Quy định về cơ quan BHXH tỉnh/huyện tham gia quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

Cơ quan BHXH tỉnh/huyện tham gia quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT được quy định tại Điều 33 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành như sau:

1. Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ

1.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu (nếu có) do người tham gia; đơn vị, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội, cơ quan quản lý đối tượng và Bưu điện chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu quản lý

a) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS).

b) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng: Viết giấy hẹn.

c) Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH:

- Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ quy định tại Điều 23, 24, 25, 26, 27. Đối với các trường hợp có hồ sơ kèm theo thì sao và xác nhận, trả bản chính.

- Ghi mã số BHXH: Tương tự như Tiết c Điểm 1.2 Khoản 1 Điều 32.

- Hướng dẫn người tham gia nộp tiền theo quy định.

- Viết giấy hẹn.

1.2. Chuyển hồ sơ

a) Phòng/Tổ Quản lý thu: Hồ sơ theo quy định tại Điều 23, 24, 25, 26 và Khoản 2, 4 Điều 27.

b) Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

- Hồ sơ theo quy định tại Khoản 1, 3 Điều 27.

- Hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; Hồ sơ điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

1.3. Nhận lại hồ sơ

a) Từ Phòng/Tổ Quản lý thu

- Hồ sơ các trường hợp không đúng, đủ để trả lại nơi nộp hồ sơ.

- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C12-TS).

b) Từ Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

- Thông báo Mã số BHXH, Sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Thông báo đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN của người lao động (Mẫu C13-TS).

- Tờ rời sổ BHXH (hằng năm).

- Hồ sơ các trường hợp không đúng, đủ để trả lại nơi nộp hồ sơ.

1.4. Lưu hồ sơ còn lại.

2. Phòng/Tổ Quản lý thu

2.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu (nếu có) do Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ; Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ Chế độ BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu quản lý:

a) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS).

b) Đối với hồ sơ đề nghị điều chỉnh thông tin theo quy định tại Khoản 2, Khoản 4, Điều 27: trình Lãnh đạo phê duyệt trước khi điều chỉnh dữ liệu.

c) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng:

- Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý, ghi quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN vào từng quỹ tương ứng để tính thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN của từng người tham gia.

- Thực hiện ghi dữ liệu vào chương trình quản lý, in:

+ Các bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS).

+ Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02a-TS) đối với người lao động giảm, đồng thời nộp hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hoặc nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau dài ngày.

2.2. Hằng tháng, sau khi chốt dữ liệu vào chương trình quản lý, in:

a) Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C12-TS).

b) Tổng hợp số phải thu (Mẫu C69-HD ban hành kèm theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam).

c) Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu B03-TS).

d) Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS) do tổ chức BHXH đóng; người đã hiến bộ phận cơ thể người gửi UBND xã xác nhận.

e) Danh sách đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT trước 30 ngày đến hạn phải đóng (Mẫu D08a-TS) để gửi đại lý thu/nhà trường.

g) Báo cáo nghiệp vụ (Mẫu B01-TS, Mẫu B06-TS).

h) Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu theo Mẫu C17-TS với Phòng/Tổ KH-TC và Đại lý thu/nhà trường.

2.3. Hằng quý, in:

a) Tổng hợp số thẻ và số phải thu theo nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu B05-TS).

b) Báo cáo nghiệp vụ (Mẫu B02a-TS, Mẫu B02a-TS lũy kế từ đầu năm; Mẫu B02b-TS, Mẫu B02b-TS lũy kế từ đầu năm; Mẫu B04a-TS, Mẫu B04b-TS).

2.4. Phối hợp với cơ quan quản lý đối tượng rà soát, đối chiếu Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS).

2.5. Hướng dẫn, đôn đốc hoặc thực hiện việc nhập thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với trường hợp người tham gia chưa được cấp mã số BHXH của Bưu điện/đơn vị được giao nhiệm vụ, đảm bảo không quá 01 ngày.

2.6. Phối hợp với Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

2.7. Phối hợp với các Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ, Phòng/Tổ KH-TC lập hồ sơ các trường hợp hoàn trả, trình Giám đốc BHXH phê duyệt.

2.8. Trường hợp chưa cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, điều chỉnh dữ liệu chưa khớp đúng do Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ, Phòng/Tổ Chế độ BHXH chuyển đến.

2.9. Chuyển

a) Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: Hồ sơ, dữ liệu và Mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS.

b) Phòng/Tổ Chế độ BHXH: Mẫu D02a-TS đối với người lao động giảm hưởng chế độ hưu trí hoặc nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau dài ngày.

3. Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

3.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu (nếu có) do Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ, Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ chế độ BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu quản lý.

a) Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ chưa khớp đúng:

- Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS).

- Phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra, giải quyết hồ sơ các trường hợp nêu tại Điểm 2.6 Khoản 2 Điều này.

b) Đối với hồ sơ đề nghị điều chỉnh thông tin theo quy định tại Khoản 3 Điều 27: trình Lãnh đạo phê duyệt trước khi chuyển Phòng/Tổ quản lý thu điều chỉnh dữ liệu.

c) Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng, thực hiện in:

- Sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS).

- Tờ rời sổ BHXH khi phát sinh trường hợp:

+ Xác nhận sổ BHXH cho người lao động khi dừng đóng BHXH, giải quyết chế độ BHXH.

+ Xác nhận quá trình đóng BHTNLĐ, BNN đến thời điểm người tham gia bị TNLĐ, BNN.

+ Xác nhận, xác nhận lại quá trình đóng BHTN cho người tham gia khi còn thời gian chưa hưởng.

+ Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra.

+ Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHTN (kể cả các trường hợp đã giải quyết chế độ BHXH).

- Bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia giải quyết BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN.

