phẩm
1	Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan	Trung tâm Lưu trữ	- Các đơn vị trực thuộc; - BHXH tỉnh.	6/2022	Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ
2	Thống kê, phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tình trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa
a)	Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ	Trung tâm Lưu trữ	Các đơn vị có liên quan	9/2022	Danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa
b)	Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	12/2022
c)	Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH các tỉnh còn lại	BHXH tỉnh còn lại	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	3/2023
3	Xây dựng và đề nghị thẩm định dự toán kinh phí số hóa
a)	Tại Trung tâm Lưu trữ	Trung tâm Lưu trữ	- Vụ Tài chính - Kế toán; - Các đơn vị có liên quan.	12/2022	Dự toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu
b)	Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng		3/2023
c)	Tại BHXH các tỉnh còn lại	BHXH tỉnh còn lại		9/2023
4	Triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ
a)	Tại Trung tâm Lưu trữ	Trung tâm Lưu trữ	Các đơn vị có liên quan	9/2023	Cơ sở dữ liệu tài liệu sau số hóa
b)	Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	12/2023
c)	Tại BHXH các tỉnh còn lại	BHXH tỉnh còn lại	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	9/2024
5	Nghiệm thu, thanh quyết toán kinh phí số hóa
a)	Tại Trung tâm Lưu trữ	Trung tâm Lưu trữ	Các đơn vị có liên quan	12/2023	Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ
b)	Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	3/2024
c)	Tại BHXH các tỉnh còn lại	BHXH tỉnh còn lại	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	3/2025
6	Bảo đảm điều kiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam
a)	Nâng cấp và phát triển phần mềm số hóa hồ sơ hưởng BHXH thuộc Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH phục vụ việc số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trong toàn Ngành	Trung tâm Công nghệ thông tin	- Trung tâm Lưu trữ; - Các đơn vị có liên quan.	12/2022	Phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu đã được nâng cấp, phát triển
b)	Chạy thử Phần mềm số hóa tại Trung tâm Lưu trữ và 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng	Trung tâm Công nghệ thông tin	- Trung tâm Lưu trữ; - 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng.	3/2023	Báo cáo việc triển khai phần mềm số hóa, các yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện phần mềm đáp ứng thực tế yêu cầu số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ
c)	Hướng dẫn sử dụng phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu đã được nâng cấp, phát triển	Trung tâm Công nghệ thông tin	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	9/2023	Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam
d)	Cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa của Trung tâm Lưu trữ và BHXH tỉnh, BHXH huyện lên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH	Trung tâm Công nghệ thông tin	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Thường xuyên	Số liệu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau số hóa của ngành BHXH Việt Nam
7	Báo cáo tình hình triển khai và kết quả thực hiện nhiệm vụ	Trung tâm Lưu trữ	BHXH tỉnh	Định kỳ hoặc đột xuất	Báo cáo

PHỤ LỤC II

DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẦN SỐ HÓA
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

