Hóa đơn

Xử lý hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng hoặc không tiếp tục sử dụng từ ngày 01/7/2026

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Từ 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

>> Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn từ ngày 01/7/2026

Kể từ 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do cơ quan thuế đặt in.

(Căn cứ khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 16 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Từ ngày 01/7/2026, các nội dung tại bài viết dưới đây hết hiệu lực thi hành.

1. Xử lý hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng

Căn cứ Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn giấy đặt in đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh xử lý hóa đơn như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập hoặc chưa lập bị mất, cháy, hỏng

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

- Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp 2: Người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

- Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

>> Tham khảo Mẫu Biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng của hóa đơn.

- Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

- Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp 3: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Xử lý hóa đơn

Xử lý hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng hoặc không tiếp tục sử dụng từ ngày 01/7/2026

(Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Xử lý hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế mà không tiếp tục sử dụng

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), những hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế trong trường hợp không tiếp tục sử dụng phải được xử lý như sau:

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

- Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Mục 3 bên dưới trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó (theo điểm b khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ.

Việc tiêu hủy hóa đơn giấy đặt in mua của cơ quan thuế được thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cụ thể như sau:

(i) Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

- Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

(ii) Quy trình thực hiện tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện tiêu hủy hóa đơn như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 2: Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Trong khi đó, hộ kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 3: Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào Biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

(iii) Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm các giấy tờ sau:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ kinh doanh.

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn.

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

(iv) Thẩm quyền tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế

- Cơ quan thuế (bao gồm Tổng cục Thuế, Cục thuế, Chi cục Thuế) thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.

(v) Việc tiêu hủy hóa đơn trong các trường hợp đặc biệt

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.