Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ từ ngày 01/7/2025 như thế nào?

Nội dung chính

• Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?
• Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm những gì?
• Hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu nào?

Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ 2024 quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Điều 14. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.

2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;

b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;

c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Như vậy, nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

- Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;

- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;

- Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ từ ngày 01/7/2025 như thế nào?(Hình từ Internet)

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm những gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu như sau:

Điều 15. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

[...]

Như vậy, hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt;

- Hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược;

- Chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia;

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024 quy định về thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ như sau:

Điều 17. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

[...]

4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

a) Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;

b) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

c) Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

d) Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật này; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này.

[...]

Như vậy, hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

- Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

- Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ 2024; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.

Lưu ý, Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.