Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm trong Công ty Cổ Phần

Hình từ Internet

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội là sổ được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trừ một số trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Công ty cổ phần có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu công ty đã giữ của người lao động.

Trong đó, xác nhận sổ bảo hiểm xã hội là việc ghi thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của người tham gia. Nội dung ghi trong sổ bảo hiểm xã hội phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn hợp đồng lao động).

Đối với công ty cổ phần nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì công ty có trách nhiệm đóng đủ các loại bảo hiểm nêu trên bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ bảo hiểm xã hội để kịp thời giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Trường hợp công ty cổ phần chưa đóng đủ thì xác nhận sổ bảo hiểm xã hội đến thời điểm đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Sau khi thu hồi được số tiền công ty cổ phần còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm xã hội.

2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc trong công ty cổ phần

Bước 1. Thông báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, công ty cổ phần cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội đó.

Xem chi tiết tại công việc Đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp: Tăng, giảm lao động tham gia; thay đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động; thay đổi mức lương; gia hạn thẻ BHYT

Bước 2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

(1) Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội chưa được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát, in tờ rời đến năm 2016 hoặc sổ bảo hiểm xã hội đã được bảo lưu đơn vị trước đó nếu tiếp tục tham gia tại đơn vị sau; công ty cổ phần đã hoàn tất thủ tục báo giảm và đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Phiếu giao nhận hồ sơ 620 ban hành kèm theo Thông báo 2123/TB- BHXH áp dụng từ ngày 10/10/2017 thì hồ sơ chốt sổ BHXH bao gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (sổ mẫu mới),

- Các tờ rời sổ bảo hiểm xã hội.

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-bảo hiểm xã hội).

(2) Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội đang được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 hoặc 320 (cũ)

Căn cứ Phiếu giao nhận hồ sơ 627 áp dụng từ ngày 10/10/2017 thì hồ sơ bao gồm:

- Phiếu yêu cầu xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động (mẫu số 02a ban hành kèm theo Thông báo 2123/TB- BHXH)

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan bảo hiểm đang quản lý nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính.

Thời hạn giải quyết: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.