Quy định về thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước ra sao?

Nội dung chính

• Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước được quy định như thế nào?
• Quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền được thực hiện ra sao?
• Nguyên tắc giải quyết cấp các giấy tờ lãnh sự được quy định ra sao?

Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước được quy định như thế nào?

Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước như sau:

Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước

1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thẩm quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung các loại hộ chiếu, giấy thông hành; ký công hàm gửi Cơ quan nước ngoài; ký cấp các loại thị thực; ký cấp giấy miễn thị thực; ký công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu; ký giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.

2. Việc ủy quyền ký các giấy tờ nêu tại Khoản 1 Điều này của Người đứng đầu Cơ quan đại diện được quy định như sau:

a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại Khoản 1 Điều này; việc ủy quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao được thực hiện theo quy định tại điểm c Khoản này.

b) Người được ủy quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn hiệu lực, trừ trường hợp được miễn Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự nêu trên. Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, Người đứng đầu Cơ quan đại diện quyết định số lượng người được ủy quyền ký các giấy tờ về lãnh sự nhưng tối đa không quá ba (03) người. Đối với Cơ quan đại diện có khối lượng công việc lãnh sự lớn, Cơ quan đại diện trao đổi thống nhất bằng văn bản với Cục Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định số người được ủy quyền ký các giấy tờ về lãnh sự nhưng cần đảm bảo tổng số người được ký các giấy tờ về lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá năm (05) người.

c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể xem xét ủy quyền cho một viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự trong số những người được ủy quyền nêu tại điểm b Khoản này thực hiện việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao. Viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự được ủy quyền theo quy định của điểm này chỉ thực hiện việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao khi Người đứng đầu Cơ quan đại diện không thể ký hoặc vắng mặt.

Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước được thực hiện tuân theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Thông tư 02/2020/TT-BNG.

Quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền được thực hiện ra sao?

Theo khoản 3 Điều 5 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền như sau:

Thẩm quyền ký và ủy quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước

...

3. Quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền được thực hiện theo quy định sau:

a) Việc ủy quyền và chấm dứt ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự được Người đứng đầu Cơ quan đại diện (hoặc cấp phó được ủy quyền) thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Nội dung văn bản thông báo ủy quyền nêu rõ họ tên, chức vụ của người được ủy quyền, biên chế mới hay biên chế thay thế, phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền, thời điểm chấm dứt ủy quyền đối với người được thay hoặc được giao phân công nhiệm vụ khác (nếu có) kèm theo thông tin về việc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự cùng 09 mẫu chữ ký của người được ủy quyền.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều này, Cục Lãnh sự trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc ủy quyền; nêu rõ lý do đối với trường hợp không chấp nhận.

c) Người được ủy quyền thực hiện ký các giấy tờ lãnh sự sau khi Cục Lãnh sự có thông báo bằng văn bản chấp nhận việc ủy quyền.

d) Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký của người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời điểm bắt đầu ủy quyền cũng như việc chấm dứt ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh bộ đội biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác.

đ) Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi ủy quyền của người được ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận việc ủy quyền.

e) Trường hợp người được ủy quyền có sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện ký các giấy tờ lãnh sự, Người đứng đầu Cơ quan đại diện thu hồi hoặc chấm dứt việc ủy quyền theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.

g) Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo ủy quyền và chấm dứt ủy quyền nêu tại điểm a Khoản này.

Quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 02/2020/TT-BNG.

Nguyên tắc giải quyết cấp các giấy tờ lãnh sự được quy định ra sao?

Tại Điều 7 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định nguyên tắc giải quyết như sau:

Nguyên tắc giải quyết

1. Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín; người viết hoá đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký hoặc người giữ và đóng dấu quốc huy không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

2. Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện.

Giải quyết cấp các giấy tờ lãnh sự dựa trên các nguyên tắc:

- Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín; người viết hoá đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký hoặc người giữ và đóng dấu quốc huy không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

- Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện.

Trân trọng!