Thủ tục chuẩn bị hội nghị, họp của bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tại Điều 27 Quyết định 2596/QĐ-BHXH năm 2018 về Quy chế làm việc của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có quy định công tác chuẩn bị hội nghị, họp như sau:

1. Duyệt chủ trương

a) Tổng Giám đốc quyết định tổ chức các hội nghị, cuộc họp sau:

- Hội nghị toàn Ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo quy định).

- Hội nghị công chức, viên chức cơ quan.

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Tổng Giám đốc phụ trách) và các hội nghị quan trọng khác.

- Họp Lãnh đạo Ngành.

- Họp giao ban cơ quan.

- Họp giữa BHXH Việt Nam với các bộ, ngành Trung ương; với lãnh đạo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Phó Tổng Giám đốc quyết định các hội nghị, cuộc họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, gồm:

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn.

- Họp với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh.

- Họp với bộ, ngành liên quan.

- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc.

c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp của đơn vị và các cuộc họp với các đơn vị liên quan để giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của đơn vị hoặc các công việc được Lãnh đạo Ngành giao.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, họp

a) Đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị nội dung hội nghị, họp (sau đây gọi là đơn vị chủ trì) chịu trách nhiệm xây dựng dự thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, họp, trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt về:

- Thành phần, thời gian, địa điểm.

- Nội dung hội nghị, họp; phân công chuẩn bị tài liệu, báo cáo; trách nhiệm của các đơn vị phối hợp, liên quan.

- Dự kiến thành lập Ban Tổ chức (nếu có).

- Dự kiến chương trình hội nghị, họp.

- Bố trí cán bộ tiếp đón, phát tài liệu cho đại biểu.

- Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính); chế độ cho đại biểu (nếu có).

- Công tác hậu cần và các vấn đề cần thiết khác.

b) Sau khi Lãnh đạo Ngành duyệt kế hoạch; đơn vị chủ trì gửi kế hoạch tổ chức hội nghị, họp tới Văn phòng BHXH Việt Nam để ban hành; đơn vị chủ trì có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng BHXH Việt Nam hoặc BHXH tỉnh (đối với trường hợp tổ chức tại BHXH tỉnh) để chuẩn bị địa điểm và công tác hậu cần phục vụ hội nghị. Trường hợp hội nghị mới phát sinh trong năm (chưa được phê duyệt trong kế hoạch đầu năm), đơn vị chủ trì có trách nhiệm xây dựng dự toán kinh phí gửi Vụ Tài chính - Kế toán để thẩm định và trình Lãnh đạo Ngành bổ sung kinh phí thực hiện.

3. Chuẩn bị và thông qua nội dung báo cáo

a) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Ngành gồm: Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác chỉ đạo điều hành 06 tháng, 01 năm, 05 năm của Ngành; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện, sơ kết, tổng kết các chương trình, dự án, công việc trọng điểm của Ngành.

b) Văn phòng BHXH Việt Nam thông báo cho các đơn vị liên quan chuẩn bị báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo, tài liệu và trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách xem xét, cho ý kiến trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt (đối với các Hội nghị, cuộc họp do Tổng Giám đốc chủ trì). Thời hạn trình duyệt báo cáo trước ngày hội nghị ít nhất 10 ngày làm việc.

(Riêng các hội nghị tập huấn theo kế hoạch hàng năm, các đơn vị thực hiện theo Quy chế đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ của BHXH Việt Nam ban hành).

4. Mời dự hội nghị, họp

- Đơn vị chủ trì dự thảo công văn triệu tập, giấy mời đại biểu chuyển Văn phòng; Lãnh đạo Văn phòng ký, phát hành tới các thành phần tham dự theo kế hoạch đã được duyệt. Giấy mời cấp lãnh đạo Bộ, ngành và tương đương trở lên do Lãnh đạo Ngành ký.

- Đối với những cuộc họp đã ghi thành phần tham dự trong Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Ngành, đơn vị chủ trì dự thảo giấy mời chuyển Văn phòng; Lãnh đạo Văn phòng ký, phát hành tới các đơn vị, cá nhân ngoài Ngành; các đơn vị trực thuộc căn cứ vào Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Ngành, cử cán bộ dự họp đúng thành phần.

5. Chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị, họp

a) Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị và gửi Chương trình hội nghị, tài liệu bản điện tử cho các đơn vị, đại biểu trong Ngành qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành hoặc hộp thư công vụ. Đối với những tài liệu bắt buộc phải in bản giấy, đơn vị chủ trì có trách nhiệm gửi tài liệu qua Văn phòng để in trước ngày hội nghị, họp ít nhất 02 ngày làm việc. Nếu đơn vị chủ trì là đơn vị sự nghiệp, tự in tài liệu hội nghị, họp.

b) Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm cử cán bộ đón tiếp và phát tài liệu cho đại biểu (đối với tài liệu bản giấy).

c) Nếu tổ chức hội nghị, họp tại trụ sở cơ quan, Văn phòng chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, phối hợp với đơn vị chủ trì để chuẩn bị công tác hậu cần và các điều kiện cần thiết khác. Nếu tổ chức hội nghị, họp ở ngoài cơ quan, Văn phòng bố trí xe đưa đón, nơi ăn nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan (trừ trường hợp họp trong nội thành Hà Nội). Đại biểu các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tự túc phương tiện đi lại và ăn, nghỉ theo chế độ hiện hành.

d) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm cấp chế độ cho đại biểu (nếu có) và thanh, quyết toán với Văn phòng hoặc BHXH tỉnh (đối với trường hợp tổ chức tại BHXH tỉnh) theo quy định. Nếu đơn vị chủ trì là đơn vị sự nghiệp, thực hiện thanh, quyết toán kinh phí hội nghị, họp theo quy định của Nhà nước và của Ngành.

Trên đây là nội dung tư vấn. Mong là những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn.

Trân trọng!