Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lưu trữ hóa đơn như thế nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lưu trữ hóa đơn như thế nào?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 152/2025/TT-BTC và Luật kế toán 2015, quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được phép lưu trữ hóa đơn bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử, đồng thời phải bảo quản hóa đơn đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Cụ thể như sau:

Đầu tiên, căn cứ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Đồng thời, căn cứ vào Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC có quy định về sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Về số kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán,...) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tối thiểu là 05 năm, đối với thời hạn lưu trữ hóa đơn thì thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

3. Ngoài các sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bổ sung thêm các sổ kế toán hoặc sửa đổi lại biểu mẫu các sổ kế toán cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị. Sổ kế toán được mở thêm hoặc sửa đổi lại biểu mẫu vẫn phải ghi rõ tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

4. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử mà được hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các loại thuế khác phải nộp (nếu có) và thông báo cho người nộp thuế thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các mẫu sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này để theo dõi, đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế.

Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 5 năm. Thời hạn lưu trữ hóa đơn thì thực hiện theo quy định của pháp luật thuế.

Tiếp theo, tại Điều 41 Luật kế toán 2015 có quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Như vậy, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi lưu trữ hóa đơn phải bảo đảm tính an toàn, bảo mật, đầy đủ và không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định, cụ thể:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán.

Theo đó, hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và phải bảo đảm có thể tra cứu hoặc in ra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Đối với hóa đơn giấy đã lập thì hộ, cá nhân kinh doanh phải tự bảo quản và lưu trữ như tài sản riêng của mình.

Đồng thời, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc điện tử. Thời gian lưu trữ tối thiểu đối với tài liệu kế toán là 05 năm; riêng chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính sử dụng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính có thể phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật kế toán 2015.

Lưu ý: Khi hết thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, đơn vị kế toán thực hiện tiêu hủy theo quy định tại Điều 16, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là lúc nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

...

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

- Khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

- Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Cả 2 trường hợp trên đều không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền. Tuy nhiên, trường hợp bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ một số khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định pháp luật.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lưu trữ hóa đơn như thế nào? (Hình từ Internet)

Số hóa đơn ghi trên hoá đơn điện tử được quy định như thê nào?

Căn cứ vào khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c, đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về nội dung của hoá đơn điện tử như sau:

- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.