Việc phát hành, chuyển phát văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Thủ tục phát hành văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
• Chuyển phát văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
• Theo dõi việc văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát đi

Thủ tục phát hành văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Khoản 1 Điều 22 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 có quy định về thủ tục phát hành văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

- Lựa chọn bì, trình bày và viết bì: Bì làm bằng giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 4, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

- Vào bì và dán bì: Khi gấp văn bản cần chú ý để mặt giấy có chữ vào trong; hồ dán có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mét bì được dán kín; không để hồ dán dính vào văn bản.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Đóng dấu độ khẩn trên bì văn bản phải đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

Chuyển phát văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Khoản 2 Điều 22 Quy chế này có quy định về việc phát văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 970/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 07/7/2020 Ban hành Danh mục bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân.

Theo dõi việc văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân được chuyển phát đi

Theo Khoản 3 Điều 22 Quy chế này có quy định như sau:

- Công chức, viên chức làm công tác văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn. Khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển trả lại cho đơn vị phát hành văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tư pháp hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư để xử lý

Trân trọng!