Việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Nội dung chính

• Yêu cầu trong việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• Việc mở hồ sơ lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• Việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Yêu cầu trong việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại khoản 1 Điều 26 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về yêu cầu trong việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Trong việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức; Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào? (Hình từ Internet)

Việc mở hồ sơ lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại khoản 2 Điều 26 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc mở hồ sơ lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

2. Mở hồ sơ

a) Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành vào đầu năm, liên kết hồ sơ, tài liệu liên quan, cập nhật các trường thông tin về hồ sơ trên Hệ thống QLVB.

b) Đối với hồ sơ giấy, cá nhân mở hồ sơ, ghi bìa hồ sơ với những thông tin ban đầu về hồ sơ (như tên đơn vị; số, ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản; thời gian bắt đầu); thu thập, cập nhật, bảo quản tập hồ sơ cho đến khi hoàn thành công việc, đóng hồ sơ và lưu giữ, khai thác. Trường hợp hồ sơ chưa hoàn thành, công việc được giao cho người khác giải quyết thì cá nhân phải bàn giao hồ sơ cho người tiếp quản công việc tiếp tục hoàn thiện hồ sơ.

c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, CCVC được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Việc mở hồ sơ lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành vào đầu năm, liên kết hồ sơ, tài liệu liên quan, cập nhật các trường thông tin về hồ sơ trên Hệ thống QLVB. Đối với hồ sơ giấy, cá nhân mở hồ sơ, ghi bìa hồ sơ với những thông tin ban đầu về hồ sơ; thu thập, cập nhật, bảo quản tập hồ sơ cho đến khi hoàn thành công việc, đóng hồ sơ và lưu giữ, khai thác. Trường hợp hồ sơ chưa hoàn thành, công việc được giao cho người khác giải quyết thì cá nhân phải bàn giao hồ sơ cho người tiếp quản công việc tiếp tục hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, CCVC được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại khoản 3, khoản 4 Điều 26 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

a) Cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

b) Đối với tài liệu giấy, nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 1cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản có tên đơn vị, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ như nhau. Phân biệt các đơn vị bảo quản bằng cách thêm các hậu tố (tập 1, tập 2, quyển 1, quyển 2,…) vào cuối tiêu đề hồ sơ. Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh, thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.

4. Kết thúc và biên mục hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Biên mục hồ sơ

- Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (Mẫu số 06 - Phụ lục IV); viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau: Cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Đối với tài liệu giấy, nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản có tên đơn vị, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ như nhau. Phân biệt các đơn vị bảo quản bằng cách thêm các hậu tố vào cuối tiêu đề hồ sơ. Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh, thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.

Trân trọng!