Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng?

Nội dung chính

• Trách nhiệm của các cá nhân về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như thế nào?
• Các thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng được trình bày như thế nào?
• Các thành phần thể thức bổ sung được quy định như thế nào?
• Bản sao và các thành phần thể thức bản sao được quy định như thế nào?
• Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục được trình bày như thế nào?

Trách nhiệm của các cá nhân về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như thế nào?

Căn cứ Tiểu mục 4 Mục 1 Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng:

Trách nhiệm của các cá nhân

- Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.

Như vậy, các cá nhân có trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:

- Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng?(Hình từ Internet)

Các thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng được trình bày như thế nào?

Căn cứ Tiểu mục 1 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định các thành phần thể thức bắt buộc sau:

Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng

- Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài tiêu đề.

Tên cơ quan ban hành văn bản

- Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản.

- Ghi chính xác, đầy đủ tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền.

- Văn bản của đại hội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng cấp đó;

+ Ghi rõ đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy, trường hợp không xác định được lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ.

+ Văn bản của đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu và tên cơ quan cấp trên là đại hội đảng cấp đó.

- Văn bản của cấp uỷ các cấp và chi bộ ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi chung là Ban Chấp hành Trung ương.

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương, văn bản của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung là tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ.

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở, văn bản của ban thường vụ đảng uỷ cơ sở ghi chung là đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.

+ Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở ghi tên đảng uỷ bộ phận và tên đảng bộ cơ sở cấp trên trực tiếp.

+ Văn bản của chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộ phận ghi chung là chi bộ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.

+ Văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên cơ quan, tổ chức đảng và tên cấp uỷ mà cơ quan đó trực thuộc.

+ Văn bản của các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên đơn vị và tên cơ quan cấp trên trực tiếp.

+ Văn bản của liên cơ quan ban hành ghi đầy đủ tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

- Đối với văn bản của liên cơ quan, ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì trước, giữa các tên cơ quan, tổ chức có dấu gạch nối (-).

- Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản.

Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Cụ thể:

+ Số văn bản của đại hội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kể từ ngày khai mạc đại hội đến hết ngày bế mạc đại hội.

+ Số văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ, các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp uỷ.

+ Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp.

+ Trường hợp hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất diễn ra trong thời gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất.

+ Số văn bản của liên cơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan, tổ chức chủ trì.

+ Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản.

- Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.

+ Ký hiệu tên loại văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết), CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)…

+ Ký hiệu một số tên loại văn bản thống nhất như sau:

Quyết định: QĐ

Quy định: QĐi

Chỉ thị: CT

Chương trình: CTr

Thông tri: TT

Tờ trình: TTr

+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn bản.

Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của đại hội đảng các cấp ghi chung chữ viết tắt là "ĐH".

Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi chữ viết tắt tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó.

Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của liên cơ quan ban hành ghi chữ viết tắt tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Ký hiệu một số tên cơ quan ban hành văn bản thống nhất như sau:

* Các đảng uỷ và chi bộ

+ Đảng uỷ quân sự: ĐUQS; riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW

+ Đảng uỷ công an: ĐUCA

+ Đảng uỷ biên phòng: ĐUBP

+ Đảng uỷ khối: ĐUK

+ Các đảng uỷ khác: ĐU

+ Chi bộ: CB

* Các cơ quan tham mưu, giúp việc

+ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương: UBKTTW

+ Ban tổ chức tỉnh uỷ: BTCTU

+ Ban tuyên giáo huyện uỷ: BTGHU

* Đảng đoàn: ĐĐ

* Ban cán sự đảng: BCSĐ

* Ban chỉ đạo: BCĐ

* Tiểu ban: TB

* Hội đồng: HĐ

- Kỹ thuật trình bày

+ Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập.

+ Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước;

+ Giữa số và ký hiệu có dấu gạch nối (-)

+ Giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/)

+ Giữa chữ viết tắt của liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

+ Số và ký hiệu văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đặt trụ sở.

+ Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

+ Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên xã, phường, thị trấn.

+ Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế… ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế...

+ Văn bản của liên cơ quan ban hành ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức chủ trì.

+ Ghi thêm cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp sau đây:

* Địa danh mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự

* Địa danh có tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng của tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện..

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành.

+ Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm;

+ Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).

+ Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt là TP (thành phố), TX (thị xã), TT (thị trấn)...

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày dưới tiêu đề

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản.

- Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ công văn.

- Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản.

- Cùng một tên loại văn bản mà cấp uỷ hoặc ban thường vụ cấp uỷ ban hành có thể ghi tên tác giả trong trích yếu nội dung văn bản.

- Riêng báo cáo chính trị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày dưới tên loại văn bản;

- Phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản.

- Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn bản.

Nội dung văn bản

- Nội dung văn bản là thành phần thể thức chủ yếu của văn bản.

- Nội dung văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

+ Đúng chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

+ Phù hợp với tên loại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

+ Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng.

+ Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

+ Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản;

+ Các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

+ Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.

+ Tuỳ theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù hợp.

- Thông thường nội dung bản văn được dàn đều cả hai lề.

+ Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm;

+ Khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt;

+ Khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly);

+ Kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

- Những văn bản có phần căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).

- Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:

+ Phần, chương: Các từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Phần", "Chương".

+ Mục: Từ "Mục" và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Mục".

+ Điều: Từ "Điều", số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).

+ Khoản: Số thứ tự của khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếp đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.

