THUẾ - KẾ TOÁN

Khi nào cần lập hóa đơn? Nếu không lập hóa đơn thì bị xử lý thế nào?

Chuyên viên pháp lý Đình Huy

11:37 13/06/22

Khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, tổ chức, cá nhân cần lập hóa đơn để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Vậy người bán cần lập hóa đơn vào thời điểm nào? Nếu không lập hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ thì bị xử phạt ra sao? Mời Quý thành viên cùng tham khảo nội dung dưới đây:

>> Tổng hợp các văn bản luật, nghị định, thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử

>> Hướng dẫn đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử

1. Khi nào cần lập hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ?

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể như sau:

STT	Trường hợp	Thời điểm lập hóa đơn
1	Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)	là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2	Cung cấp dịch vụ	là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2	*Lưu ý:* Nếu người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
3	Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ	lập hóa đơn mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.
4	Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác	là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
4	*Lưu ý:* Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.
5	Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), Dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ	là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
5	Nếu cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông GTGT) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
6	Hoạt động xây dựng, lắp đặt	là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
7	Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
	Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng	thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
	Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng	là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
8	Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử	Hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
9	Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ)	là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
10	Hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua	thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
10	*Lưu ý:* Nếu thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.
11	Trường hợp cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính	cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
12	Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện	thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.
12	*Lưu ý:* Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.
13	Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng	là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
13	*Lưu ý:* Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
14	Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý	là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
15	Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn	cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị
15	Lưu ý: Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
16	Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền	Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
16	*Lưu ý:* Các thông tin gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi (tính theo km) và tổng số tiền hành khách phải trả. Nếu khách hàng lấy hóa đơn điện tử thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin khách hàng gửi hoặc cập nhật, doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
17	Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh, quản lý viện phí và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin	- Cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày. - Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
18	Hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng	ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí
18	Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe)

Bảng tổng hợp thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể

2. Nếu không lập hóa đơn thì bị xử lý như thế nào?

Trong trường hợp doanh nghiệp, cá nhân không lập hóa đơn theo đúng quy định pháp luật thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau (đối với tổ chức thì mức phạt được áp dụng gấp 02 lần theo khoản 5 Điều 5 Nghị định này):

STT	Hành vi	Mức phạt	Căn cứ
1	Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp người nộp thuế đã khai thuế đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung ứng vào kỳ tính thuế tương ứng	- Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế (NNT) có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên; - Phạt tiền 1,5 lần số tiền thuế trốn đối với NNT không có tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ. - Phạt tiền 2 lần số thuế trốn đối với NNT có một tình tiết tăng nặng. - Phạt tiền 2,5 lần số tiền thuế trốn đối với NNT có hai tình tiết tăng nặng. - Phạt tiền 3 lần số tiền thuế trốn đối với NNT có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên.	Khoản 3 Điều 17
2	Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ sai về số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ để khai thuế thấp hơn thực tế và bị phát hiện sau thời hạn nộp hồ sơ khai thuế		Khoản 3 Điều 17
2	Đồng thời, NNT còn bị buộc nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước Nếu hành vi trốn thuế đã quá thời hiệu xử phạt thì NNT không bị xử phạt về hành vi trốn thuế nhưng vẫn phải nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước. Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hồ sơ thuế (nếu có).
3	Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ	Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (đối với cá nhân) Phạt tiền từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng (đối với tổ chức)	Khoản 2 Điều 24
4	Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.		Khoản 2 Điều 24
5	Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định	Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng (đối với cá nhân) Phạt tiền từ 20 đến 40 triệu đồng (đối với tổ chức) Buộc lập hóa đơn	Khoản 5 Điều 24
6	Lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định
6.1	Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;	Cảnh cáo	Điểm a khoản 1 Điều 24
6.2	Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế	Phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng (đối với cá nhân) Phạt tiền từ 6 đến 10 triệu đồng (đối với tổ chức)	Khoản 3 Điều 24
6.3	Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định (không thuộc trường hợp 6.1 và 6.2)	Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng (đối với cá nhân) Phạt tiền từ 8 đến 16 triệu đồng (đối với tổ chức)	Khoản 4 Điều 24

Xem thêm: Khi lập hóa đơn điện tử cần phải có những nội dung gì?

Trên đây là quy định về Khi nào cần lập hóa đơn? Nếu không lập hóa đơn thì bị xử lý thế nào? Nếu còn thắc mắc khác, độc giả vui lòng để lại câu hỏi tại đây.

Căn cứ pháp lý

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.