Không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang, công ty có bị phạt không?

Không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang, công ty có bị phạt không?

Hiện hành, tại Điều 39 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động tự ý nghỉ ngang sẽ bị coi là hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Khi đó, bên cạnh việc chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động còn có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường cho người sử dụng lao động theo quy định.

Đồng thời, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, chỉ cần hợp đồng lao động bị chấm dứt, không phân biệt là nghỉ việc đúng luật hay nghỉ ngang thì phía công ty đều phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ đó cho người lao động.

Do đó, kể cả khi người lao động nghỉ ngang thì công ty vẫn phải thực hiện chốt sổ BHXH.

Vậy, "không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang công ty có bị phạt không?"

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang công ty sẽ bị xử phạt như sau:

- Không chốt sổ BHXH cho từ 01 người đến 10 người lao động: Phạt 01 - 02 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 11 người đến 50 người lao động: Phạt 02 - 05 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 51 người đến 100 người lao động: Phạt 05 - 10 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 101 người đến 300 người lao động: Phạt 10 - 15 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 301 người lao động: Phạt 15 - 20 triệu đồng.

Căn cứ khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt theo mức kể trên, đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp mức phạt sẽ gấp hai lần mức phạt cá nhân

Ngoài ra, nếu đã chốt sổ BHXH nhưng sau đó công ty lại không trả lại sổ cho người lao động thì còn bị phạt từ 4 - 8 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (theo điểm c khoản 3 Điều 48 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang, công ty có bị phạt không? (Hình từ Internet)

Có sổ BHXH điện tử rồi thì mấy tờ rời BHXH cũ có bỏ được không?

Hiện nay, KHÔNG nên bỏ mấy tờ rời BHXH cũ mặc dù đã được cấp sổ BHXH điện tử nhằm để đối chiếu đầy đủ toàn bộ quá trình đóng BHXH của bản thân.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ BHXH như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, từ năm 2026, người lao động đã có sổ BHXH điện tử. Đồng thời, sổ BHXH điện tử và sổ BHXH giấy có giá trị pháp lý như nhau.

Trên sổ BHXH điện tử, người lao động có thể xem từng giai đoạn tham gia BHXH và tổng thời gian đã đóng. Nhưng điều quan trọng người lao động cần kiểm tra không phải là sổ BHXH điện tử có hay chưa mà là dữ liệu trên sổ BHXH điện tử có khớp với toàn bộ quán trình đóng trước đây hay không.

Đặc biệt, nếu người lao động từng làm nhiều công ty, làm việc ở nhà tỉnh thành thì việc lấy các tờ rời BHXH cũ ra để đối chiếu từng giai đoạn trước khi làm các chế độ BHXH là điều cần thiết.

Nếu dữ liệu đã khơp sđầy đủ thì người lao động có thể thực hiện các bước tiếp theo để hướng quyền lợi của BHXH, còn nếu thiếu một công ty hay thiếu một thời gian tham gia BHXH hoặc không khớp dữ liệu thì phải liên hệ với cơ quan BHXH để xử lý trước khi sử dụng đến quyền lợi BHXH.

Tham khảo thêm Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 Tải về của BHXH TP Hồ Chí Minh về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử như sau:

Cách xác định các khoản phụ cấp hỗ trợ không tính đóng BHXH như thế nào?

Căn cứ theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về căn cứ đóng bảo hiểm xã hội như sau:

Căn cứ đóng bảo hiểm xã hội

1. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định như sau:

...

b) Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Trường hợp người lao động ngừng việc vẫn hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất thì đóng theo tiền lương được hưởng trong thời gian ngừng việc;

...

Theo đó, điều kiện xác định tiền lương tính đóng BHXH gồm:

- Mức lương theo công việc hoặc chức danh.

- Các khoản phụ cấp lương.

- Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Tuy nhiên, tại Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH năm 2025 hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc như sau: Đối với các chế độ và phúc lợi khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH không phải là tiền lương làm căn cứ tính đóng BHXH bắt buộc theo quy định pháp luật, gồm:

(1) Thưởng phụ cấp chuyên cần cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động;

(2) Tiền thưởng sáng kiến;

(3) Tiền ăn giữa ca;

(4) Hỗ trợ xăng xe;

(5) Hỗ trợ điện thoại;

(6) Hỗ trợ đi lại;

(7) Hỗ trợ tiền nhà ở;

(8) Hỗ trợ tiền giữ trẻ;

(9) Hỗ trợ nuôi con nhỏ;

(10) Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết;

(11) Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn;

(12) Hỗ trợ khi người lao động có sinh nhật;

(13) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động;

(14) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị bệnh nghề nghiệp.

Ngoài ra, theo Công văn 6101/BHXH-QLT năm 2026 của BHXH TP Hồ Chí Minh hướng dẫn xác định mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với khoản hỗ trợ trả cố định hằng tháng như sau:

1. Các khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở nếu ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TTBLĐTBXH ngày 12/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (nay là Bộ Nội vụ) không phải là tiền lương thì không làm căn cứ tính đóng BHXH bắt buộc (kể cả trường hợp các khoản này được cố định và được chi trả ổn định hằng tháng).

Căn cứ để xác định mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là nội dung được thỏa thuận trên hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật.

Như vậy, các khoản phụ cấp không tính đóng BHXH bắt buộc khi được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động thuộc các khoản phụ cấp hỗ trợ quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Đồng thời, đối với khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại và nhà ở, kể cả khi được cố định và chi trả ổn định hằng tháng, các khoản này vẫn không tính đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.