Hướng dẫn lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trên dichvucong gdt gov?

Hướng dẫn lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trên dichvucong gdt gov?

NÓNG: Chính thức thay đổi Lịch nghỉ lễ 2 9 và 24 11 năm 2026 để người lao động được nghỉ đến 09 ngày

ĐÃ CÓ: Lịch hoán đổi ngày nghỉ lễ 2/9/2026 kéo dài kỳ nghỉ lễ liên tiếp 05 ngày cho người lao động cả nước

Để người nộp thuế thuận tiện trong việc lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trên dichvucong gdt gov; Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trênb Cổng dịch vụ Công Thuế mà bạn có thể tham khảo:

Trước khi tiến hành lập danh sách, người nộp thuế cần:

- Truy cập phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất hiện nay là 5.5.6)

Người nộp thuế có thể tải phần mềm tại đường dẫn chính thức của Tổng cục Thuế (trường hợp chưa có phần mềm HTKK)

https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/hotrokekhai

- Khai báo thông tin doanh nghiệp: Tại mục Hệ thống, chọn Thông tin doanh nghiệp/Người nộp thuế để nhập/cập nhật thông tin đơn vị.

Tiến hành lập danh sách

Bước 1: Truy cập chức năng lập danh sách

- Vào mục Thuế thu nhập cá nhân → Chọn DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay.

- Lần gửi: Chọn “Lần gửi 1” nếu đây là lần đầu lập danh sách.

- Số chứng từ nộp NSNN: Nhập số Giấy nộp tiền (GNT) đã nộp thành công vào Ngân sách Nhà nước.

Bước 2: Khai báo thông tin danh sách

- Sau khi tạo mới danh sách, NNT tiến hành điền đầy đủ các chỉ tiêu:

+ Số tham chiếu: Ghi số tham chiếu trên GNT.

+ Ngày: Nhập ngày lập GNT thành công.

+ Mục [5] – Mã hồ sơ tờ khai:

+ Chọn loại tờ khai (số tờ khai).

+ Thực hiện tra cứu tờ khai 05/KK-TNCN đã nộp, sao chép Mã hồ sơ và điền vào chỉ tiêu này.

+ Mục [6] – Kỳ khai thuế: Chọn kỳ tính thuế tương ứng (theo tháng hoặc theo quý).

+ Mục [8] – Số tiền đã nộp NSNN: Nhập tổng số tiền thuế TNCN đã nộp thay vào Ngân sách Nhà nước.

Bước 3: Nhập liệu chi tiết cho từng cá nhân

Khai báo thông tin từng cá nhân trong danh sách:

- Mã số thuế, Họ tên của cá nhân được nộp thay.

- Số tiền đã khấu trừ: Nhập số tiền đã khấu trừ tương ứng với từng cá nhân theo đúng dữ liệu kê khai.

Lưu ý: Sau khi nhập xong toàn bộ danh sách, Số tiền đã nộp NSNN tại mục [8] sẽ được hệ thống tự động cập nhật bằng tổng Số tiền đã khấu trừ.

Bước 4: Kiểm tra, lưu trữ và kết xuất

- Sau khi hoàn thành, kiểm tra đảm bảo tổng số tiền đã khấu trừ khớp với số tiền đã nộp NSNN.

- Thực hiện ghi lại danh sách.

- Kết xuất tệp tin (định dạng Excel và XML) để lưu trữ và đính kèm theo hồ sơ nộp thuế cùng với Giấy nộp tiền (GNT).

Bước 5: Người nộp thuế truy cập cổng Dịch vụ Công của Tổng cục Thuế theo đường link: https://dichvucong.gdt.gov.vn/

- NNT chọn “Đăng nhập” “Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử”

- Chọn đối tượng là “Doanh nghiệp” và tiến hành điền các thông tin (Mã số thuế, mật khẩu đăng nhập).

Bước 6: Tra cứu giấy nộp tiền và tải lên danh sách chi tiết

- NNT chọn “Dịch vụ khác” vào mục “ Nộp thuế” và chọn “Tra cứu GNT”.

- NNT chọn khoảng thời gian nộp tiền thuế và tìm đến giao dịch đã lập thành công.

- Kéo đến dòng GNT cần nộp bổ sung danh sách. Tại cột “ Nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân”, chọn tệp tải lên.

Bước 9: Chọn tệp bảng kê tải lên và tiến hành ký điện tử và nộp bảng kê.

Sau khi hệ thống báo “Nộp thành công: quay lại màn hình tra cứu GNT để kiểm tra. Khi cột “Nộp DS chi tiết..) hiển thị trạng thái “Đã nộp” hoặc có biểu tượng xác nhận (như hình minh họa dưới đây, quy trình được coi là đã hoàn tất.

Thông tin trên mang tính tham khảo.

Trên đây là nội dung "Hướng dẫn lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trên dichvucong gdt gov?".

Hướng dẫn lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên HTKK và nộp danh sách trên dichvucong gdt gov? (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay Quý 4 2025 là khi nào?

Căn cứ Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Theo đó, doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.

Dẫn chiếu đến khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn nộp tiền TNCN thay cá nhân cũng như hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10

...

Theo đó, thời hạn nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:

Doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý thì chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.

Có nghĩa là, thời hạn nộp tiền thuế TNCN quý 4 2025 là ngày 31/01/2026, người lao động có phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời hạn nộp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là từ ngày 31/01/2026, ngay sau khi công ty thực hiện nộp thuế thay cho người lao động.

Lưu ý: Hiện tại, chưa có các văn bản chính thức từ cơ quan thuế quy định hạn chót nộp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân mà chỉ nhấn mạnh thực hiện ngay sau khi công ty thực hiện nộp thuế thay.

Không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai Thuế TNCN?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Hồ sơ khai thuế

...

3. Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:

a) Người nộp thuế chỉ có hoạt động, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế đối với từng loại thuế.

b) Cá nhân có thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và quy định tại điểm b khoản 2 Điều 79 Luật Quản lý thuế trừ cá nhân nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản; chuyển nhượng bất động sản.

c) Doanh nghiệp chế xuất chỉ có hoạt động xuất khẩu thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.

d) Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 4 Nghị định này.

đ) Người nộp thuế nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trừ trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, tổ chức lại doanh nghiệp theo quy định của khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế.

e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập

Như vậy, người khai thuế TNCN là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập thì không phải khai thuế.