Tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán, tổ chức thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán như thế nào?

Nội dung chính

• Tổ chức thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?
• Trách nhiệm của tổ chức phát hành cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?
• Trách nhiệm của thành viên lưu lý, tổ chức mở tài khoản trực tiếp cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?

Tổ chức thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?

Tại Điều 4 Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 109/QĐ-VSD năm 2021 có quy định về tổ chức thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán như sau:

Xử lý hồ sơ thực hiện quyền

1. VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán căn cứ vào bản chính, bản fax, chứng từ điện tử và file dữ liệu (theo định dạng do VSD quy định) các hồ sơ thực hiện quyền liên quan của TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và người sở hữu chứng khoán. Các bên liên quan có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

2. Hồ sơ thực hiện quyền phải có đầy đủ chứng từ theo quy định. Trường hợp hồ sơ thực hiện quyền được giao, nhận trực tiếp giữa TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp với VSD, VSD căn cứ vào ngày ký nhận trên sổ giao nhận công văn của VSD để xử lý. Trường hợp hồ sơ chuyển bằng đường bưu điện, VSD căn cứ vào ngày nhận theo dấu công văn đến của VSD để xử lý. Trường hợp hồ sơ gửi dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử/cổng giao tiếp trực tuyến/thông qua mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử, VSD căn cứ vào thời gian nhận được chứng từ điện tử để xử lý.

3. Nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài có trụ sở tại nước ngoài được sử dụng chỉ thị bằng điện SWIFT gửi cho TVLK để thay thế cho các giấy tờ nhà đầu tư phải lập trong hồ sơ thực hiện quyền (ví dụ như Giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi…) khi đáp ứng các điều kiện sau:

a. Nội dung trên điện SWIFT phải bao gồm đầy đủ các thông tin trên các mẫu biểu đối với hoạt động nghiệp vụ cụ thể quy định tại Quy chế này;

b. TVLK phải dịch và xác nhận về nội dung, tính xác thực của điện SWIFT.

Trường hợp nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu, trên cơ sở thông tin nhận biết khách hàng quản lý tại TVLK, TVLK phải có văn bản gửi VSD nêu rõ việc tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu và xác nhận đã kiểm tra chữ ký trên hồ sơ thực hiện quyền là chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức nước ngoài đã đăng ký với TVLK.

4. VSD có quyền từ chối thực hiện thông báo của TCPH về thực hiện quyền nếu thông báo có nội dung không phù hợp với các quy định pháp luật; vi phạm quyền lợi của người sở hữu chứng khoán hoặc thông báo gửi đến VSD không đúng thời gian theo quy định.

5. Trong thời hạn 01 ngày làm việc (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền đại hội cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập theo quy định của Luật doanh nghiệp là trong thời hạn 03 ngày làm việc) kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ thực hiện quyền, VSD xem xét và xử lý theo quy định tại các Chương II, III Quy chế này. Trường hợp có sai sót, VSD gửi thông báo cho TCPH, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có liên quan, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp để sửa đổi, bổ sung.

6. Các thông tin, danh sách thực hiện quyền áp dụng dưới dạng chứng từ điện tử trong Quy chế này được gửi và nhận giữa VSD và TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp được quy định chi tiết tại Phụ lục 01 đính kèm Quy chế này. Các hoạt động nghiệp vụ giữa VSD và TCPH áp dụng việc gửi và nhận hồ sơ qua cổng giao tiếp điện tử của VSD được thực hiện theo hợp đồng thỏa thuận giữa TCPH và VSD. Trong trường hợp cần thiết, VSD hoặc TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, TCPH chuyển đổi các hồ sơ, tài liệu thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử sang chứng từ giấy theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính và các văn bản hướng dẫn.

Các chứng từ điện tử của VSD khi chuyển đổi sang chứng từ giấy được đóng dấu có ký hiệu như sau:

7. Trường hợp TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp không thể gửi, nhận các thông tin, danh sách thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử theo quy định tại Quy chế này do chưa hoàn tất việc kết nối hoặc bị ngắt kết nối cổng giao tiếp điện tử/cổng giao tiếp trực tuyến/mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử với VSD, việc gửi, nhận các thông tin, danh sách này được thực hiện qua địa chỉ thư điện tử có gắn chữ ký số nêu tại Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng và xác nhận danh sách người sở hữu chứng khoán của VSD và địa chỉ thư điện tử mà TCPH, TVLK, Tổ chức mở tài khoản trực tiếp đã đăng ký với VSD.

- VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán căn cứ vào bản chính, bản fax, chứng từ điện tử và file dữ liệu (theo định dạng do VSD quy định) các hồ sơ thực hiện quyền liên quan của TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và người sở hữu chứng khoán. Các bên liên quan có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

- Hồ sơ thực hiện quyền phải có đầy đủ chứng từ theo quy định.

- Nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài có trụ sở tại nước ngoài được sử dụng chỉ thị bằng điện SWIFT gửi cho TVLK để thay thế cho các giấy tờ nhà đầu tư phải lập trong hồ sơ thực hiện quyền (ví dụ như Giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi…).

- VSD có quyền từ chối thực hiện thông báo của TCPH về thực hiện quyền nếu thông báo có nội dung không phù hợp với quy định pháp luật; vi phạm quyền lợi của người sở hữu chứng khoán hoặc thông báo gửi đến VSD không đúng thời gian theo quy định.

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền đại hội cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập là trong thời hạn 03 ngày làm việc) kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ thực hiện quyền, VSD xem xét và xử lý theo quy định. Trường hợp có sai sót, VSD gửi thông báo cho TCPH, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có liên quan, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp để sửa đổi, bổ sung.

- Các thông tin, danh sách thực hiện quyền áp dụng dưới dạng chứng từ điện tử trong Quy chế này được gửi và nhận giữa VSD và TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp. Các hoạt động nghiệp vụ giữa VSD và TCPH áp dụng việc gửi và nhận hồ sơ qua cổng giao tiếp điện tử của VSD được thực hiện theo hợp đồng thỏa thuận giữa TCPH và VSD. Trong trường hợp cần thiết, VSD hoặc TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, TCPH chuyển đổi các hồ sơ, tài liệu thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử sang chứng từ giấy theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính và các văn bản hướng dẫn.

Tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán, tổ chức thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán như thế nào? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của tổ chức phát hành cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?

Tại Điều 5 Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 109/QĐ-VSD năm 2021 có quy định về trách nhiệm của tổ chức phát hành cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán như sau:

Trách nhiệm của TCPH

1. Gửi thông báo thực hiện quyền cho VSD theo đúng thời gian quy định hiện hành về công bố thông tin và thời gian quy định tại Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ và hợp lệ của các thông tin trong thông báo và hồ sơ tài liệu thực hiện quyền liên quan khác gửi cho VSD.

3. Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

4. Trường hợp có thay đổi/bổ sung nội dung thông báo (không áp dụng đối với các nội dung liên quan đến tỷ lệ thực hiện và ngày đăng ký cuối cùng), TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD chậm nhất 05 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng, trong đó nêu rõ lý do thay đổi/bổ sung. Trường hợp hủy không thực hiện các nội dung thông báo, TCPH phải có văn bản gửi VSD nêu rõ lý do hủy.

5. Gửi văn bản xác nhận đối với các thông tin trong danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền do VSD cung cấp đúng thời gian quy định trong Quy chế này. Trường hợp TCPH không gửi văn bản xác nhận hoặc gửi chậm thì danh sách VSD gửi cho TCPH được xem là chính xác và TCPH chịu trách nhiệm nếu có tranh chấp, khiếu kiện phát sinh có liên quan.

6. Trường hợp chi trả cổ tức, lợi tức bằng tiền, TCPH phải tự chịu trách nhiệm về nguồn tiền chi trả và đảm bảo thanh toán đầy đủ cổ tức, lợi tức theo đúng quy định pháp luật. Việc chi trả cổ tức/lợi tức phải đảm bảo phù hợp với tỷ lệ chi trả mà Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư do công ty Quản lý quỹ triệu tập đã thông qua và các quy định của Luật Doanh nghiệp. Trường hợp tạm ứng cổ tức trong kỳ, Hội đồng quản trị của TCPH phải tự cân đối nguồn tiền chi trả đảm bảo phù hợp với tỷ lệ theo kế hoạch mà Đại hội đồng cổ đông trước đó đã thông qua.

7. Chuyển tiền thanh toán cổ tức, lợi tức, lãi và vốn gốc trái phiếu doanh nghiệp, công cụ nợ theo đúng thời gian quy định tại Chương II, III Quy chế này. Trường hợp không chuyển tiền đúng hạn hoặc thay đổi ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền/thay đổi ngày thanh toán chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại, tranh chấp phát sinh liên quan đến việc chậm chuyển tiền hoặc thay đổi ngày thanh toán.

