Lập danh mục hồ sơ

Việc lập danh mục hồ sơ được quy định tại Mục V Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

1- Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Khi lập Danh mục hồ sơ cần căn cứ vào các văn bản:

- Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan.

- Quy chế làm việc của cơ quan.

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Kế hoạch công tác hằng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan.

- Danh mục hồ sơ của những năm trước.

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan.

2- Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan; nếu theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan làm đề mục lớn của Danh mục hồ sơ.

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có thể kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

b) Dự kiến hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập hồ sơ

- Để dự kiến được những hồ sơ cần lập trong năm, Lưu trữ cơ quan dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng; Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản của cơ quan, tổ chức.

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số, ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ. Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập; ký hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng các chữ viết tắt. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Ví dụ: TH.01.

- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục; bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

(Mẫu Danh mục hồ sơ: Phụ lục số 1).

3- Soạn thảo, ban hành, sử dụng Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức do Lưu trữ cơ quan, tổ chức xây dựng (dự thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện) trên cơ sở thống nhất ý kiến với các đơn vị, cá nhân có liên quan.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành và đưa vào thực hiện từ ngày 01 tháng 01 của năm.

c) Sau khi Danh mục hồ sơ được ban hành, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức nhận bản trích từ các phần tương ứng của Danh mục hồ sơ để thực hiện lập hồ sơ.

Trên đây là nội dung quy định về việc lập danh mục hồ sơ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016.

Trân trọng!