STT	NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU	ĐƠN VỊ LƯU	THBQ
	Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp
1	- Văn bản đến của các cơ quan cấp trên hướng dẫn gửi riêng BHXH Việt Nam về chế độ, chính sách về BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp chế độ tài chính kế toán, đầu tư các quỹ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các lĩnh vực khác thuộc chức năng nhiệm vụ của ngành.	Trung tâm Lưu trữ	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2	Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan: - Số, tập lưu quyết định, quy định, quy chế - Sổ, tập lưu công văn	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn 50 năm
3	Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn
4	Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
5	Bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của Lãnh đạo Ngành, cơ quan	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
6	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn về các lĩnh vực, chuyên môn, nghiệp vụ của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
7	Hồ sơ báo cáo các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án
8	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển, chiến lược, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
9	Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ
10	Hồ sơ thành lập, đổi tên, thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
11	Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
12	Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển, tiếp nhận, bàn giao cán bộ là công chức, viên chức của ngành BHXH Việt Nam	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
13	Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương
14	Hồ sơ các vụ tai nạn lao động nghiêm trọng	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán
15	Hồ sơ xây dựng tỷ lệ phí dịch vụ phải trả cho các cơ quan, tổ chức	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
16	Hồ sơ thẩm định, thẩm tra, xét duyệt báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán hàng năm của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
17	Hồ sơ thỏa thuận, sửa đổi thỏa thuận liên ngành giữa BHXH Việt Nam và các ngân hàng, kho bạc nhà nước và các cơ quan khác	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
18	Hồ sơ về nhà, đất, công sở và cơ sở hạ tầng của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
19	Hồ sơ chuyển nhượng, thanh lý, thuê, bàn giao tài sản cố định nhà, đất của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
20	Hợp đồng ủy quyền chi trả các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống Bưu điện giữa Bảo hiểm xã hội Việt Nam và cơ quan Bưu điện	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản
21	Hồ sơ phân bổ, điều chỉnh kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
22	Hồ sơ quy hoạch cơ sở vật chất của Ngành	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế
23	Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ, hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
24	Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
25	Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào Ký kết, hợp tác	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 8. Hồ sơ, tài liệu pháp chế
26	Hồ sơ khởi kiện	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
27	Hồ sơ thẩm định văn bản	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 9. Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng
28	Hồ sơ tổ chức Đại hội thi đua yêu nước của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
29	Hồ sơ tặng thưởng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân: Các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tặng	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 10. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học
30	Hồ sơ về các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ, Ngành	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
31	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ, giải pháp hữu ích được công nhận cấp nhà nước, bộ, Ngành	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
32	Hồ sơ phân bổ kinh phí nghiên cứu khoa học hàng năm của Ngành	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 11. Hồ sơ, tài liệu công nghệ thông tin
33	Hồ sơ xây dựng chủ trương đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Ngành, cơ quan	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
34	Hồ sơ xây dựng, triển khai các dụ’ án, kế hoạch, nhiệm vụ CNTT do BHXH Việt Nam giao Trung tâm CNTT làm chủ đầu tư, chủ trì thuê dịch vụ
	Nhóm 12. Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
35	Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, kiến nghị, phản ánh	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
36	Hồ sơ giải quyết các vụ việc đơn thư, khiếu nại, kiến nghị, phản ánh (Vụ việc nghiêm trọng) của Ngành, cơ quan	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
37	Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của Chính phủ, các bộ, Ngành đối với BHXH Việt Nam (Vụ việc nghiêm trọng)	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
38	Hồ sơ thực hiện kế hoạch thanh tra, kiểm tra (Vụ việc nghiêm trọng)	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 15. Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
39	Hồ sơ xây dựng văn bản đôn đốc, chỉ đạo tăng cường công tác quản lý và giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	50 năm
40	Hồ sơ tham gia BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	- BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	70 năm
41	Hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ BHXH hàng tháng	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	70 năm
42	Hồ sơ giải quyết hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần	- BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	70 năm
	Nhóm 16. Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ Bảo hiểm y tế
43	Hồ sơ tổ chức thực hiện về việc chuyển giao sổ BHXH	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn
44	Hồ sơ giải quyết các vướng mắc liên quan đến lĩnh vực cấp, quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn
	Nhóm 17. Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp
45	Hồ sơ xây dựng văn bản chỉ đạo điểm, tăng cường công tác thu, chi BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
46	Hồ sơ giao dự toán thu BHXH hàng năm	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 18. Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến; Dược, vật tư y tế
47	Hồ sơ giám định bảo hiểm y tế và thanh toán đa tuyến	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh.	Vĩnh viễn
	Nhóm 20. Hồ sơ, tài liệu Hội đồng quản lý
48	Hồ sơ phiên họp Hội đồng quản lý định kỳ, đột xuất	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
49	Nghị quyết; Báo cáo của Hội đồng quản lý	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
50	Hồ sơ kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền, xây dựng, sửa đổi bổ sung chính sách, pháp luật về BHXH, bảo hiểm y tế chiến lược phát triển Ngành, kiện toàn bộ máy, tổ chức, quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	Trung tâm Lưu trữ	Vĩnh viễn
	Nhóm 21. Tài liệu tổ chức Đảng
51	Hồ sơ Đại hội đại biểu Đảng bộ và Đại hội của các tổ chức đảng trực thuộc	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn
52	Chương trình, kế hoạch, quyết định và báo cáo tổng kết năm, nhiệm kỳ của đảng bộ; báo cáo sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết, kết luận của Trung ương	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn
53	Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng	- Trung tâm Lưu trữ; - BHXH tỉnh; - BHXH huyện.	Vĩnh viễn

PHỤ LỤC III

ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số: 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH ….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …/BC-….	……, ngày .... tháng …. năm 202...

BÁO CÁO

Kết quả số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ)

I. Cơ sở vật chất, nhân sự trong việc triển khai số hóa

1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Bố trí nhân sự thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ: (Giao nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm soát hồ sơ, tài liệu sau số hóa; bảo đảm an toàn và bí mật hồ sơ, tài liệu trong quá trình số hóa).

II. Kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cập nhật hồ sơ, tài liệu điện tử vào Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH

1. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm.

(Liệt kê số liệu theo từng nhóm hồ sơ, tài liệu được số hóa)

2. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ: Bao gồm Hồ sơ TTHC giải quyết thành công từ tháng 7/2018 đến hết tháng 12/2021 đã cấp kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy (trừ những hồ sơ được scan để giải quyết TTHC và đã trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam).

(Liệt kê số liệu theo từng lĩnh vực giải quyết TTHC)

3. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ hưởng BHXH: Hồ sơ bổ sung vào khối hồ sơ hưởng BHXH trên Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH do trước đây không có hồ sơ lưu tại Trung tâm Lưu trữ (hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng; hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần từ tháng 4/2019 trở về trước chưa được số hóa).

(Liệt kê số liệu theo từng loại chế độ hưởng BHXH)

4. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu bổ sung vào hồ sơ công việc điện tử được lập trên trên Hệ thống văn bản quản lý và điều hành.

(Liệt kê số liệu theo từng hồ sơ giải quyết công việc của các đơn vị)

5. Kết quả cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau số hóa tại BHXH tỉnh, BHXH huyện lên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH.

III. Khó khăn, vướng mắc và kiến nghị, đề xuất

1. Khó khăn, vướng mắc

2. Kiến nghị, đề xuất

Nơi nhận: - Như trên; - ……….. - Lưu: VT.

Thủ trưởng đơn vị (Ký và đóng dấu)