THUẾ - KẾ TOÁN

Cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

09:39 21/08/26

Dưới đây là hướng dẫn cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ 01/7/2026.

>> Mẫu bảng kê xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng theo Nghị định 254

>> Điểm mới tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 89/2026/TT-BTC so với Thông tư 80/2021/TT-BTC

1. Cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254

Căn cứ theo điểm a3 mục 5 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

- Trường hợp hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.

- Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.

Dưới đây là hướng dẫn cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254 đối với trường hợp lập hóa đơn riêng cho từng khách hàng và trường hợp lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết.

1.1. Trường hợp lập hóa đơn riêng cho từng khách hàng

Căn cứ điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng như sau:

- Trường hợp khách hàng cho biếu tặng là cơ sở kinh doanh (tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) thì tên, địa chỉ và mã số thuế của người nhận được ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

- Trường hợp khách hàng cho biếu tặng là người tiêu dùng:

+ Nếu khách hàng có cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin này (đối với người nước ngoài có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch).

+ Nếu khách hàng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì trên hóa đơn ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng".

Lưu ý: Việc thể hiện “Bán cho người tiêu dùng” trên hóa đơn xuất hàng cho, biếu, tặng không ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

1.2. Trường hợp lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết

Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.

Theo đó, trường hợp lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết khi tặng quà cho khách hàng thì thực hiện như sau:

- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”.

- Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

- Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.

- Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.

- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”;

(Căn cứ điểm a.3 Mục 5 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

>> Xem thêm: Mẫu bảng kê xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng theo Nghị định 254

Trên đây là nội dung “Cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254”

Cách ghi thông tin khách hàng trên hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa biếu tặng cho khách hàng

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Theo đó, thời điểm xuất hóa đơn hàng biếu tặng là thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng biếu tặng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.