Thuế - Kế toán

Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?

12:00 29/12/24

Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ? Có được tiêu hủy tài liệu kế toán không? Tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc là bản chính không?

>> Tài liệu kế toán nào phải lưu trữ tối thiểu 05 năm?

>> Chuẩn mực Kế toán Quốc tế là gì? Một số chuẩn mực Kế toán Quốc tế nổi bật là gì?

1. Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

(i) Chứng từ kế toán.

(ii) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(iii) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(iv) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng;

- Báo cáo kế toán quản trị.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia.

- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán.

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.

- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận.

- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.

- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.

- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

File word Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất năm 2024

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ (Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Có được tiêu hủy tài liệu kế toán không?

Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

- Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Như vậy, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

3. Tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc là bản chính không?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

(i) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

(ii) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

(iii) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp.

Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

Như vậy, nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì tài liệu kế toán lưu trữ không bắt buộc là bản chính.

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa