Phiếu giao hàng là gì? Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng, mới nhất 2024?

Nội dung chính

• Phiếu giao hàng là gì?
• Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng mới nhất 2024?
• Hướng dẫn cách lập phiếu giao hàng chi tiết, đúng chuẩn 2024?
• Phiếu giao hàng có phải là văn bản hành chính không?

Phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng là một loại chứng từ được sử dụng trong vận tải, thương mại và dịch vụ. Nó được dùng để xác nhận việc giao hàng hóa từ người bán cho người mua. Phiếu giao hàng thường bao gồm các thông tin sau:

- Tên và địa chỉ của người bán và người mua

- Số lượng, chủng loại, phẩm chất hàng hóa

- Giá trị hàng hóa

- Ngày giao hàng

- Chữ ký của người bán và người mua

Phiếu giao hàng có vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nó giúp đảm bảo quyền lợi của cả người bán và người mua.

Người bán có thể dựa vào phiếu giao hàng để xác định rằng hàng hóa đã được giao đúng số lượng, chủng loại và phẩm chất.

Người mua có thể dựa vào phiếu giao hàng để xác định rằng họ đã nhận đủ hàng hóa và có thể khiếu nại nếu có vấn đề gì xảy ra.

Phiếu giao hàng là gì? Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng, mới nhất 2024? (Hình từ Internet)

Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng mới nhất 2024?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu phiếu giao hàng. Tuy nhiên, dù được thiết kế theo cách nào thì cũng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết để xác nhận việc giao hàng hóa.

Có thể tham khảo Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng mới nhất 2024 dưới đây:

Tải Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng mới nhất 2024 Tại đây

Hướng dẫn cách lập phiếu giao hàng chi tiết, đúng chuẩn 2024?

Mẫu phiếu giao hàng tiết kiệm chuyên nghiệp và đẹp mắt cần đảm bảo các yếu tố sau:

+ Nội dung đầy đủ và chính xác: Phiếu giao hàng cần có đầy đủ các thông tin cơ bản như:

+ Thông tin đơn vị vận chuyển: Tên, logo, địa chỉ, số điện thoại, website,...

+ Thông tin đơn hàng: Mã vận đơn, ngày giao hàng, thời gian giao hàng,...

+ Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại khách hàng,...

+ Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, số lượng, giá trị,...

+ Hình thức bắt mắt và dễ nhìn: Phiếu giao hàng cần được thiết kế với bố cục hợp lý, font chữ dễ đọc, màu sắc hài hòa,...

+ Có logo và thông tin liên hệ của đơn vị vận chuyển: Logo và thông tin liên hệ của đơn vị vận chuyển cần được in rõ ràng trên phiếu giao hàng để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ khi cần.

Tuy nhiên, dù có thiết kế như thế nào thì Văn phong trong phiếu giao hàng nên đảm bảo các quy chuẩn của một văn bản hành chính quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP để bảo đảm sự chuyên nghiệp.

Khi lập phiếu giao hàng, cần lưu ý những điều sau:

[1] Thông tin đơn vị vận chuyển

Đây là phần thông tin ở đầu phiếu giao hàng để người nhận có thể nắm được thông tin về đơn vị vận chuyển. Thông tin chi tiết bao gồm:

+ Tên của hãng vận chuyển

+ Trụ sở chính

+ Đường dây nóng

+ Địa chỉ email và fax

+ Logo của đơn vị vận chuyển

- Thời gian xuất phiếu

Đây là nội dung quan trọng cần ghi đầy đủ và chính xác. Trong một số trường hợp ngoài ý muốn, thời gian ghi trên mẫu phiếu giao hàng có thể sẽ là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp.

[2] Thông tin khách hàng và người nhận

Trong phần danh mục này cần phải đảm bảo những thông tin như sau:

+ Tên khách hàng, người mua hàng

+ Tên người nhận hàng

+ Địa chỉ giao hàng

+ Số điện thoại được gọi để giao hàng

+ Giải thích các vấn đề về việc giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa

Cần xác nhận chính xác thông tin khách hàng trước khi giao hàng để tránh trường hợp thông tin không chính xác gây chậm trễ trong quá trình giao hàng.

[3] Danh sách hàng hóa

Những nội dung cần có trong phần danh sách hàng hóa sẽ bao gồm:

+ Tên sản phẩm

+ Thông tin sản phẩm

+ Số lượng

+ Hiện trạng

+ Giá thành (viết bằng chữ và số)

Trong quá trình lên danh sách sản phẩm cần có sự linh hoạt trong việc kiểm kê kỹ lưỡng sản phẩm để tránh những trường hợp bất ngờ xảy ra.

[4] Chữ ký xác nhận

Chứ kỹ cần ghi rõ cả họ tên, có thể sử dụng cả hình thức đóng dấu để nâng cao giá trị của phiếu giao hàng.

Phiếu giao hàng có phải là văn bản hành chính không?

Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính như sau:

Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Theo đó, các loại văn bản hành chính gồm có: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Như vậy, phiếu giao hàng không phải là văn bản hành chính

Trân trọng!