Quy trình tiếp nhận cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ra sao?

Quy trình tiếp nhận cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ tại Điều 9 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021 quy định Quy trình tiếp nhận cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

Bước 1: Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng điện tử tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ người nộp thuế (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021), Hệ thống hóa đơn điện tử tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của NNT.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- HĐĐT có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT đã gửi NNT.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021.

- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống hóa đơn điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

Bước 2: Cấp mã cho hóa đơn điện tử:

Trường hợp hóa đơn điện tử đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021, Hệ thống HĐĐT thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Tổng cục Thuế và gửi cho NNT chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được HĐĐT đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021.

Trường hợp HĐĐT không đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT (Mẫu số 01/TB-KTDL), ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021.

Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã được cấp mã, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống hóa đơn điện tử tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này. Kết quả đối chiếu là căn cứ để cơ quan thuế đề nghị người nộp thuế giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021.

Cập nhật: Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021 đã hết hiệu lực và đã bị thay thế bởi Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Cục trưởng Cục Thuế ban hành.

Căn cứ vào Điều 18 Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 có quy định về quy trình tiếp nhận cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

* Bước 1. Đối chiếu thông tin HĐĐT.

Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ NNT (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 21 Quy trình này), Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ, và phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của NNT.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- HĐĐT có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT đã gửi NNT.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp hóa đơn tích hợp, hệ thống kiểm tra trạng thái hoạt động bên thu, loại HĐ tích hợp, ký hiệu mẫu số HĐ tích hợp, ký hiệu HĐ tích hợp phù hợp với thông tin đã đăng ký.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh. Khi NNT đề nghị cấp mã một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn thay thế với các thông tin hoá đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn điều chỉnh và không phải là hóa đơn thay thế. Khi NNT đề nghị cấp mã một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn điều chỉnh với các thông tin hóa đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

* Bước 2. Cấp mã cho HĐĐT.

Trường hợp HĐĐT đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT-CTĐT thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Cục Thuế và gửi cho NNT chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được HĐĐT đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

Trường hợp HĐĐT không đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT (Mẫu số 01/TB-KTDL tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), ký nhân danh Cục Thuế và gửi NNT theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình này.

Quy trình tiếp nhận cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ra sao?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

4. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Trong đó, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Lưu ý: từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế 2025 chính thức có hiệu lực thi hành, trừ những quy định tại Điều 13, Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Hiện Luật Quản lý thuế 2025 chưa có quy định hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì nên vẫn căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2019 để xác định cho đến khi có văn bản mới.