Thời gian chậm nhất để đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước nộp lưu hồ sơ kiểm toán là bao nhiêu ngày?

Nội dung chính

• Thời gian chậm nhất để đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước nộp lưu hồ sơ kiểm toán là bao nhiêu ngày?
• Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán nhà nước tối thiểu là bao nhiêu lâu?
• Ai có thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán nhà nước?

Thời gian chậm nhất để đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước nộp lưu hồ sơ kiểm toán là bao nhiêu ngày?

Căn cứ quy định khoản 2 Điều 9 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN quy định về nộp lưu hồ sơ kiểm toán như sau:

Nộp lưu hồ sơ kiểm toán

1. Mỗi Đoàn kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước lập thành một hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục số II của quy định này.

2. Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm tổ chức lập danh mục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

....

Như vậy, thời gian chậm nhất để đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước nộp lưu hồ sơ kiểm toán là 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm tổ chức lập danh mục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán.

Thời gian chậm nhất để đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước nộp lưu hồ sơ kiểm toán là bao nhiêu ngày? (Hình từ Internet)

Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán nhà nước tối thiểu là bao nhiêu lâu?

Căn cứ quy định Điều 10 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN quy định về bảo quản hồ sơ kiểm toán như sau:

Bảo quản hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ; hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các Vụ tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ, trong thời gian chưa nộp về Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực thì phòng Tổng hợp của Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm quản lý hồ sơ.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Như vậy, thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán nhà nước tối thiểu là 10 năm.

Lưu ý: Trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì có thể rút ngắn hoặc kéo dài thời gian lưu trữ.

Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài.

Ai có thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán nhà nước?

Căn cứ quy định Điều 11 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN quy định về khai thác hồ sơ kiểm toán như sau:

Khai thác hồ sơ kiểm toán

....

2. Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán

a) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán đã bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực: Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước;

b) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán chưa được bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực: Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc Kiểm toán nhà nước do Kiểm toán trưởng quyết định theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

Căn cứ quy định Điều 37 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

...

3. Các cơ quan, cá nhân ngoài Kiểm toán Nhà nước đến khai thác, sử dụng, nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu của cơ quan cử đến và ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được sự đồng ý của Tổng Kiểm toán Nhà nước (đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan Kiểm toán Nhà nước), thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp (đối với tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp).

....

Như vậy, thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán nhà nước được quy định như sau:

- Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán đã bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực:

+ Tổng Kiểm toán Nhà nước có thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.

+ Thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp có thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng đối với tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp.

- Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán chưa được bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực:

+Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc Kiểm toán nhà nước do Kiểm toán trưởng quyết định theo quy định.

Trân trọng!