Xuất trình giấy chứng minh nhân dân người được ủy quyền khi lập giấy ủy quyền. Thẩm quyền chứng nhận giấy ủy quyền.

Thông tin về người được ủy quyền là quan trọng và cần được nêu rõ trong văn bản ủy quyền:

Một, là cơ sở để người được ủy quyền thực hiện công việc ủy quyền: Khi người bạn của bạn thực hiện công việc được ủy quyền (được thay mặt bạn liên hệ và làm việc với trường Đại học nhận Bằng tốt nghiệp cho bạn) thì người bạn này phải xuất trình giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền và giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu) của mình để trường Đại học đối chiếu với thông tin về người được ủy quyền trong giấy ủy quyền và xác nhận người đó đúng là người được ủy quyền.

Chính vì vậy, khi bạn lập Giấy ủy quyền cho bạn mình để nhận Bằng tốt nghiệp thì cần phải ghi rõ thông tin về người đó trong Giấy ủy quyền. Những thông tin như: năm sinh, số chứng minh nhân dân… của người bạn (thông tin về nhân thân) là cần thiết để người bạn này thuận lợi trong khi thực hiện công việc được ủy quyền.

Hai, là một trong những nội dung cần thiết trong Giấy ủy quyền: Việc ủy quyền có thể được lập thành Hợp đồng hoặc giấy ủy quyền. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực có quy định: Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng. Việc ủy quyền không thuộc trường hợp trên, thì không phải lập thành hợp đồng ủy quyền mà có thể được lập thành giấy ủy quyền và chỉ cần người ủy quyền ký vào giấy ủy quyền.

Như vậy, trường hợp của bạn có thể lập thành Giấy ủy quyền. Trong giấy ủy quyền sẽ phải thể hiện chính xác những thông tin như: thông tin về người ủy quyền, thông tin về người được ủy quyền, thông tin về công việc ủy quyền… Nên khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng nhận Giấy ủy quyền trên thì bạn phải xuất trình bộ hồ sơ gồm: Giấy tờ tùy thân của bạn (Chứng minh nhân dân, hộ chiếu…); giấy tờ về người được ủy quyền; giấy tờ khác có liên quan.

Giấy tờ về người được ủy quyền có thể là chứng minh nhân dân, hoặc hộ chiếu. Những giấy tờ này phải là bản chính thì cơ quan có thẩm quyền mới có thể thể hiện được chính xác những thông tin về người này. Tuy nhiên, việc này lại gây ra khó khăn, trở ngại cho việc ủy quyền do người được ủy quyền có thể ở xa… vì vậy các cơ quan có thẩm quyền khi chứng nhận giấy ủy quyền này thường chấp nhận bản sao giấy tờ về người được ủy quyền, hoặc có thể lấy thông tin do người ủy quyền tự cung cấp. Việc cung cấp thông tin này đòi hỏi phải chính xác để khi thực hiện công việc ủy quyền, người được ủy quyền không gặp trở ngại gì.

Trở lại với câu hỏi của bạn, việc UBND xã yêu cầu bạn xuất trình chứng minh nhân dân của người được ủy quyền không phải là không có cơ sở, điều này chỉ là sự đảm bảo chính xác về những thông tin của người đó, giúp cho việc thực hiện công việc ủy quyền được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, do hai người đang ở xa nhau nên bạn có thể trao đổi với UBND xã về việc sử dụng bản sao chứng minh nhân dân của bạn mình hoặc sử dụng những thông tin do bạn cung cấp.

Về cơ quan có thẩm quyền chứng nhận giấy ủy quyền của bạn: Theo Luật Công chứng, việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch (trong đó có Giấy ủy quyền như của bạn) đã được chuyển giao cho các tổ chức công chứng. Tuy nhiên, trên một số địa bàn chưa có tổ chức công chứng thì UBND xã, phường vẫn có thẩm quyền chứng nhận các giao dịch trên.

 Như vậy, bạn có thể đến bất kỳ tổ chức công chứng nào gần nơi mình sinh sống để yêu cầu công chứng, có thể là Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Nếu trên địa bàn bạn sinh sống không có tổ chức công chứng thì bạn có thể  sang địa phương khác nơi có tổ chức công chứng để chứng nhận Giấy ủy quyền của mình.