Quy trình thực hiện cấp các giấy tờ lãnh sự được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự được thực hiện như thế nào?
• Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào?
• Công khai các quy định về thủ tục giải quyết công tác lãnh sự được quy định ra sao?
• Chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự thực hiện ra sao?

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự như sau:

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:

a) Bước tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp biên nhận dự thu hoặc biên lai thu phí, lệ phí; hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với trường hợp chưa đủ điều kiện giải quyết; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.

b) Bước xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ; trình ký, ký cấp; đóng dấu quốc huy; chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.

c) Bước trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.

d) Bước lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.

đ) Việc thu phí, lệ phí có thể được thực hiện tại bước tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả cấp các giấy tờ lãnh sự cho cá nhân, tổ chức và được thông báo, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả hoặc theo quy định tại Điều 9 Thông tư này.

2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại Khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này.

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự được thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 02/2020/TT-BNG.

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào?

Theo Điều 8 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự như sau:

Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận ngoài trụ sở.

2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.

3. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

Việc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự dựa trên nguyên tắc:

- Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận ngoài trụ sở.

- Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.

- Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

Công khai các quy định về thủ tục giải quyết công tác lãnh sự được quy định ra sao?

Tại Điều 9 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định công khai các quy định về thủ tục như sau:

Công khai các quy định về thủ tục

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở và trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình các quy định hiện hành về thủ tục cấp giấy tờ lãnh sự, phí và lệ phí, lịch tiếp khách.

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở và trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình các quy định hiện hành về thủ tục cấp giấy tờ lãnh sự, phí và lệ phí, lịch tiếp khách.

Chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự thực hiện ra sao?

Theo Điều 10 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự như sau:

Chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự được quản lý, bảo vệ như tài liệu mật. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình về quản lý, cấp phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.

2. Ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lồi kỹ thuật khi cấp (gọi chung là ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng), sử dụng cần được đóng dấu “Hủy” và xử lý theo quy định tại Điều 13 của Thông tư này.

3. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự loại dán (thị thực dán, Giấy miễn thị thực loại dán, tem AB) bị hỏng do lỗi kỹ thuật của Cơ quan đại diện đã dán vào hộ chiếu và không bóc ra được, cơ quan thực hiện đóng dấu “Hủy” vào ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, cấp ấn phẩm thay thế miễn thu phí. Bản chụp ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu của đương sự được gửi về Cục Lãnh sự theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông tư này.

Chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự được quy định cụ thể tại Điều 10 Thông tư 02/2020/TT-BNG.

Trân trọng!