Cách xử lý và mức xử phạt khi mất liên 1, liên 3 hóa đơn đã thông báo phát hành

* Cách xử lý:

Căn cứ Khoản 1 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC có nội dung quy định như sau:

"Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
..."

=> Như vậy, Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất và báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày hóa đơn bị mất.

Lưu ý: Không phân biệt hóa đơn đó đã được lập (sử dụng) hay chưa đều phải thực hiện thông báo.

* Mức xử phạt:

Trường hợp 1: Chưa đến thời hạn lưu trữ

Khoản 4 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC bổ sung Điểm g vào Khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
...
g) Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.”

Căn cứ Khoản 9 Điều 3 Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định:

"9. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Mức phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định tại Thông tư này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức. Mức phạt tiền đối với cá nhân bằng ½ (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức. Đối với người nộp thuế là hộ gia đình thì áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân."

=> Như vậy, trong trường hợp Doanh nghiệp mất liên 1, liên 3 của hóa đơn GTGT trong thời gian chưa đến hạn lưu trữ thì sẽ bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu theo quy định nêu trên.

Trường hợp 2: Đang trong thời gian lưu trữ

Căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có nội dung quy định:

"Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
...

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

Lưu ý: tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định này có quy định:

Điều 6. Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; 8; 9; 10; 11; 13; 14; 15; 16; 17; Điều 19; khoản 1, 3 Điều 21; 22; Điều 23; 24; 26; 33; 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61, Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

=> Như vậy, trường hợp Doanh nghiệp bị mất liên 1, liên 3 của hóa đơn GTGT trong thời hạn lưu trữ thì sẽ bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu.

Trên đây là nội dung hỗ trợ.

Trân trọng!