Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì

Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì được quy định tại Điều 27 Quy chế làm việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định 2888/QĐ-BTNMT năm 2016 như sau:

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp:

Đơn vị chủ trì tổ chức chuẩn bị nội dung, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì quyết định về:

a) Nội dung và phân công chuẩn bị;

b) Thành phần, thời gian, địa điểm họp;

c) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính);

d) Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có);

đ) Dự kiến chương trình hội nghị;

e) Các vấn đề cần thiết khác.

2. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:

a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức có trách nhiệm dự thảo nội dung trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị có liên quan biết, chuẩn bị thêm báo cáo và các tài liệu liên quan.

b) Thời hạn trình Lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo:

- Báo cáo chính phải gửi Lãnh đạo Bộ (qua Văn phòng Bộ) trước khi tổ chức hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc.

- Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Bộ phải gửi đến Lãnh đạo Bộ trước khi tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc.

- Các báo cáo chuyên đề cần Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước khi tổ chức cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc.

c) Đối với hội nghị, cuộc họp có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo, tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.

Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.

d) Đối với các cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết, Văn phòng Bộ gửi tài liệu họp cho Lãnh đạo Bộ và các đơn vị dự họp trước ngày họp 02 ngày làm việc.

đ) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Bộ gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, hằng năm, 05 năm của Bộ và các báo cáo khác theo quyết định của Bộ trưởng.

e) Chuẩn bị bài phát biểu cho Lãnh đạo cấp trên tại các cuộc họp, hội nghị

Khi Lãnh đạo Bộ cần phát biểu chính thức tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo... trong nước và quốc tế (gọi chung là các cuộc họp), đơn vị chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị bài phát biểu để Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ ít nhất 05 ngày làm việc trước thời gian tổ chức. Trường hợp bài phát biểu bằng tiếng nước ngoài, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế để chuẩn bị.

3. Mời họp:

a) Văn phòng Bộ hoặc đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, cuộc họp gửi giấy mời đúng danh sách mời dự họp đã duyệt. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký.

b) Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì phải có đại diện của Văn phòng Bộ tham gia.

c) Giấy mời họp phải ghi rõ những nội dung sau: người triệu tập và chủ trì; thành phần tham dự; người được triệu tập hoặc người được mời tham dự; nội dung cuộc họp; thời gian; địa điểm họp; những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

Giấy mời họp phải được gửi ít nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tổ chức họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

4. Chuẩn bị tài liệu và các điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp:

a) Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị, cuộc họp.

b) Nếu tổ chức họp tại trụ sở cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài Hà Nội, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ để điều phối, bố trí xe đưa đón chung và nơi nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ.

c) Kinh phí hội nghị, cuộc họp được chi theo quy định của pháp luật và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm.

d) Chương trình hội nghị, cuộc họp do đơn vị chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

Trên đây là nội dung quy định về công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2888/QĐ-BTNMT năm 2016.

Trân trọng!