THUẾ - KẾ TOÁN

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026 (Mẫu 04/SS-HĐĐT)

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

09:39 22/01/26

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai (Mẫu 04/SS-HĐĐT) dùng trong trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác.

>> Tải về Dự thảo Nghị quyết về cơ chế tài chính đối với Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước 2026

>> File word tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp dùng cho tổ chức từ 14/02/2026

1. Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026 (Mẫu 04/SS-HĐĐT)

Theo điểm a khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định như sau:

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

…

Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác thì không phải lập lại hóa đơn; người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền năm 2026

Dưới đây là file tải về Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026 (Mẫu 04/SS-HĐĐT):

>>TẢI VỀ<< Mẫu 04/SS-HĐĐT - Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026 (Mẫu 04/SS-HĐĐT)

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử lập sai gửi cơ quan thuế 2026 (Mẫu 04/SS-HĐĐT)

(Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. 05 nguyên tắc khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Theo quy định tại khoản 5 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có quy định áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì cần tuân thủ 05 nguyên tắc cơ bản sau:

(i) Đã xử lý sai sót bằng hình thức điều chỉnh hay thay thế thì các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng cùng một hình thức đó.

(ii) Với hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị sai thì chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn thay thế.

(iii) Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đúng thực tế: điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm.

(iv) Với hóa đơn điều chỉnh/thay thế thuộc trường hợp sai sót quy định tại điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cả người bán và người mua phải khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế.

(v) Với hóa đơn điều chỉnh theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.

3. Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá

Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) có quy định như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

…

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

…

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

Như vậy, khi người bán bị trả lại hàng hóa thì xử lý hóa đơn điện tử như sau:

- Nếu trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại.

- Với hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã sang tên cho người mua, thì người mua thì khi trả lại hàng hóa phải tuân theo quy định của pháp luật liên quan; còn nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua sẽ lập hóa đơn trả lại cho người bán.

Dù thuộc trường hợp nào, cả người bán và người mua đều phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi được cơ quan thuế yêu cầu.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.