Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì được xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì được xử lý như thế nào?
• Sổ bảo hiểm xã hội bị mất hoặc hư hỏng thì được cấp lại trong bao lâu?
• Nghỉ ngang có được trả sổ bảo hiểm xã hội không?

Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì được xử lý như thế nào?

Tại điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 có quy định về quản lý tiền thu BHXH như sau:

Điều 43. Quản lý tiền thu

...

3. Hoàn trả

3.1. Các trường hợp hoàn trả

...

e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Tại khoản 2 Điều 46 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 có quy định về nội dung ghi trên số BHXH và gộp sổ BHXH như sau:

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH đối với một người có từ 2 sổ BHXH trở lên được quản lý theo Điều 33b.

...

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

Như vậy, trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì được xử lý như sau:

Trường hợp 1: Có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau:

Cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động.

Trường hợp 2: Có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau:

Gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì được xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)

Sổ bảo hiểm xã hội bị mất hoặc hư hỏng thì được cấp lại trong bao lâu?

Tại Điều 29 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về cấp sổ BHXH như sau:

Điều 29. Cấp sổ BHXH

1. Cấp mới: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

3. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

4. Xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội bị mất hoặc hư hỏng thì sẽ được cấp lại trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Tuy nhiên nếu cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì thời gian cấp lại sổ bảo hiểm xã hội sẽ không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Nghỉ ngang có được trả sổ bảo hiểm xã hội không?

Tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

...

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

...

Như vậy, trách nhiệm của người sử dụng lao động là phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Do đó, dù có nghỉ ngang thì người sử dụng lao động vẫn phải trả sổ cho người lao động.

Trân trọng!