Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử mới nhất năm 2023?

Nội dung chính

• Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử mới nhất năm 2023?
• Thành phần hồ sơ và định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được quy định như thế nào?
• Người làm lưu trữ có trách nhiệm gì trong lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử?

Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử mới nhất năm 2023?

Ngày 31/8/2023 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cụ thể:

Đối tượng điều chỉnh của Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước (sau đây viết tắt là cơ quan, tổ chức) và cá nhân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư 13/2023/TT-BNV là hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Thành phần hồ sơ và định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được quy định như thế nào?

Theo Điều 3 Thông tư 13/2023/TT-BNV thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được Bộ Nội vụ hướng dẫn như sau:

- Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

- Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

- Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định kể trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử mới nhất năm 2023? (Hình từ Internet)

Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được quy định tại Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV như sau:

- Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

- Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử thi thực hiện như sau:

+ Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP

+ Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư 18/2019/TT-BTTTT.

- Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP cụ thể:

+ Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.

+ Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.

+ Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.

- Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.

Người làm lưu trữ có trách nhiệm gì trong lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử?

Tại Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV có quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Theo đó, trách nhiệm của người làm lưu trữ trong lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trân trọng!