Quy định về bảo quản kho lưu trữ tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Nội dung chính

• Bảo quản kho lưu trữ tài liệu trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
• Tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Bảo quản kho lưu trữ tài liệu trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 33 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) việc bảo quản kho lưu trữ tài liệu trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:

1. Các bước thực hiện

a) Bảo quản kho lưu trữ tài liệu:

- Vệ sinh kho lưu trữ bao gồm: trần, tường, cửa sổ, cửa ra vào, sàn kho;

- Vệ sinh, kiểm tra, vận hành các trang thiết bị trong kho (máy điều hòa; máy hút ẩm; quạt thông gió; thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ; hệ thống chiếu sáng, báo cháy...) bảo đảm các điều kiện môi trường bảo quản tài liệu theo các quy định tại Điều 14 Thông tư này;

- Vệ sinh giá, tủ và bên ngoài hộp (cặp) bảo quản tài liệu, phương tiện lưu trữ;

- Kiểm tra hiện trạng kho và xử lý côn trùng, mối, mọt, chuột xâm nhập định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị chuyên môn;

- Ghi Nhật ký bảo quản kho lưu trữ hàng ngày.

b) Báo cáo tình hình bảo quản kho lưu trữ.

2. Sản phẩm

a) Nhật ký bảo quản kho lưu trữ (mẫu BM.17);

b) Báo cáo kết quả thực hiện bảo quản định kỳ kho và tài liệu lưu trữ (quý/năm) hoặc đột xuất (mẫu BM.15).

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 38 quy định này việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:

1. Các bước thực hiện

a) Lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị sử dụng;

b) Trình xét duyệt, thẩm tra, ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng;

c) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng: tiêu hủy tài liệu giấy và các vật mang tin; xóa (hủy) tài liệu số trên các thiết bị lưu trữ.

d) Lập biên bản và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng.

2. Sản phẩm

a) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị kèm Danh mục tài liệu loại, hết giá trị (mẫu BM.23);

b) Tờ trình về việc xét hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.24);

c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

đ) Văn bản đề nghị thẩm định/xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (mẫu BM.26);

e) Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu (mẫu BM.25);

g) Văn bản thẩm định/cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.27);

i) Biên bản bàn giao tài liệu hủy (mẫu BM.28);

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.29).

Trân trọng!