Từ 1/7/2025, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bất động sản là mấy năm?

Nội dung chính

• Từ 1/7/2025, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bất động sản là mấy năm?
• Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử được thực hiện như thế nào?
• Hồ sơ công chứng bao gồm những gì?

Từ 1/7/2025, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bất động sản là mấy năm?

Căn cứ khoản 2 Điều 68 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025) quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Điều 68. Lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.

2. Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

[....]

Như vậy, từ 1/7/2025 kể từ khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực thi hành, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bất động sản ít nhất 30 năm và phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

Từ 1/7/2025, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bất động sản là mấy năm? (Hình từ Internet)

Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 65 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025) quy định quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử như sau:

(1) Việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:

- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;

- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

(2) Thủ tục công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại Mục 1 và Mục 2 Chương này

Hồ sơ công chứng bao gồm những gì?

Căn cứ Điều 67 Luật Công chứng 2024 quy định về hồ sơ công chứng như sau:

Điều 67. Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm: bản gốc văn bản công chứng; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này; giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Như vậy, hồ sơ công chứng bao gồm:

- Bản gốc văn bản công chứng;

- Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định;

- Ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024

- Giấy tờ liên quan khác.