Xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

Theo quy định tại Điều 11 Quy chế hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 196/QĐ-VSD năm 2017 thì việc xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán được thực hiện như sau:

1. Trường hợp điều chỉnh do đăng ký chứng khoán bổ sung

1.1. Hồ sơ đối với cổ phiếu, trái phiếu công ty và chứng chỉ quỹ:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung (Mẫu 08A/ĐKCK);

b. Danh sách người sở hữu chứng khoán đối với phần chứng khoán bổ sung chưa lưu ký (bản gốc và file mềm theo định dạng do VSD quy định) (Mục V Mẫu 02B/ĐKCK) (không áp dụng đối với trường hợp đăng ký bổ sung do TCPH thực hiện phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, thưởng và phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu);

c. Điều lệ công ty/Điều lệ quỹ thay đổi theo vốn điều lệ mới có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu của TCPH. Trường hợp sao y bản chính phải có chữ ký xác nhận của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người có thẩm quyền theo quy định tại Điều lệ và đóng dấu của TCPH. Trường hợp TCPH chưa sửa đổi Điều lệ thì phải có bản cam kết sẽ sửa đổi Điều lệ Công ty/Điều lệ quỹ theo vốn điều lệ mới tại kỳ Đại hội cổ đông gần nhất;

d. Mẫu Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của TCPH (03 bản) (đối với trường hợp Mẫu khác so với Mẫu đã đăng ký với VSD trước đây);

đ. Danh sách người sở hữu chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện, trong đó ghi rõ thông tin về số lượng chứng khoán bị hạn chế chuyển nhượng, lý do và thời gian bị hạn chế chuyển nhượng theo từng người sở hữu (nếu có);

e. Các tài liệu khác theo yêu cầu của VSD trong trường hợp cần làm rõ thông tin trong hồ sơ đăng ký bổ sung;

Trường hợp đăng ký bổ sung đối với các chứng khoán phát hành thêm ra công chúng do thực hiện quyền mua, thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu/cổ phiếu thưởng, thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi, thực hiện hoán đổi, phát hành riêng lẻ, phát hành cho cán bộ nhân viên…, TCPH nộp thêm các tài liệu kèm theo sau:

g. Bản sao Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông của TCPH thông qua việc phát hành, nguyên tắc làm tròn thành cổ phiếu hoặc nguyên tắc xử lý số cổ phiếu lẻ, cổ phiếu nhà đầu tư không đặt mua hết; Nghị quyết HĐQT về việc xử lý cổ phiếu nhà đầu tư không đặt mua hết;

h. Bản sao văn bản báo cáo UBCKNN kết quả phát hành và văn bản của UBCKNN thông báo về việc nhận được kết quả phát hành;

i. Bản sao văn bản chấp thuận hoặc không phản đối kết quả phát hành của cơ quan có thẩm quyền có liên quan khác (nếu có);

Trường hợp đăng ký bổ sung đối với chứng khoán được bán đấu giá cổ phần, TCPH phải nộp thêm bản sao văn bản của các tổ chức thực hiện đấu giá xác nhận về kết quả cuối cùng của đợt đấu giá, trong đó nêu rõ tổng số lượng và giá trị cổ phần bán được, số tiền đã thu được.

1.2. Hồ sơ đăng ký bổ sung đối với các trái phiếu niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt do trường hợp phát hành lô lớn:

a. Văn bản đề nghị đăng ký, lưu ký trái phiếu của TCPH;

b. Thông báo kết quả đấu thầu; Danh sách các nhà đầu tư trúng thầu của đơn vị tổ chức đấu thầu, trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký (trường hợp phát hành qua đấu thầu);

c. Danh sách chủ sở hữu trái phiếu trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký (trường hợp phát hành qua bảo lãnh).

1.3. Hồ sơ đăng ký bổ sung đối với các trái phiếu niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt do trường hợp hoán đổi trái phiếu:

a. Văn bản của TCPH thông báo về việc tổ chức đợt hoán đổi trái phiếu;

b. Văn bản thông báo về kết quả hoán đổi trái phiếu và đề nghị hủy đăng ký với trái phiếu bị hoán đổi và đăng ký, lưu ký với trái phiếu được hoán đổi của TCPH;

c. Danh sách chủ sở hữu trái phiếu hoán đổi trái phiếu.

2. Trường hợp điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký do hủy một phần chứng khoán đăng ký

Hồ sơ điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký do hủy một phần chứng khoán đăng ký thực hiện theo quy định về hồ sơ hủy đăng ký chứng khoán tại Điều 13 Quy chế này.

3. Trường hợp điều chỉnh do thay đổi tên TCPH

Hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán đối với việc thay đổi tên TCPH bao gồm:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán (Mẫu 08B/ĐKCK);

b. Bản sao Nghị quyết đại hội đồng cổ đông/Nghị quyết Hội đồng quản trị về việc đổi tên công ty;

c. Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các tài liệu tương đương khác thay đổi theo tên mới;

d. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

4. Đối với chứng chỉ quỹ hoán đổi danh mục, hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán thực hiện theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký, lưu ký, thanh toán bù trừ, thực hiện quyền và giao dịch hoán đổi chứng chỉ quỹ hoán đổi danh mục do Tổng Giám đốc VSD ban hành

Trên đây là nội dung quy định về việc xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 196/QĐ-VSD năm 2017.

Trân trọng!