Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Mật tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường?

Nội dung chính

• 1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Mật tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường như thế nào?
• 2. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường?
• 3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường?

1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Mật tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường như thế nào?

Căn cứ Điều 7 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022 quy định thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Mật như sau:

Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo các quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành tài nguyên và môi trường.

2. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường?

Theo Điều 8 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022 quy định trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu, giúp Bộ trưởng trong việc quản lý, kiểm tra việc khai thác tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

b) Đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ sử dụng tài liệu.

2. Trách nhiệm của công chức lưu trữ

a) Kiểm tra kỹ các thiết bị điện, nước trước và sau khi ra, vào kho, tắt điện, khóa cửa trước khi ra về. Thực hiện niêm phong Kho lưu trữ cơ quan trong các kỳ nghỉ lễ, tết.

b) Có ý thức giữ gìn vệ sinh phòng làm việc, vệ sinh Kho lưu trữ cơ quan. Định kỳ 06 tháng một lần thực hiện tổng vệ sinh Kho lưu trữ.

c) Công chức lưu trữ được giao trách nhiệm quản lý kho phải sắp xếp tài liệu đúng quy định, thường xuyên kiểm tra hồ sơ tài liệu đảm bảo an toàn, kịp thời phát hiện các tác nhân gây hư hại tài liệu (côn trùng, mối, mọt, ẩm mốc…) báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý.

d) Việc xuất, nhập tài liệu phải được theo dõi bằng sổ hoặc máy tính và ghi chép, cập nhật đầy đủ thông tin.

đ) Khi có sự cố hư hỏng, mất mát, thiếu hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét và xử lý.

e) Nắm vững nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

g) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

h) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.

i) Khai thác tài liệu và quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả: Ghi sổ theo dõi cung cấp tài liệu lưu trữ rõ ràng, đầy đủ (họ tên độc giả, đơn vị công tác, ngày cung cấp, tên hồ sơ, số văn bản, tổng số trang, hình thức sử dụng…); kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi giao cho độc giả.

k) Cung cấp tài liệu cho độc giả theo yêu cầu; khi thu hồi tài liệu, phải kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nếu tài liệu bị hư hại, sai lệch khác với khi giao thì phải lập biên bản, báo cáo kịp thời với Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Văn phòng Bộ để có hình thức xử lý.

l) Quản lý biểu mẫu đăng ký, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

3. Trách nhiệm của độc giả

a) Thực hiện đầy đủ thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của Kho lưu trữ cơ quan về sử dụng tài liệu.

b) Bảo vệ an toàn tài liệu, hoàn trả lại tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn, nếu làm hư hỏng, mất mát phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

c) Giữ gìn bí mật nhà nước đối với thông tin tài liệu hạn chế phổ biến, tiếp cận mang tính nhạy cảm theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

d) Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan như: Nội quy ra, vào cơ quan, quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan; không đi lại những nơi không có nhiệm vụ.

đ) Tuân thủ sự hướng dẫn của công chức lưu trữ trong việc sử dụng các trang thiết bị của Kho lưu trữ cơ quan, công cụ tra cứu tài liệu, có ý thức giữ gìn tài liệu được phép sử dụng.

3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường?

Tại Điều 9 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022 quy định thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ Tài nguyên và Môi trường.

a) Trưởng phòng Kiểm soát Thủ tục hành chính và Văn thư, lưu trữ: phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ thông thường. Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, phôtô (không đóng dấu).

b) Chánh Văn phòng (có thể ủy quyền Phó Chánh Văn phòng phụ trách): phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ có nội dung hạn chế sử dụng (tài liệu nhân sự, tài chính - kế toán, tài liệu về công tác thanh tra…). Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao phôtô (có đóng dấu).

2. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Bộ Tài nguyên và Môi trường

a) Cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan Bộ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Bộ đồng ý.

b) Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải được Chánh Văn phòng Bộ đồng ý.

3. Các trường hợp phức tạp phát sinh khác trong quá trình phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu cần).

4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Trân trọng!