Lập hồ sơ và Lưu giữ hồ sơ về tài sản chuyên dùng trong ngành Hải quan

Lập hồ sơ và Lưu giữ hồ sơ về tài sản chuyên dùng trong ngành Hải quan quy định tại Điều 8 Quyết định 2385/QĐ-TCHQ năm 2012 về Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị chuyên dùng trong ngành Hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan ban hành, cụ thể như sau:

1. Các đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và các cá nhân có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình phải lập hồ sơ tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Đối với tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy chế này:

2.1. Trường hợp Tổng cục Hải quan tổ chức mua sắm tài sản theo phương thức tập trung; hoặc trường hợp tài sản hình thành từ các nguồn quy định tại điểm 2.3 Điều 1 Quy chế này:

- Đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm tập trung, hoặc đơn vị chức năng (Vụ, Cục thuộc Tổng cục hoặc Cục Hải quan địa phương) được giao nhiệm vụ điều phối việc tiếp nhận hiện vật chịu trách nhiệm:

+ Lập hoặc thu thập, lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua sắm, hình thành tài sản.

+ Tổng hợp hồ sơ báo cáo Tổng cục Hải quan (qua Vụ Tài vụ - Quản trị) để ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định hiện hành.

- Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định, trong đó giao 02 bản cho đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, 01 bản cho đơn vị mua sắm hoặc đơn vị điều phối để theo dõi, quản lý.

2.2. Trường hợp đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thực hiện mua sắm tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản chịu trách nhiệm lập, lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua sắm, hình thành tài sản và ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định hiện hành. Quyết định này phải chuyển cho Vụ Tài vụ - Quản trị 01 bản để theo dõi, quản lý tài sản chung toàn ngành.

3. Đối với các tài liệu kỹ thuật quy định tại khoản 2 Điều 7 Quy chế này:

3.1. Đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm hoặc điều phối việc tiếp nhận tài sản chịu trách nhiệm đôn đốc nhà thầu cung cấp thiết bị hoặc nhà tài trợ cung cấp tối thiểu 03 bộ bản chính các tài liệu kỹ thuật đi kèm thiết bị để giao cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng và Vụ Tài vụ - Quản trị.

3.2. Đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị sử dụng tài sản và Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm lưu giữ tài liệu kỹ thuật để phục vụ công tác nghiên cứu, tra cứu về tài sản.

4. Đối với các hồ sơ quy định tại khoản 3, 4, 5 Điều 7 Quy chế này:

4.1. Khi tiếp nhận tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm lập 01 số lý lịch tài sản (áp dụng với trường hợp tiếp nhận tài sản chưa qua sử dụng hoặc tài sản điều chuyển từ đơn vị ngoài ngành). Trường hợp điều chuyển nội bộ trong ngành, đơn vị trực tiếp quản lý tiếp tục sử dụng sổ lý lịch đã có của tài sản (được lập tại đơn vị cũ) để theo dõi tài sản.

4.2. Trong quá trình sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải ghi chép đầy đủ vào lý lịch tài sản: tình hình biến động của tài sản (thời gian sửa chữa, mức độ sửa chữa, tình trạng hiện tại...) và những nội dung khác mà đơn vị cho là cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp tình hình kỹ thuật, báo cáo Tổng cục hiệu quả trang bị và đề xuất phương án giải quyết.

4.3. Các biên bản nghiệm thu sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp, cải tạo tài sản phải được lập với sự tham gia của đơn vị sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan khác (nếu có). Đơn vị trực tiếp quản lý tài sản chịu trách nhiệm lưu giữ các biên bản này kèm hồ sơ liên quan (nếu có).

Lưu ý biên bản phải đề cập các nội dung: tình trạng tài sản trước và sau khi bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp; chi tiết các công việc thực hiện; có sử dụng các thiết bị hiệu chuẩn quy định không; ngày giờ, địa điểm thực hiện; có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan...

5. Các báo cáo kê khai tài sản, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước do đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm lưu trữ các báo cáo này, đồng thời gửi báo cáo về các cơ quan quản lý cấp trên để quản lý chung theo quy định.

6. Giấy phép sở hữu, giấy phép sử dụng của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành (giấy phép xây dựng cơ sở bức xạ, giấy phép tiến hành công việc bức xạ đối với các tài sản có nguồn phóng xạ bắt buộc phải đăng ký sử dụng; đăng ký tần số, đăng kiểm xe ô tô của một số trang thiết bị di động...) được lưu tại đơn vị sử dụng và giao cho những cá nhân sử dụng tài sản tại đơn vị quản lý. Thủ tục đăng ký, gia hạn quyền sở hữu, quyền sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật.

7. Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước do đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị sử dụng thực hiện nhập liệu, kết xuất dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.