Sổ BHXH điện tử từ 05/10/2026: Doanh nghiệp cần làm gì?

Sổ BHXH điện tử từ 05/10/2026: Doanh nghiệp cần làm gì?

Vừa qua, BHXH TP Hồ Chí Minh đã ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử.

>> Tải về Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 <<

Đối với sổ bảo hiểm xã hội, không phải từ 01/10/2026 tất cả người lao động đều chuyển sang sổ BHXH điện tử. Thay vào đó, BHXH TP Hồ Chí Minh có hướng dẫn như sau:

Từ thời điểm Thông báo có hiệu lực, đối với trường hợp phát sinh điều chỉnh thông tin, điều chỉnh nội dung trên sổ, gộp sổ hoặc xác nhận bảo lưu mà được cấp sổ điện tử thì bản điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy; khi đã được cấp bản điện tử, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp tờ rời giấy. Người chưa được cấp bản điện tử vẫn sử dụng bản giấy.

Vậy, "Sổ BHXH điện tử từ 05/10/2026: Doanh nghiệp cần làm gì?"

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Nghị định 164/2025/NĐ-CP, Thông tư 09/2026/TT-BTC và Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, BHXH TP Hồ Chí Minh hướng dẫn việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

Theo điểm đ khoản 1 Điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 quy định người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như sau để áp dụng cho sổ BHXH điện tử từ 05/10/2026:

Bước 1: Hướng dẫn 100% người lao động cài đặt VNeID mức 2 + VssID

Bước 2: Thu thập Email cá nhân chính chủ của người lao động

Bước 3: Gửi hồ sơ điện tử Mẫu 608 để cập nhật Email lên hệ thống BHXH

Lưu ý: Sổ điện tử có giá trị pháp lý như sổ giấy. Người lao động đã có sổ điện tử giao dịch trực tiếp qua VssID không cần nộp sổ giấy.

Trường hợp người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 mà chưa được cấp sổ BHXH bản điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Sổ BHXH điện tử từ 05/10/2026: Doanh nghiệp cần làm gì? (Hình từ Internet)

Có sổ BHXH điện tử rồi thì mấy tờ rời BHXH cũ có bỏ được không?

Hiện nay, KHÔNG nên bỏ mấy tờ rời BHXH cũ mặc dù đã được cấp sổ BHXH điện tử nhằm để đối chiếu đầy đủ toàn bộ quá trình đóng BHXH của bản thân.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ BHXH như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, từ năm 2026, người lao động đã có sổ BHXH điện tử. Đồng thời, sổ BHXH điện tử và sổ BHXH giấy có giá trị pháp lý như nhau.

Trên sổ BHXH điện tử, người lao động có thể xem từng giai đoạn tham gia BHXH và tổng thời gian đã đóng. Nhưng điều quan trọng người lao động cần kiểm tra không phải là sổ BHXH điện tử có hay chưa mà là dữ liệu trên sổ BHXH điện tử có khớp với toàn bộ quán trình đóng trước đây hay không.

Đặc biệt, nếu người lao động từng làm nhiều công ty, làm việc ở nhà tỉnh thành thì việc lấy các tờ rời BHXH cũ ra để đối chiếu từng giai đoạn trước khi làm các chế độ BHXH là điều cần thiết.

Nếu dữ liệu đã khơp sđầy đủ thì người lao động có thể thực hiện các bước tiếp theo để hướng quyền lợi của BHXH, còn nếu thiếu một công ty hay thiếu một thời gian tham gia BHXH hoặc không khớp dữ liệu thì phải liên hệ với cơ quan BHXH để xử lý trước khi sử dụng đến quyền lợi BHXH.

Tham khảo thêm Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 Tải về của BHXH TP Hồ Chí Minh về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử như sau:

Có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN đúng không?

Ngày 03/02/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 09/2026/TT-BTC về việc tạo lập sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử.

Trong đó, tại Điều 6 Thông tư 09/2026/TT-BTC có quy định về sử dụng sổ BHXH điện tử như sau:

Sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử

1. Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật không yêu cầu cung cấp sổ bảo hiểm xã hội bản giấy khi người tham gia nộp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử.

3. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế không yêu cầu người tham gia cung cấp thẻ bảo hiểm y tế bản giấy khi khám bệnh, chữa bệnh bằng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử và có trách nhiệm tra cứu giá trị sử dụng thẻ bảo hiểm y tế trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Bên cạnh đó, dựa vào Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-BTC có quy định Thông tư này có hiệu lực từ 03/02/2026.

Theo đó, người dân có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

Cơ quan, tổ chức thực hiện giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật không yêu cầu cung cấp sổ BHXH bản giấy khi người tham gia nộp sổ BHXH điện tử.