Thu tiền trước nhưng chưa giao hàng khi nào phải xuất hóa đơn?

Thu tiền trước nhưng chưa giao hàng khi nào phải xuất hóa đơn?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

...

Theo đó, không phải mọi trường hợp khách hàng thanh toán tiền trước đều phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền. Thời điểm lập hóa đơn được xác định khác nhau đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

Vì vậy, nếu khách hàng chuyển tiền trước nhưng doanh nghiệp chưa giao hàng, chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa thì thông thường chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Hóa đơn được lập khi hàng hóa được chuyển giao cho người mua.

Ví dụ: Ngày 24/8, khách hàng chuyển trước 100 triệu đồng để mua hàng nhưng đến ngày 30/8 doanh nghiệp mới giao hàng và chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Trường hợp này, hóa đơn được lập ngày 30/8, không phải ngày 24/8 chỉ vì doanh nghiệp đã nhận tiền.

- Đối với cung cấp dịch vụ: Nguyên tắc là lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Do đó, khác với bán hàng hóa, việc khách hàng thanh toán trước cho dịch vụ có thể làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn ngay khi thu tiền.

Lưu ý các ngoại lệ đối với tiền đặt cọc: Trường hợp khoản tiền nhận trước thực chất là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ Luật dân sự 2015 để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

Như vậy, khi xác định thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp thu tiền trước thì:

+ Đối với hàng hóa, cần xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

+ Đối với dịch vụ, cần xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu đã thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.

Thu tiền trước nhưng chưa giao hàng khi nào phải xuất hóa đơn? (Hình từ Internet)

Có bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế khi xuất hóa đơn sai thời điểm để kê khai không?

Căn cứ theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

...

Theo đó, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được thực hiện nhằm khắc phục nội dung sai trên hóa đơn theo từng trường hợp, không phải để thay đổi ngày lập hóa đơn đã phát hành.

Do đó, trường hợp hóa đơn chỉ lập sai thời điểm nhưng các nội dung khác như tên, mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế đều chính xác thì không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chỉ để sửa ngày lập hóa đơn. Người bán và người mua thực hiện kê khai thuế theo hóa đơn đã lập, đồng thời việc lập hóa đơn sai thời điểm được xử lý theo quy định về hành vi vi phạm thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn vừa sai thời điểm, vừa có sai sót về nội dung như hàng hóa, giá trị, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung thuộc trường hợp phải xử lý thì người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Lưu ý: Hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Hóa đơn điện tử từ được quy định như thế nào theo Luật Quản lý thuế?

Căn cứ tại Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 nội dung về hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện như sau:

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế và kế toán.

- Hóa đơn điện tử gồm:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

+ Hóa đơn điện tử không có mã;

+ Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

- Đối tượng sử dụng:

+ Người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ;

+ Hộ, cá nhân kinh doanh và tổ chức có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh phải khai, nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn.

- Dịch vụ hóa đơn điện tử gồm: lập, truyền, lưu trữ hóa đơn điện tử. Tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện kỹ thuật, bảo mật dữ liệu và phối hợp với cơ quan thuế.

- Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:

+ Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn, ghi đầy đủ nội dung và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.

+ Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

+ Người nộp thuế phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật phục vụ kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử.

+ Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, kết nối và chia sẻ phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi người mua.

+ Cơ quan thuế quản lý, vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử và áp dụng biện pháp quản lý rủi ro, kể cả ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp rủi ro cao.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải có cơ chế kiểm tra, cảnh báo và cung cấp thông tin cho cơ quan thuế.

+ Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ.

+ Chính phủ và Bộ Tài chính quy định chi tiết về loại hóa đơn, đối tượng sử dụng, định dạng, đăng ký, xử lý hóa đơn điện tử và các biện pháp quản lý liên quan.