+ Điểm: Thứ tự các điểm được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm.

Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.

- Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).

- Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban..., các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đề ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).

- Đối với văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp uỷ quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

- Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

- Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…)

- Trừ văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban hành.

- Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký;

+ Văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký;

+ Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký;

+ Văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký.

+ Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy chế đại hội.

- Khi thay mặt cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng các cấp ký văn bản, chỉ ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch;

- Không ghi chức vụ người ký văn bản là uỷ viên.

- Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản;

- Không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.

- Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản.

- Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản.

- Chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản.

- Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản.

- Riêng biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp và văn bản của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ quan, người tham gia thì trình bày xuống dòng dưới.

Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Văn bản ban hành phải đóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.

- Biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy.

- Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định.

- Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.

- Việc đóng dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy định của cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng.

Nơi nhận văn bản

- Nơi nhận văn bản xác định những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để báo cáo, để thực hiện, để giải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu…;

- Nơi nhận văn bản được xác định cụ thể trong văn bản.

- Văn bản chỉ gửi một số cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản;

- Văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi chung theo nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Nơi nhận văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản. Từ "Nơi nhận" trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ "Nơi nhận".

- Đối với tên loại công văn, trình bày từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" ở chính giữa, trang đầu văn bản. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

- Đối với tên loại tờ trình, trình bày thêm từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

- Sau các từ "Nơi nhận", "Kính gửi" có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.)

Các thành phần thể thức bổ sung được quy định như thế nào?

Căn cứ Tiểu mục 2 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định các thành phần thể thức bổ sung:

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

+ Dấu chỉ mức độ mật gồm: Mật, tối mật, tuyệt mật.

Việc xác định mức độ mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

Con dấu chỉ mức độ mật được khắc theo hướng dẫn của Bộ Công an. Mực dấu màu đỏ tươi.

Dấu chỉ mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản.

+ Dấu chỉ mức độ khẩn gồm: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc.

Tuỳ mức độ cần chuyển nhanh văn bản để xác định độ khẩn.

Mực dấu màu đỏ tươi.

Dấu chỉ mức độ khẩn trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật.

- Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, ghi chỉ dẫn phạm vi lưu hành.

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép trên trang giấy 10 mm.

+ Riêng chỉ dẫn "Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng" trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Đối với văn bản dự thảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trình bày dưới số và ký hiệu văn bản.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu văn bản.

- Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

+ Nếu cần thiết, trong các văn bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (email), số điện thoại, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website).

+ Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng của văn bản, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Bản sao và các thành phần thể thức bản sao được quy định như thế nào?

Căn cứ Tiểu mục 3 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định bản sao và các thành phần thể thức bản sau như sau:

- Có 3 loại bản sao:

+ Bản sao y bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân sao và phát hành.

+ Bản sao lục: Là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.

+ Bản trích sao: Là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

- Các hình thức sao

+ Sao thông thường: Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn bản cần sao.

+ Sao photocopy: Là hình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

+ Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao.

+ Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Vận dụng thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình bày các thành phần thể thức bản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như sau:

* Tên cơ quan sao văn bản xác định cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng sao văn bản. Tên cơ quan sao văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngay dưới đường ngăn cách với nội dung văn bản cần sao.

* Số và ký hiệu bản sao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu bản sao ghi chung chữ viết tắt là "BS". Số và ký hiệu bản sao trình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản.

* Chỉ dẫn loại bản sao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi chỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục, hoặc trích sao. Chỉ dẫn loại bản sao trình bày góc phải, dòng dầu, ngang với tên cơ quan sao văn bản.

* Địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao.

* Chức vụ, chữ ký, họ tên của người ký sao trình bày dưới địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản.

* Dấu cơ quan sao trình bày dưới chức vụ người ký sao.

* Nơi nhận bản sao trình bày dưới số và ký hiệu bản sao.

+ Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ trình bày một lần thể thức sao lục.

+ Trường hợp văn bản cần sao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản sao vào trang mới và đánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa trang cuối văn bản cần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao đóng dấu giáp lai.

+ Đối với bản sao bằng hình thức photocopy

* Nếu photocopy văn bản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

* Nếu photocopy văn bản cần sao nhưng không trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục được trình bày như thế nào?

Căn cứ Tiểu mục 4 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục:

Phông chữ trình bày trên văn bản của Đảng là Bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Khổ giấy

- Văn bản của Đảng trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).

- Các loại văn bản, giấy tờ hành chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu in sẵn.

Định lề trang văn bản

- Văn bản của Đảng trình bày theo chiều dọc của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dọc), vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 30 mm.

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 15 mm.

- Trường hợp văn bản in hai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 15 mm.

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 30 mm.

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy (định hướng bản in theo chiều ngang).

- Căn cứ vùng trình bày văn bản theo chiều dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.

Số trang văn bản

- Văn bản có hai trang trở lên phải ghi số trang bằng chữ số Ả-rập.

- Số trang trình bày tại điểm giữa, cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ;

- Không đánh số trang đối với trang thứ nhất.

Phụ lục văn bản

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục.

- Phụ lục văn bản phải có tiêu đề;

- Văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số Ả-rập.

- Phụ lục văn bản trình bày trang giấy riêng; từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục trình bày thành một dòng riêng, chính giữa văn bản.

- Tiêu đề của phụ lục trình bày dưới từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục.

Trân trọng!