THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

11:14 07/04/26

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026 và xử lý thu nhập trên eTax Mobile chênh lệch với chứng từ khấu trừ thuế TNCN công ty cấp

>> Cập nhật một số văn bản hợp nhất về thuế phí lệ phí mới nhất 2026

>> Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN excel năm 2026 (mẫu 03/TNCN) kèm hướng dẫn cách điền

1. Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026

Căn cứ Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Công văn 2386/CT-CS năm 2025), hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử như sau:

(i) Doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế TNCN, khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số trước khi sử dụng chứng từ điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

(ii) Được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không phải trả tiền dịch vụ đối với các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử.

- Doanh nghiệp, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý:

- Kể từ thời điểm cơ quan quản lý thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây, tiêu hủy những chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

- Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan quản lý thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua một trong các phương thức sau:

- Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan

- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026

Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Hướng dẫn điền mẫu 03/TNCN chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>>TẢI VỀ<< Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN word năm 2026

>>TẢI VỀ<< Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN excel năm 2026

Dưới đây là hướng dẫn điền mẫu 03/TNCN chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CCCD/Thẻ Căn cước/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế): Ghi số định danh trên CCCD.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[13] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi các khoản đóng

[16] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[18] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC.

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập).

3. Xử lý thu nhập trên eTax Mobile chênh lệch với chứng từ khấu trừ thuế TNCN công ty cấp

Tại Hội nghị trực tuyến của Cục thuế ngày 18/3/2026 đã giải đáp về việc “xử lý thu nhập trên eTax Mobile chênh lệch với chứng từ khấu trừ thuế TNCN công ty cấp”, cụ thể như sau:

Câu hỏi:

Tại sao thu nhập trên eTax Mobile lại khác với thu nhập trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN do công ty cấp? Tôi phải khai quyết toán thuế TNCN theo số nào ạ?

Trả lời:

Việc chênh lệch giữa dữ liệu trên eTax Mobile và chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể xuất phát từ một số nguyên nhân sau:

- Dữ liệu trên eTax được tổng hợp từ tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN) do các tổ chức trả thu nhập gửi cho cơ quan thuế. Do đó, khi tổ chức trả thu nhập có thể kê khai điều chỉnh hoặc bổ sung tờ khai thuế sau khi đã cấp chứng từ khấu trừ, dẫn đến số liệu trên eTax được cập nhật khác với chứng từ đã cấp trước đó.

- Một số trường hợp tổ chức trả thu nhập kê khai sai mã số thuế cá nhân, sai thu nhập hoặc sai số thuế khấu trừ, khiến dữ liệu hiển thị trên hệ thống chưa chính xác.

Trong trường hợp bạn phát hiện chênh lệch số liệu, bạn có thể liên hệ với công ty và đối chiếu để xác định nguyên nhân và đề nghị điều chỉnh tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức (nếu có sai sót) trước khi thực hiện quyết toán thuế TNCN.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.