3.2. Hằng tháng, in Báo cáo chỉ tiêu quản lý thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Mẫu B01-TS).

3.3. Hằng quý, in Báo cáo tổng hợp danh sách cộng nối thời gian tham gia BHXH (Mẫu B04c-TS).

3.4. Hằng năm, in:

- Tờ rời sổ BHXH.

- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C13-TS).

3.5. Lập Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mẫu C06-TS), Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (C07-TS) và Mở sổ theo dõi tình hình cấp sổ BHXH, thời hạn sử dụng thẻ BHYT; tình hình sử dụng phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT (Mẫu S04-TS, S05-TS, S06-TS, S07-TS). Các loại Phiếu sử dụng và Sổ theo dõi được quản lý trong cơ sở dữ liệu, chỉ thực hiện in khi có yêu cầu của Lãnh đạo, đoàn kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền.

3.6. Chuyển

a) Phòng/Tổ Quản lý thu: Hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; Hồ sơ điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

b) Phòng/Tổ Chế độ BHXH: Hồ sơ giải quyết, điều chỉnh hưởng chế độ BHXH của người lao động.

c) Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ:

- Sổ BHXH, thẻ BHYT kèm theo danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) và hồ sơ, giấy tờ bản chính (nếu có) để chuyển trả đơn vị, người tham gia.

- Tờ rời sổ BHXH (hằng năm).

- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C13-TS).

4. Phòng/Tổ KH-TC

4.1. Nhận hồ sơ (chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; hồ sơ các trường hợp hoàn trả...), kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu quản lý:

a) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa khớp đúng: lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS).

b) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng:

- Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: số tiền đã thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN của đơn vị, ngân sách nhà nước, Đại lý thu/nhà trường, người tham gia.

- Ghi thu số tiền đóng BHYT của đối tượng tham gia BHYT do ngân sách Trung ương và quỹ BHXH, BHTN đảm bảo.

- Thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia ký, đóng dấu xác nhận đã thu tiền vào bản Tổng hợp danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03a-TS), bản Tổng hợp danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05a-TS).

4.2. Hằng tháng

- Tổng hợp số phải thu hằng tháng (Mẫu C69-HD) đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT để hạch toán.

- Tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu B05-TS).

- Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu (Mẫu C17-TS) với Phòng/Tổ Quản lý thu.

4.3. Định kỳ 03 tháng, 06 tháng hoặc 12 tháng, phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu tổng hợp số thẻ BHYT đã phát hành, số tiền thu của đối tượng và số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHYT theo quy định gửi cơ quan quản lý đối tượng, cơ quan tài chính chuyển kinh phí tương ứng vào quỹ BHYT.

4.4. Trường hợp cập nhật sai số liệu thì lập chứng từ điều chỉnh, trình Giám đốc BHXH ký duyệt, 01 bản lưu tại Phòng/Tổ KH-TC để làm căn cứ điều chỉnh, 01 bản chuyển Phòng/Tổ Quản lý thu để theo dõi và đối chiếu với đơn vị.

4.5. Chuyển

a) Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ: Biên lai thu tiền đóng BHXH, BHYT để trả cho người tham gia.

b) Phòng/Tổ Quản lý thu

- Hồ sơ điều chỉnh số thu (nếu có) để theo dõi và đối chiếu với đơn vị.

- Bản Tổng hợp số thẻ BHYT đã phát hành, số tiền thu của đối tượng và số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHYT theo quy định gửi cơ quan quản lý đối tượng, cơ quan tài chính chuyển kinh phí tương ứng vào quỹ BHYT để phối hợp đôn đốc.

c) Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: Mẫu D03-TS, Mẫu D03a-TS và hồ sơ kèm theo (nếu có).

4.6. Lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định.

5. Phòng/Tổ Chế độ BHXH

5.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu (nếu có) do Phòng/Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ, Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu về tiền lương, thời gian tham gia BHXH, cấp thẻ BHYT đối với trẻ em dưới 6 tuổi trong dữ liệu thu, sổ BHXH, thẻ BHYT.

a) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS).

b) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng: Giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định.

5.2. Chuyển

a) Phòng/Tổ Quản lý thu

- Dữ liệu và Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS) đối với người tham gia do tổ chức BHXH đóng; người lao động báo giảm hưởng chế độ hưu trí hoặc nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau dài ngày đang trong thời gian chờ quyết định của cơ quan BHXH.

- Hồ sơ người giải quyết chế độ BHXH một lần đối với trường hợp người tham gia có thời gian đóng BHTN chưa hưởng để cập nhật dữ liệu.

b) Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: hồ sơ người tham gia chấm dứt, dừng, hủy hưởng trợ cấp thất nghiệp cho để đối chiếu dữ liệu, xác nhận lại tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

6. Phòng/Tổ Giám định BHYT

6.1. Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến (Mẫu B05-TS).

6.2. Chuyển: Danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu cho Phòng/Tổ Quản lý thu và Phòng/Tổ CNTT.

7. Phòng/Tổ CNTT

7.1. Quản lý, liên thông dữ liệu thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, giải quyết chính sách BHXH; dữ liệu khám chữa bệnh và thanh toán BHYT.

7.2. Cập nhật danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu vào chương trình quản lý thu.

7.3. Trường hợp điều chỉnh dữ liệu phải có phê duyệt của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện.

7.4. Cung cấp, hướng dẫn phần mềm cho các đơn vị /UBND xã/Đại lý thu/nhà trường/Bưu điện/đơn vị được giao nhiệm vụ để tra cứu, cập nhật, xác định mã số BHXH của người tham gia và giao dịch điện tử.

8. Trường hợp cơ quan BHXH và đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử thì thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Trên đây là nội dung quy định về cơ quan BHXH tỉnh/huyện tham gia quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Trân trọng!