Xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP mới nhất?

Xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP mới nhất?

Vừa qua ngày 10/02/2026, Chính phủ ban hành Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP về việc xử lý khó khăn, vướng mắc trong việc xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

>>> Tải về Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP NQ CP hướng dẫn xử lý khó khăn, vướng mắc trong Cơ sở dữ liệu công chứng

Xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng được quy định tại Điều 2 Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP cụ thể như sau:

[1] Cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng bao gồm thông tin về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thông tin về giao dịch được công chứng, thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, văn bản công chứng và các tài liệu khác trong hồ sơ công chứng.

[2] Cơ sở dữ liệu công chứng do Bộ Tư pháp xây dựng và quản lý đồng bộ, thống nhất từ trung ương đến địa phương.

[3] Cơ sở dữ liệu công chứng phải được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời và bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định của pháp luật. Việc thu thập, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu, bí mật cá nhân, an ninh mạng.

[4] Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm tuân thủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ, cơ quan, địa phương theo quy định của Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nền tảng công chứng điện tử phải kết nối với Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực.

[5] Kinh phí xây dựng, quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng được sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo quy định của pháp luật.

Xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP mới nhất? (Hình từ Internet)

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định cụ thể ra sao?

Tại Điều 68 Luật Công chứng 2024 quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng cụ thể như sau:

[1] Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.

[2] Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

[3] Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

[4] Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương.

[5] Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận với 01 tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng; trường hợp địa phương không có Phòng công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm.

Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ.

[6] Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định như thế nào?

Tại Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định cụ thể về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng như sau:

[1] Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024 và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

[2] Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Việc đăng ký chữ ký mẫu được thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc bằng văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đó.

[3] Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng vân tay của ngón trỏ phải; nếu không sử dụng được vân tay của ngón trỏ phải thì sử dụng vân tay của ngón trỏ trái; trường hợp không thể sử dụng vân tay của 02 ngón trỏ đó thì sử dụng vân tay của ngón khác và công chứng viên phải ghi rõ trong lời chứng việc người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng vân tay của ngón nào, của bàn tay nào để điểm chỉ.

[4] Việc điểm chỉ có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong những trường hợp sau đây:

- Công chứng di chúc;

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.