THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai số tiền

Kim Hằng

08:42 25/09/19

Ghi sai số tiền trên hóa đơn là một lỗi có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho cả bên mua lẫn bên bán. Nội dung dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có cách xử lý phù hợp nếu chẳng may mắc phải lỗi này.

>> Mức phạt khi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành

>> 04 lỗi cần tránh khi khởi tạo hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai số tiền

Có nhiều lỗi khác nhau dẫn đến việc hóa đơn bị sai số tiền, như: ghi sai đơn giá hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ; ghi sai thuế suất hoặc số tiền thuế Giá trị gia tăng; ghi sai tổng số tiền thanh toán; và, đôi khi là vì làm tròn số tiền chưa phù hợp nguyên tắc kế toán.

Hóa đơn bị sai số tiền cần được xử lý theo cách thức phù hợp dựa vào việc hóa đơn đó đã được giao cho bên mua hay chưa; Cụ thể như sau:

1. Hóa đơn bị sai số tiền chưa được giao cho bên mua

Trường hợp hóa đơn lập sai chưa xé khỏi quyển hóa đơn: Doanh nghiệp không xé hóa đơn đó ra khỏi quyển mà gạch chéo lên các liên và lưu giữ lại; Sau đó, lập hóa đơn mới cho đúng để giao cho bên mua.

Trường hợp hóa đơn lập sai đã xé khỏi quyển hóa đơn: Doanh nghiệp gạch chéo các liên của hóa đơn và kẹp hóa đơn đó lại vào quyển hóa đơn hoặc lưu giữ riêng; Sau đó, lập hóa đơn mới cho đúng để giao cho bên mua.

Ví dụ 1:

Ngày 18/09/2019, sau khi đã lập và xé hóa đơn ra khỏi quyển hóa đơn, doanh nghiệp A phát hiện mình đã ghi sai đơn giá của hàng hóa. Hóa đơn này chưa giao cho bên mua nên doanh nghiệp A tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn, kẹp chúng lại vào quyển hóa đơn và lập hóa đơn mới để giao cho bên mua.

2. Hóa đơn bị sai số tiền đã được giao cho bên mua

Trường hợp hóa đơn bị sai số tiền đã được giao đến bên mua, doanh nghiệp cần xác định đôi bên đã tiến hành kê khai thuế đối với hóa đơn đó hay chưa để có cách xử lý phù hợp.

Trường hợp các bên chưa kê khai thuế đối với hóa đơn đó:

Trước tiên, đôi bên cùng nhau lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai; trong đó, ghi rõ lý do thu hồi và có đầy đủ chữ ký của các bên.

Sau đó, doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã lập sai, gạch chéo lên các liên của hóa đơn và lưu giữ chúng đầy đủ.

Cuối cùng, doanh nghiệp lập hóa đơn mới để giao cho bên mua. Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Ví dụ 2:

Ngày 20/09/2019, doanh nghiệp A đã lập và giao một hóa đơn cho khách hàng B. Đến ngày 21/09/2019, B phát hiện tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bị ghi sai nên đã thông báo cho A.

Vì chưa bên nào thực hiện kê khai thuế đối với hóa đơn này, nên A và B cùng nhau lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập vào ngày 22/09/2019. Doanh nghiệp A thu hồi lại hóa đơn đã lập sai, gạch chéo lên các liên của hóa đơn. Cùng ngày, A lập hóa đơn mới để giao cho B.

Trường hợp các bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó:

Doanh nghiệp không thu hồi hóa đơn đã lập sai. Thay vào đó, đôi bên cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, ghi rõ các sai sót.

Sau đó, doanh nghiệp lập hóa đơn mới điều chỉnh những nội dung sai sót để giao cho bên mua. Ngày lập hóa đơn điều chỉnh là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Trên hóa đơn phải ghi rõ các điều chỉnh về số tiền đã ghi sai, điều chỉnh cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì và trên hóa đơn không được ghi số âm (-).

Ví dụ 3:

Ngày 22/09/2019, doanh nghiệp A phát hiện có một hóa đơn xuất cho doanh nghiệp C ngày 20/06/2019 bị sai số tiền thuế Giá trị gia tăng.

Vì đôi bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn này vào kỳ khai thuế Giá trị gia tăng quý II năm 2019, nên A và C cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn lập sai vào ngày 23/09/2019. Cùng ngày, A lập hóa đơn điều chỉnh ghi đúng số thuế Giá trị gia tăng và giao cho C.

Doanh nghiệp A không thu hồi hóa đơn đã lập sai. A và C sử dụng hóa đơn điều chỉnh để khai bổ sung kỳ khai thuế quý II năm 2019.

3. Đối với hóa đơn điện tử

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định như sau:

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

+ Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

++ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

++ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

Quý thành viên có thể tham khảo mẫu và công việc dưới đây:

- Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai;

- Hóa đơn điều chỉnh;

- Xử lý hóa đơn lập sai.

Căn cứ pháp lý:

- Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quý thành viên hãy theo dõi chúng tôi để nhận thêm nhiều tin tức:

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.