Bổ sung tên thường gọi và xin xác nhận tình trạng hôn nhân nhưng mất quyết định ly hôn

Như bạn đã rõ, để bán được căn hộ thì mẹ bạn cần có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân với nội dung: từ khi ly hôn năm 1982 đến nay, mẹ bạn chưa đăng ký kết hôn với ai. Việc xác nhận nội dung này nhằm xác định căn hộ chung cư mà mẹ bạn mua năm 2010 là tài sản riêng của mẹ bạn nên mẹ bạn có toàn quyền định đoạt (trong đó có quyền bán) căn hộ đó.

Về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì chương V, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch hướng dẫn như sau:

* Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân  (Điều 66 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP):

- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó.

- Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở trong nước, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú trước khi xuất cảnh, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở nước ngoài, thì Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam ở nước mà người đó cư trú, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

[Điểm neo] * Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Điều 67 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP):

- Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định).

Trong trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ, có chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải xuất trình trích lục Bản án/Quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn hoặc bản sao Giấy chứng tử.

- Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc viên chức Lãnh sự ký và cấp cho đương sự Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định). 

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh là 5 ngày.

- Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải được ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để theo dõi.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.

Theo quy định nêu trên thì: Mẹ bạn đã ly hôn từ năm 1982 nên phải xuất trình trích lục Quyết định ly hôn theo yêu cầu của UBND phường là đúng.

Về những vướng mắc mà bạn nêu khi đến tòa án xin trích lục Quyết định ly hôn của mẹ bạn, chúng tôi đưa ra một số tư vấn như sau:

Thứ nhất, Việc tòa án không còn lưu giữ hồ sơ gốc về việc mẹ bạn đã ly hôn mà chỉ còn trên sổ lưu tại tòa.

Theo từ điển luật học thì: Trích lục bản án/quyết định của tòa án là bản trích một số điều trong toàn văn của bản án/quyết định theo yêu cầu của những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hoặc người đại diện hợp pháp của họ và người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự của vụ án.

Việc cấp trích lục bản án, quyết định của tòa là quyền của đương sự mà Bộ luật Tố tụng dân sự 2004 được sửa đổi, bổ sung năm 2011 đã quy định (cụ thể tại điểm p, Khoản 2 Điều 58). Khi có nhu cầu trích lục bản án, quyết định của tòa án thì đương sự phải gửi đơn đến tòa án nơi đã ra bản án, quyết định đó để được cấp bản trích lục. Trong đơn cần nêu rõ tên vụ án/việc, số và ngày bản án hoặc quyết định. Tòa án nơi đã ra bản án, quyết định đó sẽ cấp trích lục bản án/ quyết định đó.

Việc trích lục bản án/ quyết định của tòa án được thực hiện trên cơ sở bản án/quyết định gốc được lưu tại tòa án. Tuy nhiên, theo thông tin bạn cung cấp thì tòa án không còn lưu giữ hồ sơ gốc, tức là không còn bản gốc Quyết định ly hôn của mẹ bạn nên việc trích lục từ Quyết định gốc sẽ không thực hiện được. Trong trường hợp này, bạn có thể yêu cầu tòa án cấp cho bạn Giấy xác nhận với nội dung: Bà … (mẹ bạn) đã ly hôn ngày … tháng … năm … tại Tòa án nhân dân … với ông … theo Sổ lưu tại tòa án …. Trong Giấy xác nhận này có thể nêu rõ lý do không cấp được trích lục Quyết định ly hôn đó.

Thứ hai, việc trên giấy tờ của mẹ bạn là NGUYỄN TRIỀU BIÊN nhưng sổ lưu tại tòa án ghi tên thường gọi của mẹ bạn là tên NGUYỄN TRIỀU HIÊN.

Trong trường hợp này, việc đầu tiên mà bạn phải tiến hành là làm thủ tục bổ sung tên thường gọi của mẹ bạn vào sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân.

Trước hết là bổ sung tên thường gọi vào sổ hộ khẩu:

Khoản 2 Điều 29 Luật Cư trú hướng dẫn về các trường hợp thay đổi về hộ tịch ghi trên sổ hộ khẩu như sau: Trường hợp có thay đổi về họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh hoặc các thay đổi khác về hộ tịch của người có tên trong sổ hộ khẩu thì chủ hộ hoặc người có thay đổi hoặc người được uỷ quyền phải làm thủ tục điều chỉnh.

Hồ sơ gồm:

- Đơn yêu cầu thay đổi, bổ sung tên thường gọi;

- Sổ hộ khẩu;

- Giấy khai sinh;

- Đơn xác nhận về việc có hai tên thường gọi, trong đơn bạn cần nêu rõ lý do vì sao trước đây trong sổ hộ khẩu lại chỉ ghi tên Nguyễn Triều Biên mà không ghi tên thường gọi của mẹ bạn là Nguyễn Triều Hiên.

- Kèm theo hồ sơ trên, bạn có thể cung cấp thêm những giấy tờ làm căn cứ chứng minh về việc mẹ bạn có tên thường gọi là Nguyễn Triều Hiên, như: các loại bằng cấp; danh sách, thẻ hội viên ....

Bạn có thể nộp hồ sơ yêu cầu đính chính những thay đổi về hộ tịch trong sổ hộ khẩu tại:

- Đối với thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;

- Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Sau khi sổ hộ khẩu đã được đính chính bổ sung tên thường gọi, mẹ bạn có thể làm lại chứng minh nhân dân để bổ sung tên thường gọi vào chứng minh nhân dân:

Thủ tục cấp Chứng minh nhân dân được quy định tại Điều 6 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về Chứng minh nhân dân:

* Cấp Chứng minh nhân dân mới:

- Xuất trình hộ khẩu thường trú;

- Chụp ảnh;

- In vân tay;

- Khai các biểu mẫu;

- Nộp giấy Chứng minh nhân dân đã cấp theo Quyết định số 143/CP ngày 09 tháng 8 năm 1976 (nếu có).

* Đổi, cấp lại Chứng minh nhân dân theo Điều 5 Nghị định này.

- Đơn trình bày rõ lý do xin đổi chứng minh hoặc cấp lại có xác nhận của công an phường, xã, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

- Xuất trình hộ khẩu thường trú;

- Xuất trình quyết định thay đổi họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh;

- Chụp ảnh;

- In vân tay hai ngón trỏ;

- Khai tờ khai xin cấp Chứng minh nhân dân;

- Nộp lại Chứng minh nhân dân đã hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc có thay đổi nội dung theo quy định tại các điểm c, d, e Điều 5 Nghị định này.

Kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ và làm xong thủ tục theo quy định tại điểm a, b trên đây, cơ quan công an phải làm xong Chứng minh nhân dân cho công dân trong thời gian sớm nhất, tối đa không quá 15 ngày (ở thành phố, thị xã), và 30 ngày (ở địa bàn khác). Công dân được cấp lần đầu, đổi, cấp lại Chứng minh nhân dân, phải nộp lệ phí theo quy định.

Khi chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu đã ghi đầy đủ tên Nguyễn Triều Biên, tên thường gọi của mẹ bạn là Nguyễn Triều Hiên thì mẹ bạn có thể đến Tòa án nhân dân nơi đã ra Quyết định ly hôn năm 1982 cho mẹ bạn để xin cấp trích lục hoặc xác nhận về việc mẹ bạn đã ly hôn. Khi đã có trích lục hoặc xác nhận về việc ly hôn thì mẹ bạn có thể đến UBND phường để xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để bổ sung vào hồ sơ mua bán căn hộ.