Quy định chung về hồ sơ lưu ký chứng khoán

Quy định chung về hồ sơ lưu ký chứng khoán được thực hiện theo Điều 4 Quy chế hoạt động lưu ký chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định 199/QĐ-VSD năm 2017 như sau:

- Hồ sơ lưu ký chứng khoán (hồ sơ ký gửi, rút, chuyển khoản, phong tỏa và giải toả chứng khoán, điều chỉnh thông tin nhà đầu tư) phải có đầy đủ chứng từ theo quy định, đóng dấu giáp lai đối với tài liệu đính kèm (nếu có), nội dung chứng từ phải thể hiện đầy đủ thông tin, cùng màu mực, nét chữ và chữ ký gốc của nhà đầu tư (nếu có). Phần xác nhận của TVLK/tổ chức mở tài khoản trực tiếp trên chứng từ phải có đầy đủ nội dung về con dấu, chữ ký gốc và họ tên thành viên Ban Giám đốc phụ trách hoạt động lưu ký đã đăng ký với VSD hoặc người được ủy quyền theo quy định tại Quy chế thành viên lưu ký của VSD. Trường hợp nhà đầu tư là tổ chức, giấy đề nghị của nhà đầu tư phải có đủ chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của tổ chức đó. Trường hợp nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu, trên cơ sở thông tin nhận biết khách hàng quản lý tại TVLK, TVLK có văn bản gửi VSD nêu rõ việc tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu và xác nhận đã kiểm tra chữ ký trên hồ sơ lưu ký là chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức nước ngoài đã đăng ký với TVLK.

- Trường hợp người sở hữu chứng khoán là tổ chức nước ngoài có trụ sở tại nước ngoài có thể sử dụng chỉ thị bằng điện SWIFT cho TVLK của VSD để thay thế cho các tài liệu yêu cầu nhà đầu tư phải lập trong các hồ sơ liên quan (như phiếu gửi/rút chứng khoán, giấy đề nghị điều chỉnh thông tin...) khi đáp ứng điều kiện sau: (i) Nội dung trên điện SWIFT phải bao gồm đầy đủ các thông tin theo các mẫu biểu quy định tại từng hoạt động nghiệp vụ cụ thể tại Quy chế này; (ii) TVLK phải dịch và xác nhận về nội dung, tính xác thực của điện SWIFT và gửi kèm các tài liệu khác (nếu có).

- Trường hợp ủy quyền lưu ký chứng khoán, nhà đầu tư phải có văn bản ủy quyền ghi rõ nội dung và phạm vi ủy quyền. Nếu văn bản ủy quyền bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch công chứng. Trường hợp người nhận ủy quyền là tổ chức, các chứng từ liên quan đến việc lưu ký chứng khoán phải có đủ chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của tổ chức đó. TVLK chịu trách nhiệm kiểm tra về tính hợp lệ của việc ủy quyền của nhà đầu tư.

- Đối với TVLK, VSD xử lý hồ sơ lưu ký sau khi đã nhận chứng từ đầy đủ, hợp lệ của TVLK theo quy định đối với từng nghiệp vụ tại Quy chế này và các chứng từ điện tử do TVLK gửi cho VSD qua cổng giao tiếp điện tử/cổng giao tiếp trực tuyến.

- Đối với tổ chức mở tài khoản trực tiếp,VSD xử lý hồ sơ lưu ký sau khi đã nhận chứng từ đầy đủ, hợp lệ của tổ chức theo quy định đối với từng nghiệp vụ tại Quy chế này.

Trong đó:

- VSD: Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam

- TVLK: Thành viên lưu ký

Trên đây là nội dung quy định về hồ sơ lưu ký chứng khoán. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 199/QĐ-VSD năm 2017.

Trân trọng!