Theo Khoản 5, Điều 3, thông tư 38/2015/TT-BTC có quy định: “Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.
Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Theo quy định, công ty chúng tôi đang lưu trữ chứng từ gốc bằng file giấy từ nhà cung cấp gửi về, nhưng hiện nay, một số nhà cung cấp đề nghị gửi chứng từ gốc bằng file điện tử (file PDF) đã được xác nhận bằng chữ ký số của nhà cung cấp. Vậy chứng từ điện tử này có được coi là chứng từ gốc hay không?
Trong quá trình khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm ECUS, nếu chúng tôi thực hiện nghiệp vụ khai báo file đính kèm bằng file điện tử đã được nhà cung cấp chứng thực mã hóa, vậy khi tờ khai phân luồng vàng hoặc luồng đỏ, chúng tôi có cần cung cấp chứng từ giấy có chữ ký con dấu xác nhận nữa hay không?