Có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hay không?

Nội dung chính

• Có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hay không?
• Trương hợp nào thì tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không được tiêu hủy?
• Các loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ tối thiểu 5 năm?

Có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hay không?

Căn cứ quy định Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Theo như quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán có trách nhiệm phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

Do đó Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là đơn bị bắt buộc phải được thành lập khi tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán.

Có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hay không? (Hình từ Internet)

Trương hợp nào thì tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không được tiêu hủy?

Căn cứ quy định Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Theo như quy định thì các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Do đó, trong trường hợp có chỉ định khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc không được phép tiêu hủy tài thì các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ sẽ không được tiêu hủy.

Các loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ tối thiểu 5 năm?

Căn cứ quy định Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Như vậy, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm có:

[1] Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

[2] Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

[3] Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại [1], [2] mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Trân trọng!