Khi nào chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán?
Theo khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:
Chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
...
Theo đó, Điều 16 Luật kế toán 2015 quy định về nội dung chứng từ kế toán như sau:
Nội dung chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Như vậy, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ và nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;
- Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi nào? (Hình từ Internet)
Chứng từ kế toán giấy chuyển đổi thành chứng từ điện tử thì còn sử dụng được không?
Theo khoản 3 Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:
Nội dung chứng từ kế toán
...
3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Như vậy, chứng từ kế toán giấy chuyển đổi thành chứng từ điện tử thì chứng từ giấy chỉ còn giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán.
Chứng từ kế toán giấy chuyển đổi sang chứng từ điện tử bằng phương thức nào?
Theo Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:
Chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
1. Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử:
a) Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc
b) Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
2. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;
b) Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Như vậy, chứng từ kế toán giấy chuyển đổi sang chứng từ điện tử bằng phương thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