8. Thanh toán tiền giá dịch vụ cho VSD theo quy định của Bộ Tài chính.

Trách nhiệm của tổ chức phát hành cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán:

- Gửi thông báo thực hiện quyền cho VSD theo đúng thời gian quy định hiện hành về công bố thông tin và thời gian quy định. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ và hợp lệ của các thông tin trong thông báo và hồ sơ tài liệu thực hiện quyền liên quan khác gửi cho VSD. Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

- Có thay đổi/bổ sung nội dung thông báo thì TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD chậm nhất 05 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng, trong đó nêu rõ lý do thay đổi/bổ sung, nếu hủy không thực hiện các nội dung thông báo, TCPH phải có văn bản gửi VSD nêu rõ lý do hủy.

- Gửi văn bản xác nhận đối với các thông tin trong danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền do VSD cung cấp đúng thời gian quy định; không gửi văn bản xác nhận hoặc gửi chậm thì danh sách VSD gửi cho TCPH được xem là chính xác và TCPH chịu trách nhiệm nếu có tranh chấp, khiếu kiện phát sinh có liên quan. Chi trả cổ tức, lợi tức bằng tiền thì TCPH phải tự chịu trách nhiệm về nguồn tiền chi trả và đảm bảo thanh toán đầy đủ cổ tức, lợi tức theo đúng quy định pháp luật.

- Chuyển tiền thanh toán cổ tức, lợi tức, lãi và vốn gốc trái phiếu doanh nghiệp, công cụ nợ theo đúng thời gian quy định, không chuyển tiền đúng hạn hoặc thay đổi ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền/thay đổi ngày thanh toán chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại, tranh chấp phát sinh liên quan đến việc chậm chuyển tiền hoặc thay đổi ngày thanh toán. Thanh toán tiền giá dịch vụ cho VSD theo quy định của Bộ Tài chính.

Trách nhiệm của thành viên lưu lý, tổ chức mở tài khoản trực tiếp cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán?

Tại Điều 6 Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 109/QĐ-VSD năm 2021 có quy định về trách nhiệm của thành viên lưu lý, tổ chức mở tài khoản trực tiếp cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán như sau:

Trách nhiệm của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp

1. Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung trong thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền và chứng khoán lưu ký sở hữu có liên quan đến đợt thực hiện quyền cho các nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký tại TVLK.

2. Kiểm tra và đối chiếu thông tin về người sở hữu chứng khoán lưu ký do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp quản lý với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền do VSD cung cấp trong quá trình thực hiện quyền có liên quan.

3. Gửi Thông báo xác nhận dưới dạng chứng từ điện tử đối với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền cho VSD đúng thời gian quy định tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp gửi Thông báo xác nhận chậm hoặc không gửi xác nhận theo quy định thì danh sách do VSD cung cấp cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp được xem là chính xác và đã được TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho người sở hữu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh có liên quan.

4. Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong các hồ sơ tài liệu gửi VSD theo yêu cầu của VSD.

5. Tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục, thời gian thực hiện quyền được quy định chi tiết tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế Thành viên của VSD (đối với TVLK) hoặc theo hợp đồng giữa VSD và tổ chức mở tài khoản trực tiếp (đối với tổ chức mở tài khoản trực tiếp).

Trách nhiệm của thành viên lưu lý, tổ chức mở tài khoản trực tiếp cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán gồm:

Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung trong thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền và chứng khoán lưu ký sở hữu có liên quan đến đợt thực hiện quyền cho các nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký tại TVLK.

Kiểm tra và đối chiếu thông tin về người sở hữu chứng khoán lưu ký do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp quản lý với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền do VSD cung cấp trong quá trình thực hiện quyền có liên quan.

Gửi Thông báo xác nhận dưới dạng chứng từ điện tử đối với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền cho VSD đúng thời gian. Trường hợp TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp gửi Thông báo xác nhận chậm hoặc không gửi xác nhận thì danh sách do VSD cung cấp cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp được xem là chính xác và đã được TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho người sở hữu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh có liên quan.

Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong các hồ sơ tài liệu gửi VSD theo yêu cầu của VSD. Tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục, thời gian thực hiện quyền, vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế Thành viên của VSD (đối với TVLK) hoặc theo hợp đồng giữa VSD và tổ chức mở tài khoản trực tiếp (đối với tổ chức mở tài khoản trực tiếp).

Trân trọng!