Thế nào là số hóa sổ hộ tịch? Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Số hóa sổ hộ tịch là gì?
• Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân

Số hóa sổ hộ tịch là gì?

Tại Điều 10 Thông tư 01/2022/TT-BTP có hướng dẫn về việc số hóa sổ hộ tịch:

Điều 10. Số hóa Sổ hộ tịch

1. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Trách nhiệm thực hiện số hóa:

a) Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện. Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký tại Cơ quan đại diện.

b) Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trong việc xây dựng Kế hoạch số hóa đối với các Sổ hộ tịch đã được đăng ký, lưu trữ tại địa phương, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện; chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.

c) Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong việc số hoá và bảo đảm tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.

3. Quy trình số hóa dữ liệu hộ tịch thực hiện theo tài liệu kỹ thuật do Bộ Tư pháp hướng dẫn. Cơ quan chịu trách nhiệm số hóa Sổ hộ tịch phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi phê duyệt, chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Việc số hóa Sổ hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin.

Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân

Tại Điều 11 Thông tư 01/2022/TT-BTP có quy định về việc tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân như sau:

Điều 11. Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân

1. Mỗi cá nhân có một bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất và duy nhất trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tương ứng với số định danh cá nhân; tất cả thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký hoặc có sự thay đổi, điều chỉnh đều được cập nhật, lưu vết vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Trường hợp bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được thiết lập thông qua việc đăng ký khai sinh mới trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được cập nhật tự động.

Trường hợp thiết lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân thông qua đăng ký các việc hộ tịch khác không phải đăng ký khai sinh hoặc thông qua việc số hóa Sổ hộ tịch theo quy định tại Điều 10 của Thông tư này, thì công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm sử dụng các chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua số định danh cá nhân, cập nhật thông tin của công dân vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân. Trường hợp chưa có số định danh cá nhân thì căn cứ vào các thông tin cơ bản của cá nhân như số chứng minh nhân dân, họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, họ, chữ đệm, tên, năm sinh của cha, mẹ để xác định số định danh cá nhân, bảo đảm bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân không bị trùng lặp.

3. Sau khi cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Khoản 2 Điều này và nhận được số định danh cá nhân, cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thực hiện ghi bổ sung số định danh cá nhân vào mục số định danh cá nhân trong Sổ đăng ký khai sinh. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh trước đây không có mục số định danh cá nhân thì ghi vào cột Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh, ghi rõ căn cứ: “bổ sung số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử” và thực hiện ký, đóng dấu; đính kèm bản chụp trang Sổ đăng ký khai sinh tương ứng đã có nội dung ghi bổ sung vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Trường hợp Giấy khai sinh bản chính của công dân được cấp từ sau ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng chưa có số định danh cá nhân, công dân có yêu cầu bổ sung thì cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Căn cước công dân hoặc văn bản thông báo số định danh cá nhân được cấp hợp lệ để bổ sung thông tin hộ tịch theo quy định.

Trân trọng!