Chỉnh lý tài liệu bảo hiểm xã hội để lưu trữ được quy định ra sao?

Chỉnh lý tài liệu bảo hiểm xã hội để lưu trữ quy định tại Điều 17 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cụ thể như sau:

Hồ sơ, tài liệu sau khi tiếp nhận từ các đơn vị vào Lưu trữ cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ quan.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng.

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trên đây là nội dung câu trả lời về chỉnh lý tài liệu bảo hiểm xã hội để lưu trữ. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm hiểu vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!