Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từng lần khi mua bán xăng dầu tại TP.HCM năm 2024?

Nội dung chính

• Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từng lần khi mua bán xăng dầu tại TP.HCM
• Định dạng hoá đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ nào?
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từng lần khi mua bán xăng dầu tại TP.HCM

Căn cứ theo Công văn 14617/CTTPHCM-TTHT năm 2023 việc xuất hóa đơn điện tử từng lần khi mua bán xăng dầu tại TP.HCM được hướng dẫn như sau:

[1] Thời điểm lập hoá đơn: Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

(Theo điểm i khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

[2] Nội dung hoá đơn: Đảm bảo các nội dung quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, không nhất thiết phải có các chỉ tiêu sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;.

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

[3] Xử lý hoá đơn có sai sót:

- Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

(Theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

[4] Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

(Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

[5] Các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu tại TP.HCM triển khai đến các cửa hàng bán lẻ xăng dầu thuộc đơn vị khi bán xăng dầu cho khách hàng phải thực hiện lập hóa đơn khi kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán cho khách hàng là cá nhân.

Đồng thời người bán phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

[6] Bên cạnh đó, giải pháp tối ưu đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu là triển khai áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đặc điểm của bán lẻ xăng dầu là hoạt động kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng, có thời gian hoạt động thường xuyên, liên tục, giá trị từng hóa đơn không nhiều nhưng số lượng hóa đơn rất lớn, do đó việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và người tiêu dùng như:

- Có thể xuất hóa đơn điện tử ngay cho khách hàng kể cả ngoài giờ hay đêm khuya do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

- Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường.

- Tại một điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định đề xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

- Đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng cần hóa đơn để tham dự thưởng do thông tin trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thêm trường thông tin về CMND/CCCD trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từng lần khi mua bán xăng dầu tại TP.HCM năm 2024? (Hình từ Internet)

Định dạng hoá đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ nào?

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hoá đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

.....

Thông qua quy định trên, định dạnh hoá đơn điện tử hiện nay sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language).

Định dạng hoá đơn điện tử gồm các phần như sau:

- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và

- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Theo quy định Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Trân trọng!